Para las empresas medianas y grandes, gestionar las aprobaciones de compras es un proceso sumamente importante para mantener control de sus gastos e inversiones, en línea con el presupuesto para los fines. Un buen proceso y sistema de requisiciones de compras garantiza que todos los niveles gerenciales pertinentes tengan visibilidad y haya responsabilidad sobre las aprobaciones dadas, con un completo nivel de auditoría.
Sin embargo, pocos sistemas ERP proveen una funcionalidad completa en este sentido. Dynamics GP, por ejemplo, carece de una robusta funcionalidad de aprobaciones de compras. Históricamente Great Plains Software y Microsoft han hecho esfuerzos por mejorar el módulo de compras, añadiendo primero las aprobaciones, luego el módulo de administración de requisiciones dentro del Portal de Negocios, y finalmente flujo de procesos sobre Sharepoint. Estas soluciones van desde demasiado simples para ser verdaderamente útiles, hasta complejas de instalar, configurar y mantener actualizadas.
Si bien todas son útiles en menor o mayor grado, ninguna proporciona el poder de una aplicación de administración de requisiciones como ReQlogic, de Tectura Corporation. ReQlogic es una aplicación basada totalmente en web que permite controlar el proceso de requisiciones de compras, despachos de almacén y reembolso de gastos, completamente integrada no solo a Dynamics GP, sino también a AX, NAV y SL. Las políticas de aprobación de las requisiciones son completamente programables usando cualquier dato disponible para enviar cada línea de cada requisición por la ruta de aprobación deseada, con un nivel de auditoría extremadamente detallado y fácilmente consultable. Se pueden adjuntar documentos, manejar varios presupuestos (incluyendo los de Dynamics), administrar solicitudes de cotizaciones (RFQ) a proveedores, y conectarse a catálogos web en forma automática.
Al final de la ruta de aprobación, un proceso de consolidación permite generar la transacción apropiada en Dynamics, ya sea una orden de compras, una salida de inventario, o una factura de gastos. En nuestro sitio web puede encontrar información sobre las funciones de ReQlogic, pues son muchas para listarlas en este blog. Una implementación de este sistema de requisiciones es relativamente simple y puede formar parte de cualquier implementación de su ERP favorito, sin que esto añada un alto costo a la misma. Lo que sí le añade es un alto grado de funcionalidad en un sistema de requisiciones robusto, basado en web, y con una flexibilidad que le permitirá manejar sus procesos de aprobaciones, sin importar qué tan complejos sean los mismos.
ReQlogic no es el único producto en su género disponible para Dynamics GP (Great Plains), pero sí es el más completo que hemos evaluado. Cabe mencionar que nuestra relación con Tectura fue originalmente fruto de una evaluación que hiciéramos de una docena de productos similares, y esta relación se mantiene hoy día debido al alto grado de satisfacción que tienen nuestros clientes que hoy dependen de ReQlogic en el día a día.
Por ICON, Socio Dynamics GP en República Dominicana
