¿Cuál es una de las preguntas más importantes que debemos hacer antes de comenzar la implementación de un ERP? ¿Están nuestros datos limpios? Si tu respuesta es no, no estás solo. La mayoría de las empresas tienen datos dispersos en múltiples plataformas y con diferentes formatos. Nuestro consejo para estas empresas es limpiar e importar los datos antes de la implementación para asegurar que su software ERP entregue datos precisos y en tiempo real. La migración proactiva de datos también garantiza un tiempo de inactividad mínimo en el inicio y reduce la duración de la interrupción operativa.
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Sin embargo, la migración de datos en un ERP es más fácil decirlo que hacerlo. La mayoría de los proveedores de ERP no se hacen responsables de la migración o limpieza de datos debido a su alto costo. Por lo tanto, el equipo de proyecto de ERP debe asumir esta responsabilidad.
5 formas en que los problemas de datos pueden causar fallas en el ERP
La mejor analogía para describir la función de un sistema ERP en un negocio es el corazón en el cuerpo humano. Si el sistema ERP es el corazón, entonces los datos son la sangre que se mueve de una parte del negocio a otra, fluyendo desde y hacia el sistema ERP. Cuando existen problemas de datos en tu sistema, hay varias formas en que esto puede causar fallas en el ERP. Al igual que la importancia de la sangre en el cuerpo humano, la limpieza e integridad de los datos son esenciales para un proyecto de ERP exitoso. Desafortunadamente, muchos proveedores de ERP excluyen la migración de datos de sus entregables. Por lo tanto, no es sorprendente que el 41% de los encuestados en nuestro Informe de ERP 2019 informaran que los problemas de datos causaron que su proyecto de ERP se retrasara. También hemos visto que los problemas de datos contribuyen a exceder el presupuesto. Entonces, ¿cómo ralentizan los problemas de datos una implementación de ERP y generan costos inesperados?
1. Tus integraciones pueden fallar
Si las operaciones de tu negocio dependen de datos de socios, como información de envío, saldos de tarjetas de regalo o tasas de cambio de divisas, es probable que tengas algunas integraciones con tu sistema de planificación de recursos empresariales. Cuando los datos que se intercambian entre tu solución ERP y un tercero no están limpios, pueden causar fallas en las integraciones. Por ejemplo, supongamos que tus métodos de envío son “Entrega al día siguiente” y “Envío estándar”. Sin embargo, tu transportista tiene métodos llamados “Envío aéreo al día siguiente” y “Envío aéreo al día siguiente por carga”. Si los datos de tu sistema ERP son demasiado específicos (o en este ejemplo, no lo suficientemente específicos), el transportista puede enviar datos que tu sistema no puede aceptar. Esto hará que cualquier registro que se intente crear genere un error. Tu integración puede intentar crear los registros fallidos una vez más, y el ciclo se repite. Esto puede hacer que el rendimiento del sistema disminuya y ralentice el proceso de implementación de tu ERP, lo que hace que se retrase. Incluso después de haber comenzado, el proceso de recuperación del proyecto aún cuenta para la duración total de la implementación. Ayudamos a las empresas a evitar problemas de integración preparándolas para la conversión de datos antes de la implementación. Esta preparación implica desarrollar una estrategia de datos, definir el alcance de la conversión de datos y determinar un enfoque de conversión de datos.
2. El rendimiento del sistema ERP puede disminuir
Ya sea por las integraciones que intentan crear registros repetidamente o por los trabajos en lote que se ejecutan y generan errores, los datos incorrectos pueden afectar los recursos del sistema ERP. Esta demora en el sistema puede ser amplificada si tu volumen de transacciones es grande, como durante los momentos de mayor actividad en tus operaciones comerciales. Por ejemplo, los problemas de datos pueden hacer que un trabajo en lote genere un error. Supongamos que tu negocio ejecuta tanto sus operaciones de planificación maestra como las operaciones de punto de venta a través del sistema empresarial. La planificación maestra es un proceso intensivo en recursos del sistema, ya que tiene en cuenta muchas variables diferentes, como las ventas actuales, los pedidos futuros y los niveles de existencias actuales. Para tus operaciones de punto de venta, tus registros y el sistema ERP deben comunicarse a través de una serie de trabajos en lote para intercambiar datos. Si algunos de tus pedidos futuros no tienen fechas, el trabajo de planificación maestra puede generar un error. Tu sistema ERP continuará ejecutando el trabajo, asignando más recursos para equilibrar la carga. Si tus trabajos en lote de punto de venta comienzan a ejecutarse al mismo tiempo, se asignarán recursos mínimos a esos trabajos. Como resultado, los cajeros pueden experimentar tiempos de respuesta más lentos o incluso ninguna respuesta. Volviendo a la analogía del software ERP como el corazón de las operaciones comerciales y los datos como la sangre, cuando una persona tiene un coágulo de sangre o una obstrucción, el corazón debe bombear con más fuerza y gastar más energía para llevar sangre al cuerpo. A veces, esto puede ser fatal para un cuerpo humano (o para un negocio).
