Uno de los mayores contribuyentes al éxito en la adopción de usuarios finales al inicio de un proyecto de implementación de un ERP puede atribuirse a la efectividad de la capacitación. Los sistemas más adecuados pueden tener dificultades en la práctica si no son adoptados y utilizados por los empleados como fueron diseñados. La capacitación de usuarios finales puede parecer una tarea masiva dentro de la organización. El desafío a menudo se agrava por aquellos individuos encargados de brindar la capacitación, especialmente si no son “entrenadores” por habilidad o educación. Como ocurre con la mayoría de las tareas críticas y complejas, el mejor enfoque es una planificación meticulosa, completada mucho antes del inicio de los eventos de capacitación. Algunas consideraciones al pensar en el enfoque de planificación son:

1. Capacitación enfocada en la audiencia: Conozca el nivel de comprensión de las personas que recibirán la capacitación de ERP, para asegurarse de que se les aborde al nivel adecuado. El enfoque de la capacitación ejecutiva es diferente al de la capacitación del personal de línea para una función determinada. Asegúrese de abordar al usuario sobre los temas de su interés. Incluso cuando se capacita sobre el mismo tema, no siempre hay una talla única para todos. Alinee su mensaje, objetivo, contenido y ejercicios con la audiencia.
2. Manténgalo simple: Uno de los errores comunes en la capacitación es exponer a los usuarios a información que no necesitan conocer. Desea que los usuarios comprendan los pasos que deben realizar y ejecuten un proceso y las implicaciones que esas acciones tienen. Sin embargo, los usuarios finales no necesitan conocer los detalles internos del sistema o los procesos que no afectan su uso del sistema para realizar tareas diarias. Manténgase enfocado en asegurar que el usuario pueda realizar sus tareas. A veces, menos es más, y no es necesario explicar la configuración del sistema. Manténgase enfocado en el “CÓMO” y dedique menos tiempo a explicar el “POR QUÉ”.
3. Enfoque iterativo: A medida que evoluciona un programa de capacitación, asegúrese de considerar la incorporación del concepto de aprendizaje incremental. Especialmente si las tareas o procesos son complejos, capacite utilizando un enfoque tradicional basado en niveles (es decir, 101, 201, 301), comenzando con elementos fundamentales y componentes más simples y aumentando en complejidad a través de sesiones adicionales. Al comienzo de cada nueva sesión, asegúrese de que la capacitación anterior se haya comprendido a través de pruebas/interrogantes activas para poder construir sobre la base educativa ya capacitada.
4. Capacitación práctica: La capacitación práctica implica “enseñar a otros cómo hacer algo”, por lo tanto, los usuarios deben “tocar” el sistema como parte de la capacitación para retener mejor el contenido. Muchas personas aprenden mejor haciendo. Los usuarios también pueden hacer preguntas con mayor facilidad cuando están trabajando en pasos prácticos de instrucción. La capacitación basada en ejercicios es muy necesaria y útil. Muestre el concepto y luego haga que los usuarios realicen las tareas. La ejecución también tiende a parecer mucho más simple y fluida cuando es presentada por un entrenador experimentado. Espere que los nuevos usuarios quieran seguir cada pequeño paso o entrada para sentirse preparados y cómodos para la ejecución en vivo.
5. Documentación de capacitación: La capacitación para prepararse para una implementación de ERP a menudo es una serie de eventos especializados que preceden al inicio. Tenga en cuenta que cada organización tiene rotación de personal y que los nuevos empleados necesitarán capacitación en algún momento en el futuro. La capacitación debe registrarse para futuras capacitaciones de nuevos empleados y es fundamental para garantizar la consistencia de las necesidades de capacitación futuras. La documentación de capacitación puede incluir ayudas de trabajo documentadas y capacitación basada en ejercicios impresa. La capacitación grabada en video/voz también puede ser muy efectiva para poner al día rápidamente a los nuevos usuarios. El beneficio de la capacitación grabada es que el contenido se mantiene consistente. Al crear documentación de capacitación, asegúrese de que esté bien organizada y accesible para los empleados según sea necesario.
6. Estructura de soporte: Una vez que los usuarios están capacitados, no olvide proporcionarles contactos para soporte continuo y preguntas que surjan cuando estén trabajando en el nuevo sistema. La capacitación basada en video, como se mencionó anteriormente, puede ser un mecanismo de soporte de autoservicio para los usuarios, además del soporte en vivo, como superusuarios o entrenadores. La capacitación es una parte crucial de cualquier implementación de ERP y muchos de los clientes con los que trabaja Panorama en implementaciones de ERP problemáticas dicen que los usuarios no recibieron una capacitación adecuada. Esto no siempre significa que la capacitación no haya llevado suficiente tiempo, sino que la capacitación no se ejecutó de manera que garantizara el éxito. Considere los elementos que hemos enumerado para ayudar a preparar a su equipo para el éxito de la capacitación o comuníquese con Panorama Consulting para ayudar a validar o diseñar su plan de capacitación del nuevo sistema. Descargue Cómo Obtener Más de su Sistema ERP Actual.