Uno de los mayores beneficios de la gestión de proyectos es que permite a las organizaciones orientadas a proyectos crear un marco de toma de decisiones dentro de un proyecto y, con suerte, dentro de la organización. A medida que cada vez más organizaciones se convierten en organizaciones orientadas a proyectos, la necesidad de asegurarse de que exista un marco para garantizar la alineación entre los proyectos y la estrategia se ha convertido en un requisito previo para el éxito a largo plazo. La alineación estratégica en una organización puede ayudar a garantizar que los recursos se asignen correctamente. Es menos probable que se emprendan proyectos si no están alineados con la visión a largo plazo de la organización, y esta alineación puede ser útil como herramienta de reclutamiento porque la organización puede prometer a la fuerza laboral móvil la oportunidad de trabajar en proyectos de mayor valor. Aquí hay algunos pasos que puede seguir para alinear sus proyectos existentes y futuros con los objetivos estratégicos de su organización:
Revisar cada proyecto
Este primer paso requerirá que comprenda la estrategia general a largo plazo de su organización. Una vez que tenga una idea de dónde quiere llegar usted y su organización, puede comenzar a revisar todos los proyectos en curso y todos los proyectos en proceso para asegurarse de que sean consistentes con los objetivos generales de su organización. Al revisar estos proyectos, debe tener en cuenta varias cosas:
- Establecer expectativas realistas. Entienda que la dirección y los ejecutivos de la organización son los propietarios del portafolio de proyectos en los que usted y sus equipos están trabajando. Esto significa que, incluso si no es un ejecutivo, es posible que encuentre que algunos proyectos que no están alineados con la estrategia general de la organización aún avanzan y se llevan a cabo. Por lo tanto, desde el principio, debe comprender que incluso el mejor esfuerzo estratégico puede ser frustrado.
- Consultar a los principales interesados. Esto es importante porque cada interesado clave tendrá una opinión e idea de por qué se emprendió un proyecto y por qué es importante. A partir de esta información, puede aprender cosas sobre cómo se construyó la decisión de emprender el proyecto, lo que le ayudará a comprender mejor dónde o por qué el proyecto se ajusta a la estrategia en el momento actual.
- Recordar: el cambio sucede. Las organizaciones y las prioridades son entidades vivas. Mike Tyson dijo algo así como “todos tienen una estrategia hasta que les golpean en la boca”. La misma idea se aplica a la estrategia de su organización. Es genial y perfecta hasta su primer encuentro con el mundo real. Por lo tanto, debe estar preparado y comprender que los proyectos y las estrategias son entidades vivas que crecerán y cambiarán a medida que interactúen con el mundo. Esto puede ser un evento positivo o negativo, dependiendo de cuán aferrada esté la organización a la estrategia inicial.
- Está bien cancelar (proyectos). Finalmente, lo más importante que debe recordar es que está bien cancelar proyectos. La idea de tratar de salvar un costo hundido puede realmente obstaculizar a una organización. No importa cuán racional sea detener el gasto de dinero en un proyecto que no está alineado o que está tan desviado que nunca habrá forma de capturar valor del proyecto, muchas organizaciones se aferran tanto a la inversión ya realizada que continúan haciendo todo lo posible para recuperar algo del proyecto. Para alinear de manera más efectiva la estrategia con sus proyectos, debe darse cuenta rápidamente de que no solo está bien, sino que es necesario cancelar algunos proyectos porque ya no tienen la misma prioridad en la organización.
Crear un marco de toma de decisiones
En algunas organizaciones, este marco puede tomar la forma de una oficina de gestión de proyectos (PMO). En otras organizaciones más pequeñas, este marco puede recaer en un ejecutivo o un gerente de proyectos al que se le ha asignado la capacidad de tomar decisiones “sí” o “no” sobre proyectos en función de la importancia estratégica de un proyecto para la estrategia de la organización. Para crear un marco de toma de decisiones efectivo, debe pensar en tres conceptos importantes al tomar sus decisiones estratégicas:
- Primero, el propósito comercial de un proyecto debe declararse claramente. Al establecer claramente el propósito comercial de un proyecto desde el principio, es mucho más fácil tomar una decisión sobre si este proyecto se alinea o no con la estrategia de su organización. Esto le permite tomar una decisión “sí” o “no” con bastante confianza. Pensar en términos de propósito comercial requerirá que dedique mucho tiempo a centrarse en obtener la mayor cantidad de información tangible posible sobre los proyectos que está evaluando. De lo contrario, su toma de decisiones puede ser menos exitosa porque puede confundir valores intangibles y métricas irrelevantes con valores reales, verdaderos y estratégicamente alineados, lo que puede destruir su marco desde el principio.
- Segundo, piense en cualquier consideración especial que esté en juego con su proyecto, su organización, sus clientes o su mercado. Las organizaciones y sus proyectos no existen en el vacío, por lo que no considerar la realidad del entorno en el que usted forma parte es una mala toma de decisiones. La verdad es que la decisión de trabajar en un proyecto está impulsada tanto por la personalidad y el deseo como por la utilidad y el propósito estratégico con más frecuencia de lo que nos gustaría admitir. Por lo tanto, es importante reconocer estas situaciones cuando ocurren para tener la oportunidad de reorientar un proyecto de manera que funcione con estas consideraciones al tiempo que hace todo lo posible para alinear el proyecto con las ambiciones estratégicas de la organización.
- Tercero, piense en las iteraciones que el proyecto puede lograr a medida que avanza. Al igual que cuando está revisando sus proyectos, aquí también debe recordar que los proyectos y las estrategias son entidades vivas. A medida que el proyecto avanza, debería estar obteniendo nueva información sobre el proyecto, el mercado y la probabilidad de que el proyecto tenga éxito en relación con los objetivos estratégicos para los que fue aprobado. Debido a que no está tomando sus decisiones en el vacío, es importante construir y planificar la idea de que debe esperar cambios y que debe adaptarse de manera proactiva.
Establecer prioridades
La conclusión lógica de revisar sus proyectos y crear un marco de toma de decisiones es establecer prioridades para sus proyectos basadas en la situación de su organización en el momento en que toma la decisión. Si bien establecer prioridades puede ser difícil, es necesario para que la organización pueda capturar valor de su planificación estratégica. La clave para establecer prioridades es:
- Definir la alineación. La alineación entre proyectos y estrategias no debe ser el único marcador verdadero de cualquier decisión que tome o sugiera, incluso sabiendo qué consideraciones están en juego. Esto le permite reconocer la mejor acción y tomar decisiones posteriores en función de por qué está siguiendo o no esta acción.
- Medir los proyectos. Otorgue más peso a los proyectos que acelerarán el crecimiento de la organización y el logro de los objetivos a largo plazo. No se puede afirmar con claridad que cada vez que tenga la oportunidad de ofrecer un avance inmediato y significativo hacia un objetivo, debería hacerlo. Porque estos éxitos ciertamente ayudarán a aumentar su capacidad para tener una mayor influencia en el futuro y el éxito a menudo proporcionará una mayor motivación para todos los involucrados.
- Establecer pautas y expectativas claras para la revisión. Como hemos discutido a lo largo, las estrategias y los proyectos son entidades vivas. Por lo tanto, para garantizar que sus prioridades mantengan su capacidad para generar resultados positivos, establezca algunas salidas claras para la revisión y reevaluación. Esto le ayudará a superar cualquier inclinación a permitir que su estrategia y proyectos funcionen en piloto automático.