3. La satisfacción del cliente puede verse afectada
Cuando tu sistema tiene problemas de datos, tus clientes lo notan. Este es un problema de datos que tiene varios ejemplos principales. Considera a un cliente recurrente que compra en línea en tu sitio de comercio electrónico. Quiere comprar zapatillas para correr para entrenar para una carrera de 5 km que se llevará a cabo a fin de mes. No recuerda qué talla de tu marca le queda bien, así que busca en su historial de pedidos para ver qué talla ha pedido en el pasado. Usando su nombre y correo electrónico, intenta recuperar su perfil, pero el sistema ERP tiene registros duplicados para ella. Supongamos que la cliente recuerda su talla y está lista para hacer el pedido. Verifica los niveles de inventario que muestra tu sitio porque una entrega rápida es un factor clave en su decisión de compra. El producto parece estar en stock, así que realiza la compra. Sin embargo, resulta que los niveles de inventario que se muestran en tu sitio eran incorrectos debido a datos incorrectos en tu sistema: la cliente no recibirá su pedido hasta dentro de dos semanas. Si te pones en su lugar, ¿serías un cliente recurrente? Una vez que un cliente pierde la confianza en la integridad de los datos de tu sistema, es casi imposible recuperarla. Los consumidores de hoy en día confían en las redes sociales y los sitios de reseñas para decidir dónde gastar su dinero. Los clientes insatisfechos están más que dispuestos a compartir sus encuentros desagradables con el mundo, lo que te impide ganar nuevos clientes sin siquiera interactuar con ellos. Mejorar la experiencia del cliente es un beneficio empresarial importante para muchas empresas. Sin embargo, algunas empresas no limpian sus datos orientados al cliente antes de la migración. Recomendamos discutir los datos con todos los departamentos para comprender las diversas fuentes de datos y los procedimientos de entrada. Si tu empresa espera mejorar la experiencia del cliente, debes establecer este objetivo antes de la selección de ERP para poder alinear cada componente del proyecto en torno a este objetivo, especialmente el componente de datos. Nuestra metodología de implementación de ERP se centra en la alineación organizativa, ya que esto garantiza que el software ERP (y sus datos) respalden los objetivos de la organización.
4. Tu sistema puede corromperse
Los datos no válidos pueden hacer que tu sistema ERP se corrompa. Ya sea por un error del usuario o por una actualización automática del sistema, los datos incorrectos pueden causar estragos en tu sistema ERP y hacer que la funcionalidad se comporte de manera inesperada. Por ejemplo, supongamos que tu empresa registra las dimensiones físicas de los productos en diversas unidades de medida. Vendes leche en litros y queso en kilogramos. Tu sistema ERP tiene dos grupos de artículos: uno para líquidos y otro para sólidos. Si tus productos se asignan por error al grupo de artículos incorrecto, tu queso podría venderse en litros, lo que te costaría dinero al cobrar mucho menos de lo que realmente vale la cantidad proporcionada. Este único error de asignación del grupo de artículos puede causar una cadena de problemas posteriores. Cuando se envían los productos, el sistema puede solicitar al usuario que capture el peso en litros. Como resultado, toda la documentación que se muestra al cliente y al proveedor puede mostrar pedidos de queso en litros, lo que resulta confuso e incluso un poco vergonzoso corregir el error de datos en tu sistema ERP.
