Como escritores técnicos y comunicadores, debemos comunicarnos y colaborar de manera efectiva. Si seguimos algunas reglas básicas sobre habilidades interpersonales, podemos asegurarnos de que la comunicación verbal y escrita con las personas sea exitosa. ¿Cómo podemos lograr esto? Construyendo relaciones.
Asegúrate de prestar atención a los demás cuando hablan. Míralos a los ojos y muestra interés genuino en lo que están diciendo asintiendo o sonriendo. Repite lo que escuchaste para asegurarte de que se comprendió y verificó lo que se dijo. Evita malentendidos tomando buenas notas, pero trata de no apartar la mirada del interlocutor con demasiada frecuencia mientras tomas notas.
Construye una buena relación para intercambiar información más fácilmente. Presta mucha atención a lo que se dice y escucha lo que quieren y lo que saben. Sé honesto y abierto al hablar sobre cualquier información compartida o necesaria. Cuando compartas información que tienes, sé abierto y confiable. No hay necesidad de ocultar nada si toda la información es verídica. Responde las preguntas con sinceridad para generar confianza.
Haz que la conversación se base en datos. Ten tus datos listos para una presentación o para argumentar convincentemente. Úsalos para ayudar a respaldar tus puntos. Los datos son hechos reales y objetivos. Una vez mostrados y explicados, la información será más fácilmente comprendida y retenida. Además, proporciona imágenes visuales para representar los datos. Esto ayuda a que otros asimilen la información más fácilmente.
Invita a otros a unirse a la conversación. Aprovecha los encuentros informales para que las personas se abran más y revelen aún más información o detalles. Abrir la comunicación dentro de un grupo puede generar más ideas y preguntas que deben ser respondidas. Permitir que otros den sus opiniones y pensamientos puede abrir nuevos temas a través de la reflexión y, paradójicamente, plantear más desafíos. Este último punto es algo positivo, ya que motiva a otros a explorar otras áreas. Sorprendentemente, esto puede llevar a innovaciones, mejoras y un aumento en la productividad. Además, involucrar a otros puede proporcionar nuevos diseños, conceptos y perspectivas.
Cuando se tiene una conversación que involucra a más de dos personas, se deben tomar precauciones. Esto ocurre cuando una persona domina la conversación, no permitas que esto suceda. Si eres el iniciador de la conversación (y/o reunión), siempre debes mantener el control. Las personas pueden desviarse del enfoque principal de un tema, lo que puede hacer que se pierda el propósito de la conversación. Intenta mantener las conversaciones (y/o reuniones) enfocadas en la tarea.
En resumen, los trabajadores y compañeros de trabajo funcionan mejor cuando trabajan con personas con las que se sienten cómodos. Por lo tanto, es mejor mostrar interés en las personas con las que te estás comunicando. La información fluirá más fácilmente, es decir, una interacción relajada permite una mejor colaboración y el intercambio de más información. Construir relaciones personales es importante para ayudarte a completar tus tareas y, por lo tanto, tus escritos.
