Cuando se trata de lidiar con una gran cantidad de datos dispersos en aplicaciones y sistemas empresariales, es necesario tener una forma de sincronizar, gestionar y controlar sus datos maestros para garantizar precisión y consistencia. Cuando se tiene una estrategia, administradores de datos y una herramienta para gestionar y controlar los datos maestros, también se puede garantizar que los datos maestros estén seguros. Teniendo en cuenta las regulaciones de datos y las relaciones con los clientes, es importante contar con medidas que puedan proteger los datos de los clientes y otra información confidencial para evitar robos, fraudes, sanciones y pérdida de reputación. Dado que su sistema de gestión de datos maestros (MDM) incluye datos de clientes y otra información crítica, es importante que la información esté segura. En To-Increase, contamos con una suite de soluciones que pueden ayudarlo a agilizar la entrada de datos, mejorar la calidad y seguridad de los datos y gestionar la distribución de sus datos maestros en Microsoft Dynamics 365 Finance & Operations/Supply Chain Management (F&O/SCM). Constantemente nos involucramos con nuestros clientes para comprender sus desafíos y así poder mejorar nuestras soluciones para resolver los problemas de los clientes. En este blog, explicaremos la importancia de la seguridad de los datos maestros y cómo nuestra suite de soluciones de MDM puede ayudar. ¡Así que comencemos!

Importancia de la seguridad de los datos maestros

Según un informe de IT Governance, se violaron 5.1 mil millones de registros en 2021. Pero ese número subestima ampliamente el total real, ya que la mayoría de las empresas no divulgan públicamente esa información. Cuando no se tiene una estrategia de gestión de datos maestros y una solución que la respalde, el riesgo de una violación de datos es mayor. Tiene datos sensibles en su ERP, sistemas empresariales y aplicaciones sin políticas y procesos de datos para controlar y gestionar esos datos. No solo corre el riesgo de tener datos deficientes, lo cual es un costo adicional para su organización, sino que también corre el riesgo de pérdida de datos y acceso no autorizado a información en toda la organización. Una buena suite de soluciones de MDM permitirá a una organización conectar sistemas, mejorar la creación y calidad de datos, gestionar y controlar el acceso a los datos maestros y activar flujos de trabajo en caso de excepciones.

¿Cuáles son los pasos para asegurar los datos maestros?

Si no tiene políticas de seguridad de datos adecuadas, el respaldo de la organización y las pautas seguidas en todos los equipos, incluso el mejor software de gestión de datos maestros no lo ayudará a alcanzar sus objetivos, por lo que antes de implementar cualquier solución, tenga en cuenta los siguientes pasos. También tenga en cuenta que, dado que los datos se crean, editan e importan constantemente, esto será un proceso constante para monitorear e informar.

1. Comience con una estrategia: Antes de implementar cualquier solución, trabaje en una política de gobierno de datos para la gestión de datos maestros. Para esto, debe identificar a los miembros adecuados del equipo en las unidades de negocio y garantizar el respaldo de la dirección. Como parte de la estrategia de datos maestros, asegúrese de tener un plan para los datos en cada etapa del ciclo de vida, desde la creación hasta la publicación. Es importante considerar la seguridad en su política de uso y acceso a los datos con pautas definidas para diferentes tipos de datos en cada unidad de negocio de la organización.
2. Analice los riesgos involucrados: ¿Cuando los datos de sus clientes se ven comprometidos, está violando el GDPR o las leyes de privacidad de datos? Ordene la información que necesita mayor seguridad, como los detalles de la cuenta bancaria de los clientes o los números de seguridad social. Establezca políticas de datos con puntuación de riesgo para la información confidencial, teniendo en cuenta la seguridad. Además, identifique una herramienta de gestión de datos maestros que permita a los administradores de datos controlar y gestionar la información confidencial de manera centralizada para que la información permanezca segura.
3. Integre los datos dispersos: Cuando tiene datos sensibles distribuidos en sistemas, a menos que tenga una plataforma que pueda integrar sus sistemas, corre el riesgo no solo de tener datos deficientes, sino también de una posible violación de datos. Antes de implementar una herramienta de gestión de datos maestros, sería mejor utilizar una herramienta de integración para sincronizar los datos e identificar la fuente de los datos sensibles, las personas que necesitarán acceso de visualización y las personas que necesitan asignar acceso de validación y/o edición. Sin integrar sus sistemas, gestionar todos esos datos en un software de MDM que no pueda integrarse con su ERP será aún más difícil de lograr.
4. Identifique los controles de datos que funcionarán para su organización: ¿Cree que su organización necesita flujos de trabajo automatizados, validación para ciertos campos, reglas de datos y acceso controlado? Si bien ofrecemos estos controles de datos en nuestra suite de MDM, sería mejor identificar controles que sean fáciles de usar y que funcionen para los tipos de datos en uso. Llevar un registro de acceso a los datos podría ayudar. Es posible que deba agregar una capa adicional de seguridad para la información crítica. También existen formas de cifrar datos y agregar autenticación de usuario para que los usuarios solo tengan acceso basado en roles o equipos. También es una buena práctica utilizar sistemas protegidos por contraseña con escaneo facial o biometría para garantizar que solo los empleados tengan acceso a los datos de la organización, lo que reduce la posibilidad de violaciones de datos.
5. Limitar el acceso a los datos: Una vez que identifique las herramientas que se ajusten a su estrategia de gobierno de datos, debe establecer quién/qué equipo tiene acceso a qué tipo de datos antes de la implementación. Esto es importante no solo para garantizar la seguridad, sino también para evitar confusiones. Para explicarlo con un ejemplo, si tiene el mismo producto con un nombre o credenciales diferentes en otra región o diferentes clientes en diferentes regiones, sería mejor limitar el acceso a los datos para esa información. Además, mientras limita el acceso a los datos, establezca políticas para monitorear el acceso a los datos, el movimiento de datos y cualquier notificación que deba activarse para cualquier movimiento o acceso de datos inusual.

