La capacidad de medir el progreso es cómo los gerentes de proyectos mantienen los proyectos en el camino correcto. La metodología de cascada se basa en gran medida en las gráficas de Gantt. Pero si estás trabajando en un entorno ágil, la gráfica de Gantt no es la herramienta adecuada para tu enfoque iterativo de la gestión de proyectos. Lo que necesitas es una gráfica de progreso. ¿No estás familiarizado con una gráfica de progreso? Vamos a definirla, explicar cuándo se utiliza y explorar cómo hacer una. Incluso si conoces el término, probablemente hay partes desconocidas para ti. Te guiaremos a través de quién utiliza una gráfica de progreso y cómo difiere de una gráfica de reducción mientras te ofrecemos algunas plantillas gratuitas.

¿Qué es una gráfica de progreso?

Una gráfica de progreso es una herramienta utilizada en la gestión ágil de proyectos para medir el progreso. Es una herramienta visual que facilita a los gerentes de proyectos y a sus equipos ver cuánto trabajo se ha realizado y cuánto trabajo queda por hacer. Se utiliza para realizar un seguimiento del trabajo en un cronograma de proyecto o durante un sprint en un scrum. Para mostrar el progreso a lo largo del tiempo, la gráfica se divide en dos líneas; una sigue el trabajo planificado o el trabajo total y la otra sigue el trabajo que se ha completado hasta ese punto en el proyecto. Estos dos puntos de datos permiten a los gerentes de proyectos determinar qué tan eficientemente está trabajando su equipo al comparar el trabajo que han realizado con la cantidad total de trabajo planificado. Esto también les permite estimar el tiempo restante en el sprint o proyecto. Es una forma simple pero efectiva de medir el progreso y estimar cuánto tiempo queda en el sprint o proyecto. Sin embargo, una gráfica de progreso debe actualizarse manualmente y nunca refleja lo que está sucediendo en el proyecto en el momento actual. Para eso, necesitas un software de gestión de proyectos en línea.

¿Cuándo debes usar una gráfica de progreso?

Los equipos de scrum que trabajan en un entorno ágil utilizan una gráfica de progreso para ayudarles a medir el progreso. Como se mencionó, las gráficas de progreso son herramientas populares en la gestión ágil de proyectos donde los gerentes de proyectos pueden ver rápidamente si podrán completar su trabajo según lo programado. Los equipos de desarrollo de software y de desarrollo de productos utilizan una gráfica de progreso, ya que estos campos tienden a trabajar de manera más iterativa y ágil. Utilizan la gráfica de progreso para ver los problemas en el proyecto y luego determinar soluciones para resolverlos. Por supuesto, también es útil estimar cuándo se completará el proyecto, como se mencionó anteriormente. Pero también es una herramienta para ayudar a los desarrolladores de software y a los desarrolladores de productos a mejorar su comunicación y crear transparencia en el proyecto. El equipo de scrum puede tomar mejores decisiones sobre el alcance de entrega al tener una gráfica que tenga datos actualizados que se comuniquen claramente.

Ejemplo de una gráfica de progreso

Dado que una gráfica de progreso es una herramienta visual, ayuda a comprenderla al ver un ejemplo. A continuación se muestra una gráfica de progreso simple que muestra el trabajo completado de un sprint y lo compara con el alcance total del proyecto. La gráfica de progreso se mide mediante la línea vertical que representa el número de tareas, horas o puntos de historia, que miden el esfuerzo requerido para implementar una historia de usuario (un requisito del producto desde el punto de vista del usuario). También hay una línea horizontal que representa el tiempo, generalmente medido en días.

Cómo hacer una gráfica de progreso

Sabes qué es, qué hace y cuándo usarla, pero todo eso no importa hasta que sepas cómo hacer una gráfica de progreso. Ya sea que estés en desarrollo de software, desarrollo de productos o prefieras trabajar en un entorno ágil, poder crear una gráfica de progreso te ayuda a cumplir con el cronograma si sigues estos cinco pasos.

