La mayoría de los proyectos tienen partes interesadas que esperan un retorno de su inversión. Para que esto suceda, el proyecto debe cumplir con su fecha límite y mantenerse dentro del presupuesto. Para crear un presupuesto de proyecto, primero debes crear una línea de base de costos para poder comparar el gasto planificado con el gasto real. Es con esta línea de base de costos que puedes hacer estimaciones de costos para cada tarea de tu proyecto y ver si estás en el objetivo o si estás gastando demasiado. Tomémonos un momento para comprender completamente este concepto de gestión de costos y cómo puedes usarlo para mantener tu proyecto en el buen camino.

¿Qué es una Línea de Base de Costos en la Gestión de Proyectos?

Una línea de base de costos es el presupuesto que se ha aprobado para un proyecto, desglosado en una lista de salarios, materiales, equipos y más. Es la suma de las estimaciones de costos para todas las tareas en tu cronograma de proyecto. Una vez que tienes una línea de base de costos, necesitas agregar una reserva de gestión, que es una parte del presupuesto del proyecto que se utiliza como reserva de contingencia para el control de la gestión y los costos inesperados. Estos dos elementos conforman tu presupuesto de proyecto. Crear un presupuesto es el primer paso para realizar un seguimiento de tus gastos. Al igual que cualquier línea de base de gestión de proyectos, una línea de base de costos se utiliza para comparar el gasto real versus las estimaciones de costos.

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¿Qué se incluye en una Línea de Base de Costos de Proyecto?

Una línea de base de costos es el plan de gastos autorizado a lo largo del ciclo de vida del proyecto. Incluye todas las actividades, tareas y recursos asociados que se necesitan para un proyecto. Esto incluye cualquier fondo de reserva de contingencia que se reserve para hacer frente a posibles problemas que identifiques en un análisis de riesgos. Estos problemas pueden retrasar el proyecto, afectar la calidad de sus entregables y, por supuesto, hacer que te excedas del presupuesto.

¿Por qué son importantes?

Establecer una línea de base de costos es importante porque cumplir con tu presupuesto de proyecto es importante. Exceder el presupuesto es una señal segura de que tu proyecto se dirige en la dirección equivocada. Si no cumples con el presupuesto, tendrás partes interesadas descontentas. La línea de base de costos es un asunto fundamental, pero también es una forma de evaluar la variación de costos, el rendimiento de costos y el esfuerzo planificado versus el esfuerzo real. Sin una línea de base, no tienes nada con qué medir tus gastos y controlar los costos. Pocas cosas son más importantes que la gestión de costos al administrar un proyecto.

Usar el software de gestión de proyectos te ayuda a realizar un seguimiento de los costos en tu proyecto.

¿Cuál es la diferencia entre un Presupuesto de Proyecto y una Línea de Base de Costos?

La confusión es comprensible porque ambos son herramientas de gestión de costos, pero una línea de base de costos no es lo mismo que un presupuesto de proyecto. En cambio, la línea de base de costos es el primer paso para crear un presupuesto de proyecto. Primero, debes reunir todas las estimaciones de costos para cada tarea del proyecto y agregar una reserva de gestión para gastos inesperados. Una vez que tengas eso, puedes crear un presupuesto de proyecto que incluya todos los fondos necesarios para ejecutar tu proyecto. Cuando tu proyecto comienza, el presupuesto de proyecto se utilizará para aprobar los costos del proyecto y realizar un seguimiento de los gastos, mientras que la línea de base de costos se utilizará para comparar los costos reales del proyecto con las estimaciones de costos que se registraron por primera vez en la línea de base de costos. La línea de base de costos también se utiliza como una métrica para medir el rendimiento de costos. Tu presupuesto es la mejor estimación de cuánto esperas que cueste el proyecto. Por lo tanto, puedes llamar a la línea de base de costos la línea de base de presupuesto, porque es una regla que utilizas para medir el rendimiento de costos. Una línea de base de costos se utiliza para medir el presupuesto, mientras que la creación del presupuesto en sí es parte del proceso de planificación del proyecto. La presupuestación tiene lugar al principio, mientras que las líneas de base de costos son una herramienta de gestión de costos para medir el progreso durante la ejecución.

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Cómo Crear una Línea de Base de Costos

Crear una línea de base de costos comienza con estimar los costos totales del proyecto. Esto incluye las tareas y los recursos necesarios para llevarlas a cabo. La forma más fácil de hacer esto es tarea por tarea. Estima el costo de la mano de obra, los materiales, etc., y luego súmalo todo. Este es el presupuesto estimado inicial para el proyecto. Ten en cuenta que el costo real de cualquier tarea puede no estar claro durante la etapa de planificación del proyecto. Podrías descubrir que los costos de los materiales han aumentado u otros costos adicionales imprevistos. También es posible que necesites más tiempo para completar tu proyecto, lo cual también afecta los costos. Por eso es importante tener una reserva de contingencia reservada en el presupuesto para abordar los riesgos del proyecto. Una vez que todo esto esté en su lugar, querrás gestionar tu proyecto con un software de gestión de proyectos. De esta manera, puedes establecer una línea de base de proyecto y calcular automáticamente la variación del proyecto a medida que trabajas.

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Cómo ProjectManager Establece tu Línea de Base de Costos

Crear una línea de base de costos es una de las formas más efectivas de medir el rendimiento de costos de tu proyecto. ProjectManager es un software de gestión de proyectos basado en la nube que recopila los datos de tu proyecto en tiempo real, brindándote la información que necesitas para tomar decisiones informadas de gestión de costos y mantener tu proyecto en funcionamiento según lo planeado.

Planifica en Gráficos de Gantt

Antes de poder establecer una línea de base de costos, debes hacer un plan de proyecto. El gráfico de Gantt en línea de ProjectManager te permite trazar tu trabajo en una línea de tiempo visual, vincular dependencias y establecer hitos. Una vez hecho esto, puedes filtrar la ruta crítica y establecer una línea de base de programación para medir tu progreso. Todo esto se puede ver en el gráfico de Gantt, que se puede compartir con todo el equipo del proyecto.

Realiza un Seguimiento del Progreso en Tiempo Real en los Tableros de Control

Para tener una visión general del proyecto, puedes utilizar el tablero de control en tiempo real de ProjectManager. El tablero de control está configurado y listo para medir los costos del proyecto, la variación del proyecto (¡y mucho más!), todo se muestra automáticamente en gráficos y diagramas fáciles de leer.

Crea Informes de Variación al Instante

Las partes interesadas quieren saber que te estás manteniendo dentro del presupuesto. ProjectManager tiene informes con un solo clic que muestran el estado del proyecto y del portafolio. También hay un informe de variación del proyecto. Todos los informes se pueden filtrar para mostrar solo la información que deseas ver.

ProjectManager es un software galardonado que organiza tus tareas, equipos y proyectos para que puedas cumplir con el presupuesto y el cronograma. La plataforma colaborativa de ProjectManager conecta equipos y brinda a los gerentes la transparencia que