Presentando nuestra suite de MDM para sus desafíos de datos en D365

En ciertas industrias, existen sanciones y leyes muy estrictas para la seguridad de los datos, como en el sector de la salud, seguros y servicios financieros, por lo que es necesario asegurarse de tener una solución que cumpla con todos sus requisitos de seguridad de datos. Nuestra suite de MDM para Microsoft Dynamics 365 Finance & Operations/Supply Chain Management (F&O/SCM) incluye MDM Studio para la gestión de datos maestros, Connectivity Studio para la integración de aplicaciones, Data Entry Workflow para agilizar la entrada de datos y Data Quality Studio para agregar reglas de datos, servicios web y patrones de datos. Si bien todas nuestras soluciones se integran y funcionan fácilmente entre sí, también se pueden integrar fácilmente con D365. Además, ofrecen la misma experiencia de usuario que el ERP, ya que están construidas utilizando la misma lógica empresarial. Esto facilita que los clientes comiencen con las configuraciones después de algunas sesiones de capacitación con los consultores de To-Increase.

¿Qué hace que la suite de MDM sea una apuesta segura para las organizaciones en todas las industrias?

Exploraremos qué hace que nuestra suite de soluciones de gobierno de datos sea una opción segura para las organizaciones en todas las industrias.

• Asignar aprobaciones basadas en roles: Nuestra solución Data Entry Workflow le permite configurar aprobaciones basadas en roles para una mayor seguridad cuando está creando flujos de trabajo. Un aprobador tiene acceso para editar y/o validar información crítica, como el límite de crédito para una organización, y si encuentra que es inexacta, puede rechazarla y compartir comentarios o reasignarla a otro miembro del equipo.
• Agregar reglas de calidad de datos: Es necesario tener políticas que no solo lo ayuden a asegurar, sino también a mejorar la calidad de los datos. Por ejemplo, si establece reglas para hacer que ciertos campos críticos sean obligatorios, evitar duplicaciones o reglas para garantizar que se sigan las pautas para ciertos campos, como establecer un rango de límite de crédito por adelantado para su uso, se garantiza tanto la seguridad como una mejor calidad de datos.
• Controlar sus datos: Según la puntuación de riesgo de seguridad o el tipo de datos, puede decidir si desea centralizar la gestión de datos maestros y asignar el control completo a su administrador de datos o controlarlo de manera descentralizada. Puede haber algunos datos maestros que desee gestionar de manera descentralizada, como documentos legales con el equipo legal. Con MDM Studio, puede gestionar sus datos maestros de manera centralizada o descentralizada.
• Hacer un seguimiento de los cambios en los sistemas empresariales en los datos maestros: Cuando se importan nuevos datos, es posible que deban actualizarse. Nuestro motor de integración Connectivity Studio garantiza que cualquier dato modificado se refleje en su sistema ERP. Además, los datos entrantes se pueden almacenar en una tabla de preparación antes de la importación, y esos datos se pueden validar en el área de preparación antes del procesamiento.
• Diseñar flujos de trabajo de datos con acceso de usuario y pasos de aprobación: Utilizando nuestra solución Data Entry Workflow, puede configurar fácilmente flujos de trabajo con varios pasos. En cada paso, puede agregar campos solo necesarios para el usuario, asegurando que sus empleados tengan acceso para ingresar datos solo importantes para su equipo o unidad de negocio. Al asignar usuarios, también puede establecer límites de tiempo, activar notificaciones de acceso y agregar un paso de aprobación para datos más críticos.
• Usar Dynamic Field Security: Si necesita restringir el acceso a ciertos campos de datos, puede utilizar nuestra solución MDM Studio para hacerlo. La solución le permite establecer valores o campos locales o globales para una mayor seguridad según la aplicación. Tenga en cuenta que Dynamic Field Security está actualmente disponible como vista previa para clientes existentes y nuevos de MDM Studio.
• Registros de acceso y marcas de tiempo: Nuestra solución Data Entry Workflow proporciona un registro de acceso y capacidades de marca de tiempo para asegurar aún más sus datos. La solución tiene un registro de acceso que muestra la persona, el lugar y la hora en que se accedió a los datos para rastrear cualquier comportamiento inusual. En caso de cualquier violación, debería poder configurar un flujo de trabajo que alerte a las partes necesarias para que se puedan tomar medidas rápidas para solucionar la situación.
• Controlar y gestionar la distribución de datos maestros: Sus administradores de datos pueden controlar la distribución de datos maestros en entidades legales dentro de Dynamics 365, así como en sistemas de terceros y aplicaciones integradas con su ERP.

¿Está listo para explorar una solución de gestión de datos maestros? Si ha leído hasta aquí, probablemente esté explorando soluciones de gestión de datos maestros para su empresa. Si bien cada organización tiene diferentes requisitos comerciales, si está buscando una solución para el ERP Dynamics 365 F&O/SCM, entonces nuestra solución podría valer la pena considerarla. Si utiliza otro ERP, esperamos que este blog le haya ayudado a comprender la importancia de los datos maestros y las medidas de seguridad que puede tomar para proteger los datos críticos. Si tiene una política de gobierno de datos y está interesado en explorar nuestra suite de soluciones de MDM, le recomendamos que descargue nuestra hoja de datos desde el siguiente enlace. Si tiene preguntas, no dude en comunicarse con nuestros expertos para que puedan comprender sus desafíos y recomendar el mejor enfoque.