Primero, vamos a definir qué es un patrocinador. Según el Project Management Institute (PMI), el patrocinador “es la persona o grupo de personas que proporciona los recursos financieros, en efectivo o en especie, para el proyecto”. Según Wikipedia.com, “el patrocinador del proyecto será un ejecutivo de alto nivel en una corporación que es responsable ante el negocio por el éxito del proyecto”. Aunque el patrocinador del proyecto puede no estar involucrado en las operaciones diarias del proyecto en circunstancias normales, él/ella es el defensor del proyecto.
Los directores de proyectos (PMs) deberían poder confiar en el patrocinador para que participe en el proyecto más allá del apoyo inicial de iniciar el proyecto. Cuanto más grande sea el proyecto, más participación podría requerir del patrocinador para ayudar a garantizar un resultado exitoso. El patrocinador tiene varias responsabilidades, incluyendo:
- Desarrollar el caso de negocio
- Asegurar la financiación
- Seleccionar al director de proyecto
- Ayudar en el desarrollo del alcance y la carta del proyecto
- Asegurar recursos: recursos humanos, instalaciones, equipos, etc.
- Ayudar a identificar a los interesados
- Aclarar cualquier pregunta sobre el alcance del proyecto una vez que el proyecto esté en marcha
- Revisar y aprobar cualquier cambio en el cronograma y presupuesto si dichos cambios exceden la autoridad del PM
- Monitorear el progreso
- Proporcionar dirección al PM sobre regulaciones federales, estatales o internacionales u otros requisitos de cumplimiento específicos de las industrias que puedan existir
- Ayudar al PM al involucrarse en la toma de decisiones clave, autorizar cambios en el alcance, resolver problemas que surjan y ayudar a asegurar recursos adicionales si es necesario
- Si se requieren recursos contratados, el patrocinador revisará y aprobará las estrategias y planes de adquisición. El patrocinador ayudará a seleccionar a los proveedores más apropiados y negociará contratos con los proveedores seleccionados. Dependiendo del nivel de autoridad del PM, el patrocinador puede estar involucrado o supervisar a otra persona responsable de autorizar el trabajo del contratista y revisar todas las facturas del contratista, incluida la autorización de pago por el trabajo.
- El patrocinador también debe trabajar en estrecha colaboración con el PM para medir el rendimiento del proyecto en comparación con la línea de base, identificando cualquier variación en áreas de costo, alcance, cronograma y calidad. Si es necesario, el patrocinador tomará la iniciativa para asegurar que se implementen acciones correctivas para evitar tales variaciones y mantener el proyecto en marcha.
Los directores de proyectos con los que he hablado, de una variedad de industrias, me dicen que cuando tienen un patrocinador que participa, su trabajo se vuelve más fácil. Tienen el apoyo que necesitan para garantizar el éxito y sienten, francamente, que hay alguien de mayor rango en la organización “que los respalda”. Esto lleva a un aumento en el número de proyectos exitosos.
En resumen, el patrocinador es la persona o personas a las que el PM y el equipo pueden recurrir para obtener apoyo. El patrocinador debe tener alcance en toda la organización para garantizar que el PM obtenga lo que necesita para garantizar el éxito final. En tu opinión, ¿qué más puede hacer el patrocinador para ayudar? ¿Qué otro tipo de apoyo necesitas como PM?
Gina Abudi
Sitio web de Peak Performance Group
Gina Abudi tiene más de 15 años de experiencia en consultoría en diversas áreas, incluyendo gestión de proyectos, gestión de procesos, desarrollo de liderazgo, planificación de sucesión, programas de alto potencial, optimización de talento y desarrollo de programas estratégicos de aprendizaje y desarrollo. Es socia y vicepresidenta de soluciones estratégicas en Peak Performance Group, Inc. en Gloucester, Massachusetts. Ha sido honrada por PMI® como una de las Power 50 y ha sido presidenta del equipo de liderazgo del Consejo Corporativo Global de PMI®. Ha presentado en varias conferencias sobre temas que van desde la gestión general y temas de liderazgo hasta la gestión de proyectos. Gina obtuvo su MBA de la Simmons Graduate School of Management. Derechos de autor © 2009 – 2010 Gina Abudi – Todos los derechos reservados en todo el mundo.
