Los gerentes de proyecto conocen la importancia de la documentación del proyecto. Los documentos del proyecto deben ser precisos y actualizados constantemente para mantenerse al día con el proyecto. Crear y gestionar la documentación del proyecto a lo largo del ciclo de vida del proyecto es fundamental para el éxito del proyecto, pero ¿por dónde empezar? Esta guía define qué es la documentación del proyecto y por qué es importante, además de describir los 15 documentos de proyecto principales que siempre debes crear para planificar y ejecutar tus proyectos.

¿Qué es la Documentación del Proyecto?

El término documentación del proyecto se refiere a los documentos de gestión de proyectos que se crean a lo largo del ciclo de vida del proyecto. Estos documentos, como el plan del proyecto, el cronograma del proyecto o el presupuesto del proyecto, definen las actividades, procedimientos y pautas que el equipo del proyecto debe seguir. La documentación del proyecto tiene varios propósitos, como la planificación del proyecto, la gestión de costos o la gestión de riesgos. Además, hay ciertos documentos de proyecto que deben crearse en una fase específica del proyecto, ya que preparan el terreno para el siguiente paso. Por ejemplo, el plan de gestión del proyecto debe crearse antes de que pueda comenzar la fase de ejecución del proyecto. El software de gestión de proyectos puede ayudarte a organizar y compartir información que es crucial para el éxito de tu proyecto. ProjectManager es un software de gestión de trabajo que tiene almacenamiento ilimitado de archivos y facilita la compartición de documentación del producto con tu equipo y partes interesadas. Todas sus múltiples vistas de proyecto comparten una fuente de información para mantener a todos en la misma página. Comienza gratis. ProjectManager tiene una vista de lista con almacenamiento ilimitado de archivos para hacer que la documentación del proyecto sea perfecta. Obtén más información.

Documentación del Proyecto por Fase del Proyecto

Los proyectos varían en tamaño y complejidad, y algunos requieren una documentación de proyecto más completa que otros. Aquí tienes una descripción general de algunos de los documentos de proyecto que generalmente se crean a lo largo del ciclo de vida del proyecto.

• Iniciación del Proyecto: carta del proyecto, resumen del proyecto, justificación del negocio, agenda de la reunión de inicio del proyecto
• Planificación del Proyecto: plan de gestión del proyecto, estructura de desglose del trabajo, presupuesto del proyecto, cronograma del proyecto, plan de gestión de cambios, plan de gestión del alcance, plan de gestión de riesgos
• Ejecución del Proyecto: informe de estado del proyecto, plantilla de lecciones aprendidas, hojas de tiempo, solicitudes de cambio, órdenes de cambio
• Monitoreo y Control del Proyecto: informe de estado del proyecto, plantilla de lecciones aprendidas, hojas de tiempo
• Cierre del Proyecto: plantilla de cierre del proyecto, lista de pendientes

Los 15 Documentos de Proyecto Principales para Incluir en tu Documentación del Proyecto

Aquí tienes una breve descripción de los documentos de proyecto importantes y una plantilla de gestión de proyectos correspondiente para cada uno de ellos. No olvides consultar nuestra biblioteca de plantillas de gestión de proyectos gratuitas, donde encontrarás docenas de plantillas para construir tu documentación del proyecto.

