Por Michael L Young

Un equipo con poca motivación ha demostrado deshacer incluso el mejor plan de proyecto. Un buen director de proyecto necesita saber cómo aprovechar la emoción inicial que viene con el inicio de un proyecto y utilizarla para mantener la motivación, lo que lleva al éxito a lo largo del ciclo de vida del proyecto. Ahora sabemos que los directores de proyecto contemporáneos necesitan ser más que simples programadores y administradores de contratos. Necesitan excelentes habilidades para manejar esos elementos humanos complejos que tienen el potencial de arruinar cualquier proyecto.

Teoría de la Motivación y cómo funciona

La mayoría de las personas que han estado en el ámbito de la gestión durante un tiempo habrán oído hablar de las teorías clave de la gestión sobre la motivación. Existe la diferencia entre la motivación intrínseca (como los valores y creencias) y la motivación extrínseca (como el dinero y el reconocimiento). También se hace referencia a la Pirámide de Necesidades de Maslow. Esta teoría propone que las personas necesitan cumplir con metas de nivel inferior, como la necesidad de comida, refugio y seguridad, antes de que se motiven por metas de nivel superior, como la necesidad de logro y aceptación social. Todas estas teorías son útiles para dar a los directores de proyecto ideas sobre cómo motivar a un equipo, pero con el tiempo he descubierto que hay algunos desmotivadores clave y buenas técnicas de motivación que son iguales en la mayoría de los proyectos.

Es cierto que, a menudo porque un proyecto es nuevo, la tecnología es emocionante y se forjan nuevas relaciones, al comienzo de un proyecto la mayoría de las personas están más motivadas para trabajar hacia metas y lograr buenos resultados. El equipo a menudo trabaja bien gracias a la determinación de los individuos para crear un rol interesante para ellos mismos y lograr reconocimiento. Con el mismo grado de previsibilidad, encontramos que a menos que se implemente una buena estrategia para mantener los niveles de compromiso a largo plazo, la motivación individual y del equipo tiende a disminuir desde la mitad hasta el final. Un papel clave del director de proyecto es crear un entorno en el que los individuos puedan mantener altos niveles de motivación al principio y mantenerlos a lo largo de la aparición de problemas.

Motivadores y Desmotivadores

Veamos qué desmotiva y motiva a las personas en el trabajo de proyecto. En mi experiencia, el mayor desmotivador es cuando un proyecto recibe poco apoyo de la alta dirección de la organización del cliente. Otros desmotivadores incluyen: conflicto interno, ausencia de una gestión efectiva del rendimiento, microgestión o disparidad en la asignación de trabajo o recompensas. Queda claro que antes de considerar una estrategia para construir y mantener la motivación, un director de proyecto necesita habilidades suficientes para poder abordar los desmotivadores. Los directores de proyecto necesitan poder obtener el apoyo de las partes interesadas y del cliente, y dirigir y gestionar las expectativas. Necesitan las habilidades para gestionar eficazmente el conflicto dentro del equipo y comprender cómo combinar roles y niveles salariales con habilidades y necesidades de desarrollo. Todo esto debe hacerse manteniendo una comunicación abierta y efectiva con el equipo.

Por el contrario, he descubierto que la motivación intrínseca, como inculcar en el equipo del proyecto una creencia inicial y entusiasmo por los resultados del proyecto, es el principal contribuyente a una buena motivación en los equipos de proyecto. Otros motivadores fuertes suelen ser el reconocimiento regular y continuo por un trabajo bien hecho y el establecimiento de buenas relaciones con los miembros del equipo y las partes interesadas. El dinero y los incentivos profesionales son importantes pero menos fuertes como motivadores.

¿Qué iniciativas pueden motivar a las personas?

He descubierto que hay algunos enfoques de motivación que generalmente pueden obtener buenos resultados en los equipos, independientemente de la industria o el nivel de conocimiento.

• Establecer metas: se trata de hacer que los miembros del equipo se “comprometan” con un proyecto. Es importante explicar no solo los resultados requeridos, sino también cómo se relacionan los objetivos con la organización y sus prioridades generales. También es importante que el equipo contribuya al establecimiento de metas, de lo contrario lo verán como una solución “impuesta por la dirección”.
• Innovación: un buen motivador que hemos identificado es establecer una cultura de innovación y celebrar el éxito cuando las nuevas ideas se hacen realidad. Para lograr esto, es necesario proporcionar suficiente tiempo para la interacción dentro del equipo, para “intercambiar ideas” entre ellos. También es importante permitir que el equipo cuestione suposiciones.
• Resolución de problemas en grupo: cuando el equipo se encuentra con un problema difícil, anima a los participantes a utilizar formas creativas de llegar a una solución juntos. En este caso, el director de proyecto facilita el desarrollo de la solución.
• Desarrollo orgánico del equipo: no intentes forzar al equipo a crecer en una dirección. Brinda oportunidades para que los empleados trabajen juntos en tareas, se capaciten y aprendan unos de otros, lo que lleva a la formación natural de relaciones productivas. Un equipo verdaderamente efectivo aprovecha las fortalezas de cada miembro y minimiza las debilidades individuales. También brinda oportunidades más adelante en el proyecto para que los miembros del equipo trabajen con diferentes personal.
• Celebrar los logros: cuando tu equipo alcanza un hito, como obtener la aprobación ejecutiva en un elemento clave del proyecto, reconoce su arduo trabajo. Algunas formas de lograr el reconocimiento son almuerzos, trofeos, cartas de agradecimiento, menciones en reuniones de equipo y publicación de historias sobre los principales contribuyentes en el boletín. Nunca subestimes el poder de un simple “gracias”.
• Dar ejemplo: los miembros del equipo aprenderán del comportamiento del líder y, como resultado, imitarán dichos comportamientos. Como director de proyecto, debes asegurarte de que tus acciones y palabras sean consistentes. Tu entusiasmo y tus reacciones ante la adversidad guiarán al equipo y su comportamiento.
• Identificar qué hay en ello para ellos: ya sea un proyecto social importante que se alinea con sus valores, o les brinda la oportunidad de obtener una calificación y ganar suficiente dinero para alcanzar metas personales, los miembros del equipo están preocupados en última instancia por sus propias necesidades. Vuelve a la Pirámide de Necesidades de Maslow: la clave para motivar a los miembros del equipo es traducir los objetivos del proyecto en algo de valor personal. Se trata de que los directores de proyecto conozcan lo que es importante para los miembros individuales del equipo: lo que los impulsa.

Alcanzar la excelencia a través de la motivación

La excelencia en la gestión de proyectos se logra mediante el desarrollo de un conjunto de habilidades. Por supuesto, los directores de proyectos experimentados deben saber cómo preparar un plan de proyecto, identificar y gestionar riesgos y trabajar a través de la adquisición y gestión de contratos. Sin embargo, son las habilidades empresariales de nivel superior, como la comunicación, la gestión de las partes interesadas, la resolución de conflictos y la capacidad para crear y mantener la motivación en el equipo, las que marcan la diferencia entre resultados mediocres y el éxito galardonado.

Michael Young es Consultor Principal de ‘Transformed’ – Project Management Unleashed.