Uno de los aspectos más difíciles de la gestión de proyectos es la programación. Coordinar las fechas de entrega basadas en estimaciones precisas (o casi precisas) es, bueno, quizás más un arte que una habilidad. La mayoría de las personas ahora utilizan software de programación para hacer esa tarea manual mucho más fácil. Sin duda, los beneficios superan con creces el intento de programar las tareas de su proyecto con su equipo manualmente, a través de Excel. Si aún no ha probado la simplicidad de las herramientas de programación automatizadas, considere cambiar a un software de gestión de proyectos en línea, aunque sea solo por estas características:

• Gráficos de Gantt interactivos: a medida que agrega tareas y fechas, las barras del Gantt se completan automáticamente y se actualizan cada vez que se producen cambios.
• Dependencias de tareas: automatizar las dependencias agiliza la programación de su proyecto, ya que los plazos de las tareas posteriores se ajustan instantáneamente para cumplir con los cambios de tiempo.
• Integración de calendario: ¿por qué mantener programas separados cuando se pueden integrar en un solo lugar?
• Alertas por correo electrónico: un salvavidas y un ahorro de tiempo para cualquier persona que gestione un proyecto. Deje que el software recuerde a su equipo por usted.
• Informes con un solo clic: no pierda más tiempo creando informes cuando puede generarlos con solo hacer clic en un botón.

Pero hay más consejos y trucos que el software de programación ofrece y que puede aprender para hacer que la programación de proyectos sea más eficiente para usted y su equipo. Eche un vistazo a los trucos de programación del oficio:

1. Colaboración: sí, la colaboración es una palabra de moda que está de moda en el mundo empresarial en este momento. Es cierto que la colaboración es crucial para completar tareas cuando se trabaja con sus recursos. Eso es lo que es el trabajo en equipo. Pero cuando se trata de programar un proyecto, ¿no es esa tarea reservada exclusivamente para el líder del proyecto? ¡No! Ha contratado a un equipo debido a su experiencia en el proyecto. ¿Por qué no obtener su opinión en la programación de ese proyecto? Sí, usted sigue siendo el líder del proyecto y la responsabilidad recae en usted, sin embargo, al incluir al equipo en el proceso, no solo obtiene nuevas ideas y perspectivas, sino que también crea compromiso. Puede hacer esto compartiendo el acceso al plan del proyecto con el software de programación. En muchas herramientas en línea en estos días, su equipo puede agregar archivos y comentarios directamente en el nivel de la tarea para que todos estén informados cuando se produzcan impactos en el cronograma. Además, si su equipo está invitado al cronograma del proyecto, estarán más comprometidos y podrán ayudar cuando los problemas afecten el cronograma del proyecto. ¿No quiere ser el obstáculo en el progreso del proyecto simplemente porque insiste en controlar el proceso?
2. Programación de carga de trabajo: la programación no es una actividad única. Tampoco se detiene en el Gantt o la lista de tareas de su software de gestión de proyectos. Desea poder integrar las vistas de programación de tareas que ofrece el Gantt con las características de programación de recursos y carga de trabajo. Asegúrese de que sus herramientas de gestión de proyectos admitan estas vistas diferentes para ayudar a equilibrar la carga de trabajo de los miembros de su equipo. Hay formas de programar la carga de trabajo de su equipo que son engañosamente simples, como la codificación de colores, que le permite ver de un vistazo quién está sobrecargado, quién está subcargado y quién está en la tarea. Luego, desea poder reasignar un recurso de manera simple y fácil al reasignar sus tareas o cambiar su asignación horaria de esas tareas directamente en esta vista.
3. Tableros de proyectos: a lo largo del proyecto, su equipo estimará la duración de sus tareas, pero estas son, en el mejor de los casos, conjeturas educadas que utiliza para completar el cronograma del proyecto o el gráfico de Gantt. Una de las muchas razones por las que necesita un tablero es que proporciona una vista del cronograma en tiempo real junto con otros puntos de datos vitales. Esto le permite ver de un vistazo el estado general del proyecto rápidamente y le ayuda a actuar para evitar bloquear a los miembros del equipo y causar retrasos innecesarios en su proyecto. Su software de gestión de proyectos debe tener una función de programación de gráficos de Gantt interactiva, en la que pueda obtener un gráfico horizontal visible de sus tareas una vez que se hayan importado al programa. Pero si no es colaborativo, requiere que haga la mayor parte del trabajo. De manera similar, su herramienta de gestión de proyectos necesita una vista de programación de carga de trabajo, para que pueda analizar la disponibilidad de recursos desde un ángulo diferente al que puede proporcionar un plan de proyecto. Todo esto se une en tableros en tiempo real que lo ayudan a contextualizar su cronograma junto con puntos de datos clave sobre el progreso de las tareas y el tiempo invertido.

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