1. Plan del Proyecto: el plan del proyecto es el más completo de todos los documentos de gestión de proyectos porque recopila los documentos del proyecto que se crean durante la fase de planificación del proyecto. Por ejemplo, tu plan del proyecto debe incluir tu presupuesto del proyecto y tu cronograma del proyecto. Plantilla gratuita de plan del proyecto de ProjectManager. Descargar ahora.
2. Carta del Proyecto: la carta del proyecto se redacta durante la fase de inicio del proyecto y sienta las bases para el plan del proyecto. Los gerentes de proyecto utilizan las cartas de proyecto para proporcionar una visión general rápida del proyecto a las partes interesadas, patrocinadores y clientes. Plantilla gratuita de carta del proyecto de ProjectManager. Descargar ahora.
3. Justificación del Negocio: al igual que la carta del proyecto, un caso de negocio es un documento que se crea durante la fase de inicio para convencer a las partes interesadas del valor del proyecto explicando los posibles beneficios que podría tener para su organización. Plantilla gratuita de caso de negocio de ProjectManager. Descargar ahora.
4. Cronograma del Proyecto: a nivel básico, el cronograma del proyecto define la línea de tiempo para la ejecución de todas las tareas del proyecto. También puede incluir más detalles, como los recursos necesarios para cada tarea, quién es responsable de ella, la holgura o camino crítico de tu proyecto. El gráfico de Gantt de ProjectManager es la herramienta perfecta para crear un cronograma detallado del proyecto. El gráfico de Gantt de ProjectManager te ayuda a programar tareas, dependencias, recursos y más. Pruébalo gratis.
5. Registro de Riesgos: este documento te permite registrar todos los posibles riesgos del proyecto e incluye una breve descripción de su impacto y probabilidad potenciales. Un registro de riesgos es un documento de proyecto importante, ya que proporciona información importante para tu plan de gestión de riesgos que contiene todos los documentos, estrategias y pautas de gestión de riesgos. Plantilla gratuita de seguimiento de riesgos de ProjectManager. Descargar ahora.
6. Declaración de Alcance: una declaración de alcance define las actividades que se ejecutarán para completar un proyecto. Los gerentes de proyecto la utilizan para informar a las partes interesadas qué se hará y qué no se hará, de modo que las expectativas queden claras desde el principio. Forma parte del plan de gestión del alcance, un documento completo que explica los procedimientos y pautas relacionados con el alcance del proyecto. Plantilla gratuita de alcance del proyecto de ProjectManager. Descargar ahora.
7. Presupuesto del Proyecto: el presupuesto del proyecto es un documento de gestión de proyectos crítico. Para crear uno, deberás estimar los costos de tu proyecto, que incluyen mano de obra, materiales, equipos y todo lo que se necesita para ejecutar el proyecto. Plantilla gratuita de presupuesto del proyecto de ProjectManager. Descargar ahora.
8. Plan de Comunicación del Proyecto: un plan de comunicación establece todas las pautas para la comunicación entre los miembros del equipo y las partes interesadas del proyecto. Define los canales de comunicación que se utilizarán, el cronograma de comunicación y los roles y responsabilidades, entre otros detalles, para agilizar el proceso de comunicación a lo largo del ciclo de vida del proyecto. Plantilla gratuita de plan de comunicación de ProjectManager. Descargar ahora.
9. Informe de Estado del Proyecto: los informes de estado del proyecto son una herramienta de gestión de proyectos imprescindible porque te permiten verificar el estado de tu proyecto en cualquier momento y compartir datos con las partes interesadas para mantenerlas actualizadas. Los informes de estado son breves e incluyen solo la información más relevante. Plantilla gratuita de informe de estado de ProjectManager. Descargar ahora.
10. Plantilla de Cierre del Proyecto: siempre es necesario crear documentación del proyecto al final de la fase de cierre del proyecto. Esto se debe a que los gerentes de proyecto necesitan cerrar contratos, crear un documento de “lecciones aprendidas” y obtener la aprobación formal de las partes interesadas, entre otras tareas importantes. Todo esto debe documentarse para que nada se pierda. Plantilla gratuita de cierre de proyecto de ProjectManager. Descargar ahora.
11. Plantilla de Propuesta de Proyecto: una propuesta de proyecto es un documento de gestión de proyectos que proporciona una visión general rápida de las áreas clave de un proyecto. Su objetivo principal es convencer a las partes interesadas potenciales del valor del proyecto durante la fase de inicio. Debe ser un documento persuasivo que resalte los principales beneficios, objetivos y requisitos. Plantilla de propuesta de ProjectManager. Descargar ahora.
12. Plantilla de Resumen del Proyecto: un resumen del proyecto es un documento de una página que describe los aspectos más críticos de un proyecto, como su línea de tiempo, hitos, presupuesto, estado y los roles y responsabilidades de los miembros del equipo. Plantilla gratuita de resumen de proyecto de ProjectManager. Descargar ahora.
13. Plantilla de Carta de Equipo: una carta de equipo es un documento de gestión de proyectos que muestra los roles, responsabilidades, entregables y recursos de un equipo de proyecto. Ayuda a los gerentes de proyecto a comprender la carga de trabajo y los objetivos de cada miembro del equipo para una mejor planificación de recursos. Plantilla gratuita de carta de equipo de ProjectManager. Descargar ahora.