5. Los usuarios empresariales pueden tomar malas decisiones
Quizás la mayor falla que los problemas de datos pueden causar es permitir que los usuarios tomen decisiones comerciales clave basadas en datos incorrectos. Cuando los usuarios creen que el sistema es correcto, no dudan en pedir diez docenas más de cajas de cartón corrugado porque el inventario del almacén dice que no tienen ninguna en existencia. Con datos incorrectos como base para las decisiones de los usuarios, el inventario puede agotarse o inflarse. El mismo cheque a un proveedor podría emitirse dos veces o no emitirse en absoluto, lo que dañaría tu posición de cuenta. Los clientes en una lista de “optados por no recibir” podrían recibir accidentalmente correos electrónicos de tu departamento de marketing y tu empresa podría ser objeto de una demanda. Si bien algunos de estos ejemplos suenan dramáticos, pueden convertirse en realidad si tu sistema ERP recibe o genera datos incorrectos. En este sentido, una vez que los usuarios empresariales desconfían de los datos en el sistema, siempre dudarán de la precisión de tu sistema ERP. Por ejemplo, si un gerente de recursos humanos niega una solicitud de aumento de sueldo para un empleado porque los datos del sistema indican que no hay presupuesto, es posible que el empleado decida abandonar la empresa. Si el gerente de recursos humanos descubre más tarde que el presupuesto era incorrecto, es posible que pierda la confianza en la integridad de los datos del sistema. En algunas empresas, los usuarios desconfían tanto de los datos que validan los datos por su cuenta antes de tomar una decisión, como exportar los datos a Excel y realizar su propia manipulación de datos. Este paso adicional de validación de datos fuera del sistema puede causar ineficiencias en los procesos comerciales y llevar a una baja realización de beneficios. Nuestros servicios de consultoría de ERP se centran en la gestión del cambio durante el proceso de migración de datos. Designar propietarios de procesos y propietarios de datos no solo aumenta la aceptación del sistema, sino que mejora la integridad de los datos, ya que estos “propietarios” son responsables de garantizar la limpieza y confiabilidad de los datos.
11 consejos para la migración de datos
- SAP S/4HANA
- Eliminar datos duplicados
- No migrar todos los datos
- Determinar qué datos migrar
- Determinar los requisitos de recursos
- Considerar las regulaciones de la industria
- Considerar las complejidades de los proyectos globales
- Definir taxonomías y atributos
- Desarrollar nuevos procesos
- Probar antes de migrar
- Utilizar tus datos para tomar decisiones comerciales
Existe la idea errónea de que el equipo de TI puede encargarse de la limpieza de todos los datos. Si bien existen software de limpieza de datos, estos paquetes solo pueden ayudar a identificar áreas potenciales que deben limpiarse. Aún así, alguien debe saber, por ejemplo, cuál de dos registros de dirección diferentes para una empresa es el correcto. Además, alguien con conocimientos debe verificar que un saldo de cierre sea correcto. En la mayoría de los casos, la persona que debe limpiar estos registros no está en el departamento de TI, sino en el departamento específico que es dueño de estos registros. A estas personas se les llama propietarios de datos y son fundamentales para establecer estándares y pautas para mantener datos de calidad. El personal de TI debe ayudar a los propietarios de datos identificando el flujo de datos, los puntos de integración donde se actualizan los datos y qué fuentes de datos existen.
Los elementos duplicados se pueden identificar de dos formas principales: 1) Los duplicados directos incluyen dos o más elementos que tienen el mismo nombre del fabricante, número de parte y descripción. 2) Los duplicados de ajuste-forma-función incluyen dos o más elementos que tienen diferentes nombres de fabricante y números de parte, pero tienen el mismo ajuste, forma y función.
Las empresas continúan persistiendo en la idea de que pueden migrar todos los datos del sistema heredado al nuevo software ERP y que el software de alguna manera los limpiará y estandarizará mágicamente. Eso simplemente no es cierto. Si te mudas a una casa nueva, ¿pondrías basura y desorden en el camión de mudanzas? Probablemente no, entonces cuando te mudas a un nuevo sistema ERP, no necesitas llevar cada dato. Algunos de estos datos están sucios, son innecesarios o simplemente basura. Cuantos más datos inútiles lleves, más difícil será encontrar los datos que realmente necesitas, lo que puede retrasar el inicio. Las empresas tienden a acumular datos, creyendo que alguien, en algún momento, podría necesitar esa pequeña información. Un proyecto de ERP es una gran oportunidad para hacer limpieza.
Esto puede depender de la industria en la que te encuentres y de tus necesidades de pronóstico. Determinar qué datos son importantes debe ser un esfuerzo colaborativo que involucre a todos los departamentos.
Necesitarás desarrolladores para convertir datos y propietarios de datos para revisar y limpiar los datos. Además, es posible que necesites que los ejecutivos revisen ciertos tipos de datos. Lo más probable es que esto incluya elementos de datos que se relacionen con el núcleo de la cultura de la organización. Estos pueden ser elementos que tu organización ha evitado porque parecen demasiado difíciles de abordar. Otros recursos que puedes necesitar incluyen recursos para la gestión del cambio y la gestión de procesos comerciales, ya que es probable que debas capacitar a los empleados sobre cómo ingresar, administrar y analizar datos una vez que se implemente el nuevo sistema.
