Por Jorge Dominguez

Muy pocas personas lo dudan hoy en día: la recopilación de requisitos y su adecuada documentación es un paso fundamental en el éxito de cualquier proyecto. Sin embargo, muchas personas aún lo pasan por alto.

Los requisitos se describen como una condición o capacidad que un cliente necesita para resolver un problema o alcanzar un objetivo. Si no tienes esto claro, ¿cómo puedes cumplir con esos requisitos y hacer que tu proyecto sea exitoso? No es de extrañar las asombrosas cifras que van desde el 60% al 80% de proyectos fallidos solo en la industria de TI.

Aunque lo que se considera un “proyecto fallido” debe ser mejor definido, y este es un tema para otro artículo, y hay muchas causas de fracaso de proyectos (incluso subjetivas), la falta de recopilación y documentación de requisitos ciertamente es una de ellas.

El proceso de recopilación de requisitos y su documentación puede tomar varias formas, pero todas deben incluir a todas las partes interesadas del proyecto, sin excepciones. Puedes recopilar y documentar requisitos una vez para proyectos pequeños o varias veces para proyectos más grandes. Puedes tener a todos presentes en la misma sala para proyectos complejos o de forma remota para proyectos menos complejos. Puedes entrevistar a cada una de las partes interesadas por separado. Todas estas formas tienen ventajas y desventajas dependiendo de la naturaleza del proyecto y es responsabilidad del PM guiar al analista de negocios y a las partes interesadas hacia un consenso sobre el método adecuado.

Ahora, cada participante tiene su propia agenda. ¡Este es un desafío que debe superarse desde el principio!

¿Cuáles son los desafíos de la recopilación de requisitos?

• Las partes interesadas tienen una idea preconcebida de la solución
• No saben lo que realmente quieren
• No pueden articular lo que quieren
• Creen que saben lo que quieren pero no lo reconocen cuando se les entrega

Los PM / analistas de negocios:

• Creen que entienden los problemas mejor que los usuarios
• Ya lo han hecho antes

Todos:

• Ven las cosas desde su propio punto de vista
• Creen que todos tienen motivaciones políticas

Es indispensable, y de suma importancia, tener los mejores requisitos que puedas obtener. Al recopilar y documentar requisitos, asegúrate de capturar al menos lo siguiente:

• Funciones – Ejemplo: la casa debe tener 4 habitaciones y 2 baños
• Restricciones – Ejemplo: la pintura exterior no puede ser a base de agua y debe tener un brillo ligero
• Otros elementos que deben estar presentes para satisfacer las necesidades de cada parte interesada – Ejemplo: una habitación debe tener un baño adentro

¿Qué haces con un requisito?

• Obtenerlo
• Anticiparlo
• Documentarlo
• Aclararlo
• Cuantificarlo
• Cualificarlo
• Administrarlo
• Satisfacerlo
• Cumplirlo

Documenta los requisitos de una manera legible y amigable para el usuario sin asumir nada. Publica la documentación, revísala, obtén comentarios de todas las partes interesadas y actualízala si es necesario.

Se sabe que el uso de prácticas efectivas de recopilación y documentación de requisitos conduce a proyectos exitosos, clientes satisfechos y un aumento en la profesionalidad. Hay beneficios en un buen proceso de recopilación y documentación de requisitos:

• Una comprensión clara de las necesidades de los usuarios, clientes y partes interesadas
• Una relación colaborativa entre los usuarios, clientes y partes interesadas y el equipo técnico
• Un compromiso sólido de los requisitos por parte de los miembros del equipo de desarrollo hacia los objetivos del proyecto
• Uso de un proceso de requisitos repetible que se mejora continuamente
• Una arquitectura del sistema que respalda las necesidades actuales y planificadas de los usuarios, clientes y partes interesadas
• La capacidad de adaptarse a los cambios en los requisitos a medida que se elaboran progresivamente
• Ahorro en costos de desarrollo, cronogramas precisos, satisfacción del cliente
• Establecer un buen plan de gestión del cambio porque los requisitos pueden cambiar

Ahora, la gran pregunta: ¿por qué cambian los requisitos?

• Nuestra comprensión del problema u objetivo mejoró
• El problema que se está resolviendo o el objetivo cambió
• No logramos hacer las preguntas correctas a las personas adecuadas en el momento adecuado
• No creamos ni seguimos un proceso para ayudar a gestionar el cambio
• Los usuarios cambiaron de opinión o sus percepciones cambiaron
• El entorno externo cambió

Evita los cambios y sigue todos los pasos desde el principio o alguien se perderá algo. ¿No crees?

Bueno, yo sí.

Jorge Dominguez, PMP®