¿Qué Vale la Pena Documentar?

No importa la estructura de tu organización, la capacidad de registrar y documentar todos los aspectos de un proyecto es vital para ser un gerente de proyecto exitoso. Se deben mantener múltiples informes, gráficos, documentos, solicitudes de cambio e informes de estado a lo largo del ciclo de vida del proyecto, y la documentación sirve para unir las diferentes piezas de un proyecto y llevarlo a un final exitoso. Sin embargo, tu tiempo es limitado, al igual que la paciencia en la mayoría de las organizaciones para el papeleo tedioso. ¿Cómo puedes mantener la eficiencia y documentar eficazmente el proyecto? Considera lo siguiente para determinar qué vale la pena documentar:

• Todo lo relacionado con el cliente: imagina que un cliente cuestiona de repente una decisión que se tomó hace meses. El cliente dice que eligieron una dirección pero tu empresa decidió seguir otro camino durante la implementación. La documentación clara de las reuniones con los clientes, incluidas las notas con fechas, horarios y asistentes, ayuda a resolver malentendidos.
• Dictados legales: para ciertos proyectos, los equipos legales deben revisar la documentación durante el proyecto. Para proyectos públicos, puede haber procesos de supervisión y revisión que analizan un proyecto después de su finalización. Conoce los requisitos de documentación que tu equipo legal necesita antes de que comience tu proyecto. Ponerse al día en este tipo de entorno es arriesgado.
• La cantidad correcta de proceso: si bien no quieres perderte en la documentación de tanto del plan y proceso que no estás procesando realmente, quieres tener cierta definición en torno al plan y los objetivos del proyecto. Deja que la estructura organizativa guíe cuántos procesos documentar. Por ejemplo, tratar de operar sin procesos en un proyecto que requiere documentación legal solo pondrá a tu proyecto en problemas. Cuando tengas dudas, la mejor opción es documentar.
• Cambios en el proyecto: los informes de proyecto en curso son esenciales para documentar, especialmente a medida que los objetivos del proyecto cambian. Idealmente, tendrás una herramienta de gestión de proyectos en línea en tiempo real para que tus cambios de recursos y tareas se programen en vivo y los problemas se capturen a medida que ocurren. Sin embargo, los impactos más grandes en el plan del proyecto deben agregarse a la documentación del proyecto de manera controlada en una versión. Plantilla gratuita de seguimiento de cambios de ProjectManager. Descargar ahora.

Mejores Prácticas de Documentación del Proyecto

Entonces, ¿cuáles son las mejores estrategias que debes utilizar para mantener tu documentación efectiva, eficiente y oportuna? Para alinear tu documentación según las mejores prácticas, debes:

