Como una cuestión de cumplimiento financiero, las organizaciones deben utilizar órdenes de compra para todas sus compras por encima de un límite mínimo. Esto establece un nivel de control financiero en la organización, ya que las órdenes de compra cumplen dos funciones:

• Asegurar que haya aprobación de una compra antes de que se realice.
• Asegurar que el proveedor no facture más que el límite establecido por la orden de compra, más cualquier límite de tolerancia.

Las organizaciones que no utilizan órdenes de compra corren el riesgo de fraude, así como de un gasto descontrolado que puede no ser detectado o detectado demasiado tarde. Dynamics AX 2012 está diseñado para que las organizaciones puedan utilizar la funcionalidad de órdenes de compra como una herramienta de control financiero y cumplimiento del proveedor. En este artículo nos centraremos en el elemento de control financiero y en un próximo artículo de blog nos centraremos en el aspecto de cumplimiento del proveedor en las compras.

El control se garantiza mediante el poderoso proceso de aprobación de órdenes de compra (PO) incorporado en Microsoft Dynamics AX 2012. Por ejemplo, una organización puede establecer las siguientes reglas para el control financiero:

• Las órdenes de compra por debajo de $100 no requieren ninguna aprobación.
• Las órdenes de compra por encima de $100 y menos de $1,000 requieren la aprobación de un gerente senior.
• Las órdenes de compra por encima de $1,000 y menos de $10,000 requieren la aprobación de un gerente senior Y un vicepresidente.
• Las órdenes de compra por encima de $10,000 y menos de $100,000 requieren la aprobación de 3 personas, incluyendo un gerente senior y dos vicepresidentes.
• Las órdenes de compra por encima de $100,000 requieren la aprobación de 3 personas, incluyendo un gerente senior, un vicepresidente y el CEO.

Aunque este escenario sería bastante lógico, la mayoría de los sistemas ERP en el mercado no pueden soportar este escenario debido a limitaciones del producto o tecnología obsoleta. Muchos sistemas ERP no admiten la aprobación de órdenes de compra en absoluto o requieren una personalización significativa y un costo correspondiente para implementar esto. En esos escenarios, las aprobaciones se realizan a menudo fuera del sistema a través de correo electrónico u otro mecanismo fuera de línea que no tiene un registro de auditoría de aprobación.

Microsoft Dynamics AX 2012 es capaz de soportar este escenario de forma nativa con solo la configuración del sistema. Los elementos fundamentales de esta funcionalidad son dos elementos:

• Entidad de orden de compra en Dynamics AX.
• Herramienta de flujo de trabajo potente.

La orden de compra tiene múltiples campos de estado de aprobación para permitir el control financiero:

• Borrador: estado inicial para órdenes de compra y solicitudes de cambio, la orden de compra no se ha enviado para su aprobación.
• En revisión: la solicitud de compra se ha enviado para su aprobación y se procesa dentro de un flujo de trabajo de aprobación. Puede haber varios aprobadores requeridos. Hasta que todos ellos lo aprueben, el estado de aprobación de la orden de compra seguirá siendo “En revisión”. Sin embargo, el historial del flujo de trabajo en una orden de compra puede mostrar quién lo ha aprobado hasta el momento.
• Aprobado: la orden de compra ha pasado el proceso de aprobación y ahora se puede emitir al proveedor.
• Rechazado: la solicitud de compra ha sido rechazada por un aprobador.
• Confirmado: la orden de compra se envía al proveedor. En Dynamics AX, se puede especificar el formato preferido en el que un proveedor prefiere recibir una orden de compra. Algunos proveedores pueden preferir que se les envíe por correo electrónico, mientras que otros pueden querer que se les envíe por fax y otros pueden querer que se les envíe por correo electrónico y correo postal en papel. Dynamics AX permite configuraciones únicas a nivel de proveedor y también permite copias duplicadas, por ejemplo, una copia en papel y otra por correo electrónico.
• Finalizado: todas las líneas de la orden de compra se han recibido y se han facturado o cancelado al llegar a este punto; no se pueden aplicar cambios después de este punto.

Etapas de aprobación de órdenes de compra en Dynamics AX

La captura de pantalla a continuación muestra diferentes órdenes de compra en diferentes estados de aprobación. La primera, PO# 406, está finalizada y facturada, lo que significa que no se pueden realizar cambios en esta. Las siguientes cuatro (407 a 410) son órdenes de compra abiertas aprobadas. Esto significa que se han enviado y aprobado, pero aún no se han enviado al proveedor. Las siguientes tres (411 a 414) en la lista han pasado a la siguiente etapa, donde se han confirmado, es decir, se han transmitido al proveedor y también han sido facturadas por el proveedor.

Órdenes de compra con diferentes estados de aprobación en Dynamics AX

Entonces, ¿cómo se convierten estas reglas de aprobación complejas en una configuración sencilla en Dynamics AX? La base de eso es la potente funcionalidad de flujo de trabajo en Microsoft Dynamics AX. El editor de flujo de trabajo en Dynamics AX está construido sobre una arquitectura moderna y ofrece la capacidad de arrastrar y soltar con la capacidad de construir condiciones, comprobaciones, acciones y delegaciones de manera muy fácil sin ningún esfuerzo de programación.

El motor de flujo de trabajo de Dynamics AX ofrece una funcionalidad completa, incluida la capacidad de tener múltiples reglas a través de elementos de línea: acciones o tareas que alguien necesita realizar, como una aprobación con notificaciones de apoyo, escalado en caso de que una persona no responda dentro de un cierto período de tiempo para una tarea, por ejemplo, si una persona no aprueba una orden de compra en 48 horas, se puede escalar automáticamente a su gerente, delegación donde alguien que va a estar fuera de la oficina puede delegar tareas y aprobaciones asignadas a él/ella a otra persona. El motor de flujo de trabajo también permite la vinculación de múltiples flujos de trabajo mediante el uso de sub-flujos de trabajo.

El motor de flujo de trabajo de Dynamics AX proporciona funcionalidad para aprobaciones, asignaciones de tareas, delegaciones, escalados y la capacidad de tener múltiples sub-flujos de trabajo.

Una captura de pantalla del editor de flujo de trabajo en Dynamics AX se muestra a continuación como referencia. En este ejemplo, se agrega una condición para verificar en cada orden de compra si es superior a $500. Si es superior a $500, se envía una solicitud de aprobación.

Ejemplo de flujo de trabajo condicional en Dynamics AX 2012 para aprobaciones de órdenes de compra

Si está buscando mejorar los controles financieros o agilizar los procesos de su negocio con una implementación o actualización de ERP, envíenos un correo electrónico a dynamics@ignify.com.

Sandeep Walia es el CEO de Ignify. Ignify es un proveedor líder de soluciones de Microsoft Dynamics ERP para empresas medianas y grandes. Ignify ha sido clasificado como el Ganador del Socio del Año de Microsoft en 2011 y 2010, y en el Círculo Interno de Microsoft Dynamics y el Club de Presidentes de Microsoft Dynamics en 2009. Ignify tiene oficinas y miembros del equipo en el sur de California, el norte de California, Arizona, Tennessee, Illinois, Washington, Canadá, Singapur, Malasia, India y Filipinas.