La Estructura de Desglose del Trabajo (EDT) es un elemento clave para definir la estrategia de un proyecto. Es el elemento fundamental de planificación sobre el cual se construirá todo lo demás, junto con el RACI, la línea de tiempo y el equipo de proyecto. Podemos considerarlo como el marco del proyecto. Obtener el marco correcto es el primer paso para asegurarse de que se ha definido el alcance adecuado.
La Estructura de Desglose del Trabajo es básicamente una vista jerárquica de todos los entregables o tareas necesarios para completar un proyecto. Las tareas en el nivel más bajo de la EDT definen unidades de trabajo que pueden ser definidas. Este nivel de trabajo también puede ser estimado con precisión en términos de duración, necesidades de recursos y costos.
Enfoque de Arriba hacia Abajo
El enfoque de arriba hacia abajo comienza desde el entregable más grande (el resultado del proyecto) y continúa descomponiéndolo en entregables más pequeños, generalmente por áreas temáticas o funcionales y flujos de trabajo. Luego se divide en entregables más pequeños, también llamados paquetes de trabajo y subtareas o actividades. El enfoque de arriba hacia abajo es un enfoque lógico que comienza trabajando desde el resultado más grande y descomponiendo los entregables y tareas más pequeñas para llegar a él. Este enfoque generalmente requiere personas con conocimientos que tengan una comprensión global de lo que se necesita a alto nivel para llevar el entregable a buen término.
Para crear una EDT de arriba hacia abajo altamente útil, reúna a un equipo de expertos en la materia y descomponga los resultados y entregables del proyecto. Si hay cinco, por ejemplo, funcionalidad de la aplicación, una nueva interfaz gráfica de usuario, nuevos procesos y aprobación legal y de cumplimiento, tome cada uno de ellos y desgloselo aún más en los entregables requeridos de cada área. Luego, vaya un nivel más abajo para determinar las tareas y actividades clave para llevarlos a buen término. Asegúrese de indicar qué departamento es responsable de esos entregables y tareas. También asegúrese de indicar claramente qué es cada entregable o tarea, para que todos sepan qué son tres meses después cuando las personas pueden haber olvidado, dejado la empresa o cambiado de puesto.
Aunque el enfoque de arriba hacia abajo parece ser el enfoque más beneficioso, depende del conocimiento. Una organización puede ser nueva y, por lo tanto, no tener el conocimiento interno necesario, o una organización puede haber perdido a través de la rotación a expertos en la materia clave. Otro desafío con este enfoque podría ser que los expertos en la materia con el conocimiento de los entregables y tareas de alto nivel pueden no tener un conocimiento íntimo del nivel de detalle o de las tareas más pequeñas, lo que podría causar una brecha crítica o una preocupación de tiempo si no se planifica. Estas podrían ser personas más nuevas en la organización que saben cómo completar un cierto tipo de proyecto pero no conocen las complejidades de la cultura de la organización.
Enfoque de Abajo hacia Arriba
El enfoque de abajo hacia arriba es más un ejercicio de lluvia de ideas, durante el cual las personas de los diferentes equipos involucrados comparten las actividades que deben completarse. Esto es más una lista de tareas que una revisión estructurada de cómo se descompone cada tarea. Para utilizar el enfoque de abajo hacia arriba, el director de proyecto tendría que pensar en todas las partes involucradas y luego invitar a todos a un gran taller o solicitar la lista de actividades por correo electrónico. Para que el enfoque sea más útil, sería útil solicitar no solo los detalles sobre la actividad, sino también quién está involucrado en cada actividad y cuál es el resultado. Este enfoque es menos estructurado y carece de secuenciación lógica y, por lo tanto, podría ser más propenso a tener brechas. Este enfoque también puede no llegar al nivel más bajo, ya que a veces puede no estar claro en qué nivel se encuentran las tareas compartidas y a qué paquetes de trabajo están alineadas.
Aunque este enfoque es propenso a tener brechas, la lluvia de ideas a grandes rasgos puede llevar a descubrir tareas que podrían haber sido olvidadas o asumidas durante el enfoque de arriba hacia abajo, ya que las partes interesadas clave pueden no tener conocimiento de algunos de los detalles y tareas de bajo nivel. Además, en una organización donde el tipo de proyecto no se ha realizado antes o no hay experiencia interna en la materia, el enfoque de abajo hacia arriba podría ser útil para elaborar la historia de lo que se necesita y la experiencia que se necesitará para elaborar la imagen completa de esas necesidades.
Enfoque Híbrido
Aunque algunos se inclinan por un enfoque de todo o nada, una combinación de ambos enfoques puede llevar a la EDT más precisa. Para el enfoque híbrido, comience con el enfoque de arriba hacia abajo, descomposición organizada y lógica basada en expertos en la materia clave, conocimiento del director de proyecto, activos organizativos e información histórica del proyecto, y líderes de departamento y función. Utilice este detalle para crear la estructura de la EDT. Luego, comparta la EDT preliminar con personas adicionales de la organización que estén más involucradas en los detalles de funciones similares o actividades del departamento. Pregúnteles por correo electrónico o en una reunión si dentro de cada aspecto de la EDT, se han anotado todas las tareas que conocen. Si no es así, agregue eso a la EDT donde sea más apropiado para tener la imagen más precisa del trabajo. Luego, el enfoque de abajo hacia arriba se convierte en una herramienta para validar que todas las actividades estén incluidas y se estén planificando.
Finalizando el Enfoque
Ahora que se ha creado la EDT, ya sea mediante el enfoque de arriba hacia abajo, de abajo hacia arriba o una combinación, es fundamental realizar una revisión final con todas las partes interesadas. Asegúrese de incluir a todos los equipos que estarán involucrados en el proyecto o servicio. Una revisión en persona o virtual será más efectiva que compartir por correo electrónico. Sí, esto será otra reunión y los participantes pueden sentir que no tienen tiempo, pero realmente el equipo no tiene tiempo para perder y dejar de incluir aspectos del trabajo. Revisar componente por componente probablemente llamará la atención sobre algo que no se ha considerado o que no forma parte del flujo de trabajo correcto. Cuanto más cerca esté la EDT actual de ser precisa, más útil será para futuros programas. Las discusiones también sacarán a la luz detalles importantes que serán clave para el siguiente paso: convertir la EDT en un cronograma de proyecto. Independientemente del enfoque que se adopte, hágalo una práctica habitual utilizar una plantilla estándar y hacerlo parte del proceso de gestión de proyectos de su organización.