1. Define el alcance: Conocer el alcance de tu proyecto significa poder enumerar las tareas necesarias para entregarlo. Estas tareas son tu lista de productos. La lista de productos es administrada y priorizada por el propietario del producto durante el producto mientras el equipo de scrum se prepara para sus sprints. Al definir el alcance del proyecto, puedes ayudar a evitar el alcance excesivo, que es cuando se agregan características innecesarias a la versión.
2. Estima la duración: Ahora que has enumerado las tareas, el equipo de productos o el equipo de scrum analizará el trabajo por delante y pronosticará cuántos sprints o iteraciones se necesitarán para completar todo en la lista de productos. Cada sprint debe tener una duración aproximada. Por lo general, no debe ser más de 2-4 semanas. Una vez que hayas estimado la cantidad total de sprints o iteraciones, entonces tienes la duración del proyecto.
3. Divide la carga de trabajo: Tienes las tareas y la duración del proyecto, ahora necesitas averiguar cuánto esfuerzo y tiempo necesitarás para completar las tareas. Los equipos de scrum estimarán el punto de historia para cada tarea para averiguar la carga de trabajo. Esto se traduce en horas de trabajo, que luego se pueden dividir entre el equipo de scrum.
4. Haz la gráfica de progreso: Tienes la información que necesitas para construir tu gráfica de progreso. Esto se puede hacer en una hoja de cálculo, como Excel. Dos columnas serán para el tiempo y las unidades de trabajo. El eje horizontal es el tiempo y el eje vertical son las unidades de trabajo. A medida que trabajas en el proyecto y completas la gráfica de progreso, podrás ver qué tan rápido está trabajando el equipo de scrum.
5. Revisa y revisa: Aún no has terminado. Quieres seguir actualizando la gráfica de progreso. Los proyectos cambian y tu gráfica de progreso debe reflejar esas evoluciones o no será precisa. Idealmente, actualizarás la gráfica de progreso como parte de tu rutina diaria como propietario del producto o gerente de proyecto. Cuando hayas terminado, debería verse como el ejemplo de gráfica de progreso que compartimos anteriormente. Probablemente querrás hacer que la línea de tiempo sea de un color diferente que la de las unidades de trabajo.

¿Quién debería usar una gráfica de progreso?

Hay muchas personas en la gestión ágil de proyectos que utilizan una gráfica de progreso. Casi cualquier persona en el equipo de scrum la utilizará para ver si su esfuerzo real se alinea con el esfuerzo planificado. Si no es así, necesitan ponerse al día para mantener el proyecto en el cronograma, lo que significa que el equipo de desarrollo debe prestar mucha atención a la gráfica de progreso. Un scrum master está allí para asesorar al equipo de scrum en un proyecto ágil que podría utilizar la gráfica de progreso para monitorear qué tan eficientemente está trabajando el equipo de un sprint al siguiente. Si hay formas en que el scrum master puede ayudar a aumentar su eficiencia, lo hará. Eso debería reflejarse en la gráfica de progreso cuando se la observe más adelante en el proyecto. También hay un propietario del producto en el equipo de scrum, que generalmente es el principal interesado en el proyecto. Tienen una comprensión de los usuarios, el mercado, los competidores y las tendencias que el producto afectará o afectará al producto. Tienen un interés personal en el proyecto y querrán trazar su progreso utilizando una gráfica de progreso.

¿Cuál es la diferencia entre una gráfica de progreso y una gráfica de reducción?

Podrías estar pensando, si hay una gráfica de progreso, entonces debe haber una gráfica de reducción. Correcto, la hay. Ambas se utilizan en la gestión ágil de proyectos por parte de los gerentes de proyectos para realizar un seguimiento y comunicar el progreso de sus proyectos. Como hemos definido, una gráfica de progreso muestra cuánto trabajo se ha completado y define la cantidad total de trabajo restante en el proyecto. Entonces, ¿qué es una gráfica de reducción? Muestra cuánto trabajo queda por hacer en el proyecto. Estas gráficas funcionan juntas para darte una visión general del proyecto y ambas son importantes cuando se gestionan proyectos ágiles, pero hay ventajas en el uso de la gráfica de progreso. Muchos que trabajan en un entorno ágil prefieren usar una gráfica de progreso en lugar de una gráfica de reducción porque esta última requiere una planificación precisa del proyecto. Si has subestimado, la gráfica de reducción pondrá a tu equipo detrás del cronograma, mientras que si has sobreestimado, te adelantará. Además, la gráfica de reducción no está rastreando tu lista de productos. Sin embargo, ambas son necesarias cuando se trabaja dentro de una metodología ágil.

Plantillas gratuitas de gestión de proyectos

ProjectManager es un software flexible que puede funcionar en un entorno ágil o uno más tradicional. También se puede utilizar para unir los dos si tu organización tiene equipos que trabajan de manera ágil y otros que gestionan sus proyectos con la metodología de cascada. Incluso si no utilizas nuestro software, tenemos plantillas gratuitas de gestión de proyectos que pueden ayudarte con tu sprint, proyectos ágiles y presupuesto.

