¿Tu organización ha superado sus sistemas actuales? Si es así, es posible que estés considerando implementar un ERP. Sin embargo, antes de poder aprovechar todos los beneficios, deberás transferir tus datos existentes a la nueva plataforma. Aunque la conversión de datos de ERP puede parecer simple, es un proceso complejo que requiere un enfoque estratégico. Hoy, compartiremos por qué es tan importante tener una estrategia de migración y limpieza de datos de ERP. También discutiremos los errores comunes que las organizaciones experimentan y cómo puedes evitarlos.

¿Qué es la conversión de datos de ERP?

Aunque puede que no sea tan fácilmente accesible como te gustaría, tus datos heredados contienen información crítica para las operaciones diarias de tu empresa. Desde detalles de nómina hasta conocimiento de productos, forma parte de la inteligencia empresarial en toda la organización. La conversión de datos es el proceso de mover esta información desde tus sistemas existentes a tu nuevo software de ERP.

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7 errores comunes en la conversión de datos que debes evitar

A medida que evalúas los proveedores de ERP, es fácil olvidar cuánto tiempo y esfuerzo requiere la conversión y migración de datos. De hecho, es tan desafiante que muchas organizaciones cometen consistentemente los siguientes errores:

1. No limpiar tus datos antes de la migración: Es probable que haya más de unos pocos archivos heredados que contengan datos obsoletos, inexactos o duplicados. Antes de migrar estos datos, es importante limpiarlos a fondo. Recomendamos comenzar construyendo un equipo para identificar áreas en tus datos que necesitan limpieza. Ejemplos de problemas que podrían encontrar incluyen: cuentas duplicadas, campos de descripción en blanco, códigos de productos obsoletos, datos de antiguos clientes que ya no están en el negocio, datos críticos de Excel que no se incluyen en tu sistema de registro. Tomarse el tiempo para limpiar tus datos y eliminar estos errores puede garantizar que tu nuevo sistema de ERP solo incluya archivos completos, actualizados y precisos.
2. Implementar reglas de validación antiguas: Cuando se implementó tu sistema existente por primera vez, tu organización estableció reglas de negocio y validación estándar. Durante años, estas reglas pueden haber sido exitosas, pero ¿qué pasa ahora? Este es el momento de actualizar tus reglas para asegurarte de que estén actualizadas y sigan siendo aplicables. Si alguna regla plantea preguntas o si tienes dudas sobre algún proceso, resuelve estos problemas antes de avanzar. Verifica si necesitas agregar o modificar alguna regla de datos y asegúrate de que la nueva base de datos incluya todas las validaciones necesarias. Si creas nuevas reglas, recuerda documentarlas.
3. No descubrir todas las fuentes de datos y conectividad al principio del proceso: Incluso la empresa más pequeña puede tener campos de datos bastante complejos, cada uno vinculado a una aplicación diferente. Si esperas hasta la mitad o el final de tu proyecto para verificar esas fuentes de datos y conectividad, podrías arriesgarte a retrasar la implementación y exceder el presupuesto. En cambio, haz de esto uno de tus primeros pasos y realízalo al principio del proceso de migración de datos. Una vez que te asegures de poder identificar y documentar todas las fuentes de datos externas, podrás verificar que el nuevo sistema tenga conexiones adecuadas para admitirlas.
4. Depender solo de tu equipo de TI para la limpieza de datos: Tu equipo de TI puede ser un recurso invaluable durante el proceso de limpieza y migración de datos. Sin embargo, este es un esfuerzo multifacético que requiere aportes de personas fuera del ámbito de soporte técnico. En muchos casos, esto significa acudir directamente al departamento que posee los registros y permitirles tomar un enfoque práctico para garantizar su integridad. Por ejemplo, tu departamento de ventas podría estar mejor equipado para revisar los datos de los clientes en busca de perfiles duplicados o desactualizados, y tu gerente de recursos humanos suele ser la mejor persona para limpiar los registros de los empleados. Estos empleados se conocen como propietarios de datos y son quienes deben establecer los estándares de calidad de los datos.
5. Migrar todos tus datos (incluidos los datos basura): Es irrealista asumir que tu nuevo sistema de ERP limpiará mágicamente todos tus datos o los estandarizará. Dicho esto, no migres cada pieza de datos. Si bien puede ser tentador migrar todo, hacerlo puede llenar rápidamente tu nuevo sistema y hacerlo ineficaz. Migrar datos inútiles arbitrariamente a tu nuevo sistema puede dificultar la búsqueda de los datos que realmente necesitas e incluso retrasar la fecha de inicio.
6. Subestimar la complejidad de la conversión de datos y no buscar experiencia externa: Es fácil subestimar lo compleja que puede ser la conversión de datos. Como tal, muchas organizaciones asumen que pueden manejarlo por sí mismas y lo agregan al final de su implementación. En lugar de confiar solo en los recursos internos de tu empresa, considera contratar expertos externos que estén especializados en la conversión y migración de datos de ERP. Estos consultores pueden ayudarte a desarrollar una estrategia al comienzo de tu proyecto de ERP.
7. Esperar hasta justo antes del inicio para realizar la validación y las pruebas: Como ocurre con la mayoría de los factores de éxito en la implementación de ERP, es fundamental comenzar lo antes posible con tus esfuerzos de validación y pruebas. Realiza estos pasos durante toda tu implementación, pidiendo a los usuarios comerciales que validen los datos a medida que avanzas. De esta manera, puedes asegurarte de que las personas que finalmente utilizarán los datos tengan la confianza de que son precisos y completos.

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