Diferentes industrias tienen diferentes requisitos regulatorios. Por ejemplo, algunas regulaciones restringen la capacidad de cambiar y / o exportar ciertos tipos de registros de datos, como HIPAA con registros médicos electrónicos. Debes considerar cuidadosamente tu método de limpieza de datos (por ejemplo, en el sistema vs. Excel) si tu empresa tiene requisitos regulatorios específicos de la industria.
En los proyectos globales de ERP, te encontrarás con diferentes sistemas que hablan una variedad de idiomas de ERP superpuestos con diferencias culturales e idiomáticas. Es vital identificar estas complejidades temprano y comunicar a tu equipo de proyecto dónde ves la necesidad de decisiones ejecutivas. Esto eliminará los períodos de inactividad en la conversión de datos, permitiendo que los desarrolladores se mantengan comprometidos. Si tu proyecto es global, también necesitarás un documento firmado por el comité directivo ejecutivo que indique quién es responsable de los datos a nivel global, regional y nacional, tanto para datos maestros como transaccionales.
La mayoría de los sistemas ERP utilizan algún tipo de taxonomía para clasificar elementos. Los registros maestros deben clasificarse correctamente, de manera completa y a un nivel de detalle que facilite la identificación del registro en funciones de búsqueda e informes. Si bien no es necesario elegir una taxonomía en particular, es necesario tener una taxonomía que respalde las iniciativas comerciales de tu empresa. Por lo tanto, debes asegurarte de que tu consultor de ERP tenga experiencia en la selección e implementación de taxonomías. Los atributos de los registros de elementos desempeñan un papel importante similar. Los atributos definen el elemento y son importantes para búsquedas paramétricas exitosas. Los atributos incompletos o incorrectos evitan que los elementos se encuentren, lo que resulta en la proliferación de partes e inventarios inflados. Para garantizar un proyecto exitoso de migración de datos de ERP, recomendamos extraer, normalizar y completar los atributos de los elementos de antemano. Debido al gran volumen de atributos que se deben extraer y enriquecer, un enfoque automatizado es la única forma práctica de ejecutar esto.
Una vez que se complete la limpieza inicial de datos, tendrás más datos para limpiar, a menos que asegures que los empleados adopten nuevos procesos que permitan la precisión de los datos. Aunque estos procesos pueden estar diseñados para sistemas heredados que pronto se retirarán, aún vale la pena desarrollarlos. Considera el hecho de que la mayoría de los proyectos de ERP duran años. ¿Puedes soportar dos años más de datos incorrectos? Recomendamos que las empresas rediseñen sus procesos comerciales y capaciten a los empleados tanto para el estado futuro como para el estado interino. Tanto la reingeniería de procesos comerciales como la gestión del cambio organizacional desempeñan un papel fundamental en el mantenimiento de la limpieza de datos.
Descubre si estás en el camino correcto con tus datos moviéndolos a entornos de prueba. Esto llevará tiempo y generalmente requiere el desarrollo de código único. No cometas el error de dejarlo hasta el último momento.
Con tus datos migrados, tus nuevos procesos establecidos y tus empleados a bordo, casi puedes respirar aliviado, pero aún no del todo. Ahora, debes descubrir qué hacer con tus conocimientos obtenidos a partir de los datos. Las empresas que tienen como objetivo obtener beneficios comerciales de sus sistemas ERP tienden a abordar este problema temprano con la gestión del cambio y la gestión de procesos comerciales. Sabiendo que una solución de software ERP permitirá una mayor visibilidad de los datos, las empresas visionarias aprovechan este beneficio estableciendo procesos de análisis de datos. Estas empresas también dedican tiempo a capacitar a los empleados en estos nuevos procesos.
Conclusión
La migración de datos no suele ser una prioridad al comienzo de un proyecto de ERP. En cambio, el enfoque suele estar en la planificación y el diseño, mientras que la migración de datos es un tema confuso que las personas tienden a evitar. Cuando las empresas evitan o retrasan la migración de datos, su nuevo sistema proporcionará datos poco confiables, lo que conduce a desafíos técnicos, insatisfacción del cliente, bajo uso del sistema y baja realización de beneficios. Si bien la migración y limpieza de datos pueden agregar costos a un proyecto de ERP que ya es costoso, el esfuerzo se pagará casi de inmediato a través de la identificación de inventario excesivo, reducción del tiempo de inactividad del equipo y mejores conocimientos de datos. Los consultores de ERP de Panorama pueden ayudar a tu organización a desarrollar una estrategia de migración de datos que garantice que tu software ERP proporcione datos confiables a todas las partes interesadas desde el momento en que se implementa hasta que se retira.
