Todas las reuniones de proyecto son importantes, pero la reunión de inicio de proyecto es la más crucial porque establece el tono y la visión de todo el proyecto. Querrás hacer esta reunión correctamente para que todos comiencen motivados, enfocados e informados. Elabora una agenda para la reunión de inicio de proyecto para ayudarte a liderar una reunión llamativa que cubra todos los puntos clave de tu proyecto.

¿Estás listo para organizar una reunión de inicio?

Ya sea que estés llevando a cabo un proyecto pequeño, grande, informal o formal, quieres comenzarlo correctamente con una reunión de inicio de proyecto informativa. Sin embargo, no puedes tener una reunión de inicio de proyecto valiosa a menos que hayas realizado la planificación necesaria del proyecto. Para asegurarte de que tu proyecto tenga las herramientas necesarias para tener éxito, consulta nuestros consejos y recursos sobre planificación de proyectos antes de organizar una reunión de inicio de proyecto. Esto es parte de la planificación del proyecto. Un plan de proyecto sólido garantiza que tendrás todo en orden antes de reunir a todos para una reunión de proyecto. Si no eres un gerente de proyecto certificado, no te preocupes. Aún puedes aprender mucho estudiando los pasos que los gerentes de proyecto profesionales toman para ejecutar un proyecto exitoso. Esta lista de verificación de inicio de proyecto puede proporcionarte una guía de lo que puedes incluir en la agenda de tu reunión de inicio de proyecto.

Planificación de la reunión de inicio

Como se mencionó, una reunión de inicio de proyecto marca el comienzo del proyecto. Si tu proyecto es informal, es posible que solo estés presentando a tu equipo. Si estás llevando a cabo un proyecto formal de gestión de proyectos, a menudo hay partes interesadas clave presentes, así como el equipo del proyecto y posiblemente incluso clientes. De cualquier manera, aquí es donde defines las mejores prácticas para el proyecto, junto con la visión del proyecto, el plan, los procesos y las expectativas. Hay una serie de preguntas básicas a considerar al planificar tu reunión de inicio de proyecto, como: ¿Cuánto tiempo debe durar la reunión? ¿Cuándo debe programarse? ¿Quién debe asistir? ¿Dónde debe realizarse? ¿Deben imprimirse documentos? ¿Es necesario configurar computadoras o proyectores? ¿Deberías llevar algo para comer, como donas o bagels?

Elaboración de la agenda de la reunión de inicio

Ahora que has considerado algunos aspectos básicos de la reunión, es hora de hacer tu agenda y planificar lo que realmente vas a decir a los asistentes. Si estás llevando a cabo un proyecto informal, es posible que tu reunión sea informal y solo necesites mencionar algunas métricas, dependiendo de tu audiencia. Para obtener ayuda para abordar esas métricas, sigue leyendo para ver qué incluyen los gerentes de proyecto en su agenda de reuniones de inicio. Si eres un gerente de proyecto, estás de suerte porque tenemos todo lo que necesitas considerar para tu agenda de reunión en la siguiente sección.

Aspectos básicos:

• Escribe el nombre y/o número del proyecto que se discutirá, dónde se llevará a cabo la reunión, quién es el gerente de proyecto y el propietario del proyecto, así como un número de llamada si hay miembros que se unirán de forma remota. Finalmente, anota la fecha y hora de la reunión.

Asistencia:

• Enumera las personas que asistirán a la reunión por nombre y su rol en el proyecto. Quieres tener una lista completa de quienes estuvieron presentes. Es posible que nuevas personas se unan al proyecto más adelante, y luego se les puede poner al día y agregar a la lista de los que han sido informados.

Asignaciones:

• Asigna tareas relacionadas específicamente con la reunión. Una persona puede ser responsable de que todos los asistentes firmen, para que puedas tener un registro de quienes participaron en la reunión. Otra persona podría actuar como tomador de notas y registrar todas las acciones y problemas.

Presentaciones:

• Considera incluir una actividad de rompehielos para que todos se enfoquen y entren en modo de reunión. Luego, describe una breve declaración de apertura, señalando el propósito de la reunión y presenta al equipo del proyecto y sus roles. Permite que los patrocinadores del proyecto se presenten y hagan una breve declaración si lo desean.

Proyecto:

• Escribe una descripción del proyecto y la razón por la que se está iniciando. Dile al grupo cuáles son los beneficios del proyecto. Detalla los objetivos y cuáles son los criterios de éxito para el proyecto. Lo que estás haciendo aquí es más que difundir información, estás animando a las tropas a comprometerse y participar plenamente e inspirar al equipo.

Metodología:

• Explica la metodología que has elegido para gestionar el proyecto. Dile al grupo cómo vas a ejecutar el proyecto. Describe el tipo de metodología o combinación de metodologías de gestión de proyectos y cómo funcionan en relación con el proyecto. Explica por qué elegiste este enfoque y proporciona datos históricos para respaldarlo, si es posible.

Planificación:

• Esta será una parte más extensa del tiempo de la reunión, ya que comienzas con el plan de gestión de proyectos y cómo funciona. Discute el registro de supuestos, que es cómo realizarás el seguimiento de la validación de estos supuestos a lo largo del proyecto. También revisa el plan de gestión del alcance, así como los procedimientos de cambio y control. Luego está el plan de gestión del tiempo, que incluye el cronograma y los hitos del proyecto. También se discute la gestión de costos, como facturación, gastos, recibos, hojas de tiempo y costos de viaje. Con el plan de gestión de calidad, describirás el proceso. También hay un plan de gestión de recursos humanos que incluye una lista de contactos con roles, responsabilidades, necesidades de capacitación y disponibilidad de horarios. Explica el plan de gestión de comunicaciones, describiendo cómo y con qué frecuencia se llevarán a cabo las comunicaciones a lo largo del proyecto. Se discutirá el plan de gestión de riesgos y el plan de gestión de adquisiciones, terminando con una revisión del registro de partes interesadas.

Regulaciones:

• Reconoce las normas del proyecto, así como las regulaciones y/o leyes que se aplican. También puedes examinar los requisitos del cliente en este momento, y cualquier otro requisito para otras organizaciones relacionadas con el proyecto.

Revisión:

• Describe una revisión rápida de todo para recordar a todos los presentes las acciones discutidas durante la reunión. Haz que el tomador de notas lea las acciones y revísalas con el grupo. Anota la fecha de la primera reunión de revisión con el cliente y la primera reunión de estado del proyecto.

Preguntas y respuestas:

• Recuerda al tomador de notas que asignaste capturar la discusión en esta parte de la reunión. Luego abre el piso a preguntas. Responde todas las preguntas, para que nadie salga de la reunión sin un camino claro hacia adelante.

Documentación:

• Recopila todos los documentos de la reunión, como la hoja de registro, las acciones y las notas de preguntas y respuestas.

Cierre:

• Agradece a todos por asistir y participar. Indica que las actas de la reunión se distribuirán pronto a todos. Nuestra plantilla gratuita de actas de reuniones es una excelente herramienta para ayudarte con este proceso.

Ahora que conoces los detalles de una agenda exitosa para la reunión de inicio de proyecto, ¡es hora de hacer la tuya propia! Utiliza ProjectManager para planificar una