• Plantilla de plan de sprint ágil: Una gráfica de progreso se utiliza al planificar un sprint en la gestión ágil de proyectos. Nuestra plantilla gratuita de plan de sprint ágil te ayuda a completar el trabajo definiendo el entregable y determinando cómo lo harás.
• Plantilla de hoja de ruta: Una hoja de ruta te brinda una visión general de todo el proyecto. Es una vista de alto nivel que te ayuda a tomar decisiones estratégicas y comunicar los aspectos generales del proyecto al equipo y a los interesados. Utiliza nuestra plantilla gratuita de hoja de ruta para Excel para ayudarte a capturar las fases y hitos del proyecto.
• Plantilla de presupuesto de proyecto: Sin importar cómo programes tu proyecto, deberás averiguar cuánto cuesta entregarlo. Con nuestra plantilla gratuita de presupuesto de proyecto para Excel, puedes prever con mayor precisión esos costos. Puedes estimar todo, desde los costos laborales hasta los materiales, tanto los costos directos como los indirectos.

Cómo ProjectManager te ayuda a gestionar proyectos ágiles

Una gráfica de progreso no es diferente de una plantilla de gestión de proyectos para Excel. Es una excelente herramienta para problemas importantes, pero debe ingresarse manualmente y no se puede compartir sin múltiples copias diferentes flotando. El software de gestión de proyectos resuelve esos problemas. ProjectManager es un software en línea con herramientas ágiles que te ayudan a planificar tus sprints y realizar un seguimiento de ellos en tiempo real.

• Planifica sprints en tableros Kanban: Nuestro software comprende que los diferentes equipos necesitan diferentes herramientas. Otros departamentos que trabajan en metodologías más tradicionales utilizarán gráficas de Gantt o hojas de ruta para planificar y realizar un seguimiento del progreso en tiempo real. A los desarrolladores les gustan las listas de tareas. Pero los equipos ágiles preferirán el flujo de trabajo visual de los tableros Kanban. Pueden gestionar su lista de productos y colaborar al planificar sprints. Los propietarios de productos obtienen transparencia en su proceso para poder reasignar recursos según sea necesario para evitar obstáculos.
• Haz un seguimiento del progreso en paneles en tiempo real: Las gráficas de progreso no pueden darte datos en tiempo real. Después de actualizar una manualmente, ya está desactualizada. Puedes utilizar informes para profundizar en los detalles, pero si quieres una vista de alto nivel de la salud del proyecto, nuestro panel en vivo es perfecto. Captura y muestra datos en tiempo real sobre el progreso, la carga de trabajo, el tiempo, el costo y más, todo en gráficos y diagramas fáciles de leer. Estás viendo el proyecto tal como es en realidad, no como era. A diferencia de los software más ligeros, no se requiere una configuración que consuma mucho tiempo. Es enchufar y usar.

Hay otras características de nuestro software que pueden ayudar aún más en la ejecución de proyectos ágiles. Podemos personalizar y automatizar flujos de trabajo para mantener a los equipos ágiles enfocados en trabajos más importantes. La configuración de aprobación de tareas garantiza que las tareas simples se entreguen dentro de las expectativas de calidad. Luego puedes utilizar herramientas de gestión de riesgos, gestión de tareas y gestión de recursos para mantener la productividad. Necesitas más que una gráfica de progreso para entregar, necesitas un software de gestión de proyectos ágil.

Contenido ágil relacionado

Una gráfica de progreso es solo un pequeño aspecto de trabajar en un entorno ágil. Hay muchos otros principios ágiles para explorar si estás interesado. Nuestro sitio web es una biblioteca de información de gestión de proyectos, desde blogs semanales hasta guías y, por supuesto, plantillas. Aquí tienes algo del contenido ágil para que lo explores.

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• ¿Qué es la planificación ágil de proyectos?
• Planificación de sprints 101: cómo planificar grandes sprints
• 5 consejos para una mejor planificación de lanzamientos ágiles
• Refinamiento de la lista de productos: una guía rápida con ejemplos
• Retrospectiva de sprint: agenda, ejemplos y mejores prácticas

ProjectManager es un software galardonado que permite a los equipos ágiles planificar, gestionar y realizar un seguimiento de sus sprints en tiempo real. Nuestro software colaborativo conecta a todos en el proyecto, ya sea que trabajen juntos en la misma ubicación o en una zona horaria diferente. Únete a equipos de Avis, Nestlé y Siemens que utilizan nuestro software para lograr el éxito. Comienza con ProjectManager hoy mismo de forma gratuita.