Es comprensible por qué la gente a menudo se queja ante la perspectiva de una reunión. Pueden ser largas y no muy efectivas en el uso del tiempo. Pero las reuniones son importantes. Son una excelente manera de comunicarse con un grupo y lograr que ese grupo trabaje mejor en conjunto. Para eliminar el estigma asociado a las reuniones, es importante aprender a planificarlas adecuadamente.

¿Qué es la Planificación de Reuniones?

La planificación de reuniones establece la agenda para la reunión. Incluye quiénes estarán presentes, cuándo y dónde se llevará a cabo la reunión, así como lo que ocurrirá durante y después de la reunión. La planificación estructura la reunión para evitar desperdiciar el valioso tiempo de todos y también puede crear pautas sobre cuándo se puede hablar, quién liderará la reunión y quién tomará las actas de la reunión. Utilizar ProjectManager, un galardonado software de gestión de proyectos, no solo permite capturar la agenda de la reunión y compartirla entre los asistentes, sino también listar las tareas creadas durante la reunión. Estas tareas se pueden agregar a una lista de tareas, un tablero kanban o una vista de calendario, asignarlas a personas con fechas de vencimiento, prioridad y notas. Incluso se pueden adjuntar archivos a la tarea para que cuando todos salgan de la reunión, puedan comenzar a trabajar de inmediato. Comienza hoy mismo con ProjectManager de forma gratuita. ProjectManager convierte las notas de la reunión en planes de proyectos accionables. Obtén más información.

¿Por qué es importante la Planificación de Reuniones?

Las reuniones son un excelente medio para entregar información de manera eficiente a un grupo de personas. Hay otras formas, por supuesto, como el correo electrónico o la documentación, sin embargo, una reunión proporciona un espacio para preguntas y comentarios. Esto asegura que todos estén en la misma página antes de que termine la reunión. Las reuniones también pueden ayudar a construir lazos en los equipos que fomentarán una mayor colaboración. Las reuniones son un medio clave para comunicarse en los proyectos, pero a menudo desperdician tiempo y no agregan eficiencia. Jennifer Bridges, PMP, te muestra cómo planificar una reunión productiva. ¡Aquí tienes una foto del pizarrón para tu referencia!

Pasos para la Planificación de Reuniones

Cuando planifiques una reunión productiva, debes hacerte las preguntas de quién, qué, por qué, dónde y cómo, más comúnmente asociadas con el periodismo. Aquí están los pasos para una planificación efectiva de reuniones:

1. Determina el Propósito de la Reunión: No organices una reunión sin entender primero por qué debe haber una reunión. Si no hay una buena razón para reunirse, no lo hagas. Pero si la hay, ese propósito debe estar claramente definido y enfocado. No querrás abarcar más de lo que puedes manejar en una reunión.
2. Establece Objetivos para tu Reunión: Las reuniones deben llevar a un grupo de personas de un punto a otro, ya sea aclarando algún tema o asignando trabajo a individuos. Asegúrate de tener un objetivo en mente antes de organizar la reunión. De esa manera, puedes asegurarte de que se haya logrado ese objetivo antes de que termine la reunión.
3. Identifica Quiénes Deben Asistir a la Reunión: No todos necesitan asistir a todas las reuniones. No invites a personas que no tienen interés en participar en lo que se discutirá en la reunión. Mantén la asistencia de aquellos que están involucrados de alguna manera con el tema de la reunión.
4. Notifica a los Asistentes con Anticipación: La reunión debe ser anunciada con suficiente tiempo para que todos puedan asegurarse de que han programado tiempo en su calendario. Nunca sorprendas a las personas con una reunión sin previo aviso. Es posible que no puedan asistir y, incluso si pueden, se molestarán por la brusquedad. Muestra una falta de consideración por su tiempo.
5. Prepara el Contenido para tu Reunión: Ten una agenda escrita antes de la reunión. Esto proporcionará un resumen de lo que se discutirá durante la reunión. Si necesitas algún documento de apoyo para entregar, asegúrate de tenerlo impreso antes de la reunión. Lo último que quieres es estar desprevenido. No es profesional.
6. Define la Duración de tu Reunión: Las reuniones pueden tener tendencia a prolongarse. Para evitar una reunión que nunca termina, establece un límite de tiempo. ¿Cuánto tiempo necesitas realistamente para hacer lo que la reunión requiere? Esa es la duración de la reunión.
7. Crea una Agenda de la Reunión: Ya hemos mencionado la necesidad de una agenda. Ahora puedes escribirla. Comienza con un rompehielos para que todos se sientan cómodos y luego enumera los temas, incluyendo cualquier conclusión o tarea que deba completarse antes de la próxima reunión.
8. Escribe las Actas de la Reunión: Se debe seleccionar a un secretario para tomar las actas de la reunión, que son un breve resumen de los puntos principales tratados durante la reunión. Esto puede incluir lo que dijo el líder de la reunión y los asistentes, así como cualquier tarea que se ejecutará antes de la próxima reunión. Por último, es importante crear actas de la reunión para asegurarte de que tú y los miembros de tu equipo no olviden puntos clave sobre la reunión. Nuestra plantilla gratuita de actas de reunión es una excelente herramienta para ayudarte en este proceso.

Si haces todas estas cosas, los miembros del equipo no se quejarán cada vez que convoques una reunión, sino que realmente recibirán órdenes y se sentirán entusiasmados por lo que deben hacer a continuación.

Desafíos de la Planificación de Reuniones

Las reuniones pueden ser la pesadilla de la existencia de un miembro del equipo, dijo Jennifer. No es que las reuniones de proyectos no sean importantes, es solo que a veces son más un problema, como:

• Tener a las personas equivocadas en las reuniones equivocadas.
• Tener una falta de comunicación sobre la reunión.
• Tener una falta de claridad durante la reunión.
• Tener una falta de planificación para la reunión.

Este último punto, señaló Jennifer, si se planifica adecuadamente, resolverá todos los demás problemas que mencionó. Eso hará una reunión productiva y un equipo feliz. Monitorear la salud y la felicidad de tu equipo puede no parecer una prioridad, pero si quieres tener un proyecto exitoso, debes hacer precisamente eso.

Plantillas Gratuitas de Planificación de Reuniones

ProjectManager tiene muchas plantillas gratuitas de gestión de proyectos para Excel y Word que puedes descargar ahora mismo. Hay plantillas que cubren cada fase de un proyecto, incluyendo estas tres que pueden ayudarte a tener una reunión más exitosa.

• Plantilla de Actas de Reunión: Para facilitar la toma de actas, utiliza nuestra plantilla gratuita de actas de reunión para Word. Tiene espacio para capturar quiénes estuvieron presentes, la agenda de la reunión y cualquier conclusión de la reunión, así como cuándo se llevará a cabo la próxima reunión.
• Plantilla de Plan de Acción: La mayoría de las reuniones terminan con tareas asignadas a los asistentes para completar antes de la próxima reunión. Utiliza nuestra plantilla gratuita de plan de acción para Excel para listar todas estas tareas, quién está asignado, el cronograma para completarlas y más.
• Plantilla de Seguimiento de Tareas: Una vez que hayas comenzado a ejecutar las tareas de tu plan de acción, es importante utilizar nuestra plantilla gratuita de seguimiento de tareas para Excel para asegurarte de que se realicen según lo programado. Puedes monitorear el estado de tu trabajo y asegurarte de que estás en el camino correcto.</