Los grandes proyectos a menudo comienzan con grandes esperanzas y expectativas. Pero si la fase de inicio del proyecto no tiene éxito, el proyecto puede desviarse y dirigirse hacia el desastre. Debes anclar tu proyecto desde el principio proporcionándole estructura. Las ideas son abundantes, pero tener un plan de proyecto y ejecutarlo te permite hacer realidad esas esperanzas e ideas. Por supuesto, hay otras fases de gestión de proyectos, pero la fase de inicio del proyecto es el primer y a menudo el paso más importante. Con una sólida fase de inicio del proyecto, estás en camino de completar el proyecto a tiempo y dentro del presupuesto.
¿Qué es la Fase de Inicio del Proyecto?
La fase de inicio del proyecto es la primera fase del ciclo de vida de un proyecto. Es en este punto donde se identifica la oportunidad o razón para el proyecto y se desarrolla un proyecto para aprovechar esa oportunidad. También durante esta etapa, los proyectos son aprobados o rechazados por los principales interesados, por lo que deberás realizar estudios de viabilidad y un análisis de costo-beneficio para asegurarte de que el proyecto tenga valor empresarial. La fase de inicio del proyecto es una fase ocupada en la que deberás hacer mucha planificación e investigación para que tu idea de proyecto se convierta en realidad.
¿Cuál es la Importancia de la Fase de Inicio del Proyecto?
La fase de inicio del proyecto es importante por varias razones. La razón principal es que durante esta etapa, los gerentes de proyecto reúnen un equipo de proyecto y crean documentación del proyecto para convencer a los interesados del valor del proyecto. Una vez que estos interesados en el proyecto deciden seguir adelante con el proyecto, el equipo de gestión de proyectos puede continuar con las fases de planificación, ejecución y monitoreo del proyecto hasta que se complete. Los proyectos simplemente no pueden comenzar sin una fase de inicio de gestión de proyectos adecuada.
Documentación de Inicio del Proyecto
Como se mencionó, la documentación de inicio del proyecto ayuda a que los proyectos pasen de la concepción a la realidad. Aquí se encuentran los documentos de inicio de proyecto más comúnmente utilizados para ayudarte a resaltar los beneficios de tu proyecto y construir los cimientos de tu plan de proyecto. Es durante esta fase que se forma un equipo y se crea un caso de negocio para definir el proyecto en detalle.
Caso de Negocio
Un caso de negocio se utiliza para explicar la razón de iniciar un proyecto. El caso de negocio muestra cómo el uso de recursos financieros y otros recursos respalda las necesidades de un negocio. Un caso de negocio será adaptable, ajustándose al tamaño y riesgo de la propuesta del proyecto, pero estructuralmente será el mismo en todos los proyectos. No trata problemas técnicos, sino las preocupaciones comerciales del proyecto y debe ser completo. Idealmente, el caso de negocio debe ser fácil de entender, lógico y relevante. Los aspectos clave deben ser rastreados, medidos y justificados. También debe haber responsabilidad y compromiso para la entrega y los costos involucrados. La estructura de un caso de negocio debe seguir lo siguiente:
- Prefacio
- Tabla de contenidos
- Resumen ejecutivo, que incluye qué es el proyecto, cuáles serán los resultados de ese proyecto y por qué se debe emprender
- Una introducción que explica los impulsores comerciales, el alcance del trabajo y los aspectos financieros
- Análisis con suposiciones y cuáles serán los costos y beneficios, incluido el riesgo
- Una estimación preliminar de costos, como un orden de magnitud aproximado
- Conclusión que indica cuáles serán los próximos pasos
- Apéndice
Acta de Proyecto
Un acta de proyecto describe el propósito del proyecto y cómo se estructurará y ejecutará. En ella se detallan la visión, los objetivos, el alcance y los entregables del proyecto. También se describen las responsabilidades del equipo de proyecto y los interesados. Este siguiente paso ayuda a identificar claramente la visión y los objetivos del proyecto. Define el alcance del proyecto y enumera los entregables. El acta de proyecto también enumera los roles y responsabilidades del equipo de proyecto e identifica a los clientes e interesados del proyecto. Es en este punto que el proyecto se organiza estructuralmente, documentando el plan del proyecto y enumerando todos los riesgos, problemas y suposiciones.
Acta de Equipo
Un acta de equipo es similar a un acta de proyecto, solo que se centra en los roles y responsabilidades de un equipo de proyecto. El propósito principal de este documento es ayudar a los equipos a comprender mejor cómo pueden trabajar juntos para alcanzar sus objetivos.
Documento de Inicio del Proyecto (PID)
Un documento de inicio del proyecto se utiliza al gestionar proyectos con un marco PRINCE2. Se utiliza un documento de inicio del proyecto para definir los elementos del proyecto que necesitan la aprobación de los interesados, como el caso de negocio, el alcance, los riesgos, los criterios de éxito y otros aspectos importantes del inicio del proyecto.
Pasos Clave de la Fase de Inicio del Proyecto
Como se mencionó anteriormente, la fase de inicio del proyecto se puede desglosar en unos pocos pasos simples. Aquí hay 5 pasos clave de inicio del proyecto para comenzar la mayoría de los proyectos. Siéntete libre de ajustar este proceso de inicio del proyecto para que se adapte mejor a las necesidades de tu equipo.
- Crea tus Documentos de Inicio del Proyecto
- Realiza un Estudio de Viabilidad
- Arma un Equipo de Proyecto
- Obtén la Aprobación de la Fase de Inicio del Proyecto
- Prepara a tu Equipo con una Reunión de Inicio del Proyecto
- Configura la Oficina de Gestión de Proyectos (PMO)
Una vez que hayas terminado la fase de inicio del proyecto, es hora de hacer tu plan de proyecto. Prueba ProjectManager, nuestro galardonado software de gestión de proyectos. Tendrás acceso a una suite de herramientas poderosas que pueden ayudarte a planificar, rastrear e informar sobre proyectos.
Conclusión
La fase de inicio del proyecto es crucial para el éxito de cualquier proyecto. Es durante esta fase que se establece la base para el proyecto y se obtiene la aprobación de los interesados. Al seguir los pasos clave de la fase de inicio del proyecto y utilizar las herramientas adecuadas, puedes asegurarte de que tu proyecto esté bien encaminado desde el principio.