• Tomarte el tiempo: ¡usa tu calendario! Muchas personas piensan que los calendarios solo sirven para programar reuniones. No es así. Úsalo para programar bloques de 2-3 horas de tiempo ininterrumpido para armar un documento esencial. En lugar de recibir llamadas o conversar con un compañero de trabajo, tómate el tiempo para concentrarte en la escritura. Con tiempo y atención enfocados, podrás hacer un progreso significativo. Del mismo modo, programa bloques de 10-15 minutos en tu calendario cada semana para revisar y actualizar la documentación.
• Tener el nivel correcto de detalle: armar documentación para ingenieros es diferente de los documentos que presentas a ejecutivos. Los ingenieros necesitan detalles que tú puedes proporcionar, mientras que los ejecutivos no tienen tiempo para perderse en detalles. Solo quieren viñetas, la conclusión y los próximos pasos. Depende de ti determinar el nivel correcto de documentación para la audiencia adecuada.
• Usar un almacenamiento inteligente: tu documentación debe ser fácil de encontrar. La documentación no sirve de nada si está enterrada bajo una roca donde nadie puede encontrarla. Esto incluye asegurarse de que la infraestructura esté en su lugar para acceder a la documentación en línea y que la estructura y jerarquía de carpetas sean fáciles e intuitivas de entender.
• Compartir con otros: a la mayoría de las personas les disgusta armar documentación, pero les encanta cuando se les presenta empaquetada. ¡Te sorprenderá gratamente que las personas realmente lean la documentación! Utiliza tu software de gestión de proyectos en línea para almacenar tus documentos en línea con el proyecto, idealmente en un entorno colaborativo y seguro. Plantilla gratuita de gestión de documentos de ProjectManager. Descargar ahora.
• Control de versiones y actualización: mantener la documentación del proyecto actualizada y actualizada es un desafío. Es fácil llegar al punto de la versión inicial, pero es doloroso volver atrás y actualizar la documentación y mantener el control de versiones. La mayor ayuda es la infraestructura del repositorio de documentos que tienes en su lugar. El control de versiones automático te permite gestionar este proceso y los consumidores de tu documentación siempre confían en que tienen la última versión.

Cómo ProjectManager Ayuda con la Documentación del Proyecto

ProjectManager es un software de trabajo y gestión de proyectos que conecta equipos híbridos y fomenta la colaboración. Todos los documentos del proyecto se pueden almacenar en la herramienta y todos los que necesiten acceso a los documentos lo tendrán. Puedes crear planes de proyecto y mucho más, lo que convierte a ProjectManager en el único software que necesitas para el éxito del proyecto.

Crea Planes de Proyecto en Gráficos de Gantt Interactivos

Uno de los documentos de proyecto más importantes es tu plan de proyecto. Puedes crear y compartirlo con nuestro gráfico de Gantt, que organiza todas tus tareas, vincula dependencias y traza hitos para ayudarte a cumplir con el cronograma. Incluso filtra la ruta crítica. Nuestros gráficos de Gantt en línea ofrecen datos en tiempo real y son fáciles de compartir para que todos siempre trabajen con los datos más actuales.

Monitorea tu Proyecto con Paneles en Tiempo Real

Tu documentación del proyecto solo sienta las bases para la ejecución de tu proyecto. Para cumplir con esos planes, necesitas tener una forma de monitorear el progreso y el rendimiento en tiempo real. Nuestro panel en vivo recopila, calcula y proporciona métricas en tiempo real para el tiempo, la carga de trabajo y más. A diferencia de otras herramientas, no se necesita configuración. Ves lo que está sucediendo a medida que se desarrolla el proyecto.

Profundiza en los Datos con Informes con un Clic

Cuando una vista de alto nivel no es suficiente, puedes generar informes de proyecto con solo presionar una tecla. Obtén más información sobre tus costos, progreso y más. Todos los informes se pueden filtrar para mostrar solo los datos que deseas ver. Puedes adjuntar informes a correos electrónicos de las partes interesadas o imprimirlos para presentaciones.

ProjectManager es una herramienta flexible que te permite actualizar tu documentación del proyecto según sea necesario a medida que los proyectos cambian. Todos están actualizados con notificaciones por correo electrónico o alertas en la aplicación para que nunca haya confusión sobre lo que se espera.

Utiliza una herramienta que gestione tu plan de proyecto, recursos, costos y equipo mientras almacena toda la documentación del proyecto que debes entregar para lograr el éxito.

Conclusión

Si bien la documentación puede ser la pesadilla de tu proyecto, la necesitas. Hay herramientas que pueden ayudarte a hacerlo más fácil, mejor y más rápido. El conjunto de software en línea de ProjectManager es una excelente herramienta colaborativa para crear y almacenar tu documentación del proyecto para un acceso más fácil y compartir documentos con tu equipo. Comienza gratis.