La gestión de proyectos comienza con un plan, uno que es abstracto hasta que se ejecuta. Pero la ejecución del proyecto es ciega sin una forma de medir el progreso y el rendimiento. Primero necesitas una línea base del proyecto para capturar ese plan y compararlo con tu progreso real. Esto te permite ver dónde te encuentras. Una vez que has establecido una línea base, existen muchas técnicas que pueden ayudar con la gestión del rendimiento. La gestión del valor ganado (EVM) es una de esas técnicas que, en un sistema integrado único, puede predecir con precisión los problemas para que puedas gestionar mejor el rendimiento del proyecto.
¿Qué es la Gestión del Valor Ganado (EVM)?
Como se mencionó, la EVM es una técnica que los gestores de proyectos utilizan para realizar un seguimiento del rendimiento de sus proyectos en comparación con las líneas base del proyecto. A menudo, el progreso de un proyecto se considera adelantado o retrasado y por encima o por debajo del presupuesto. Sin embargo, ¿qué pasa si estás adelantado en el cronograma, pero los costos son más altos que tu presupuesto planificado? O, ¿qué pasa si estás retrasado en el cronograma, pero los costos son más bajos de lo que calculaste inicialmente? El software de gestión de proyectos puede ayudarte con el análisis de variaciones. ProjectManager tiene paneles en tiempo real que recopilan datos en vivo y calculan automáticamente análisis de variaciones para ti. Los resultados se muestran en gráficos coloridos que representan la variación de costos, la variación de cronograma y más. ¡Además, no se requiere configuración! Monitorear las seis métricas del proyecto mostradas en el panel en tiempo real es la forma de realizar un seguimiento de tu proyecto a medida que se desarrolla. Comienza hoy mismo con ProjectManager de forma gratuita. ProjectManager tiene paneles en vivo para realizar análisis de variaciones en tiempo real. Obtén más información.
Conceptos Fundamentales de la Gestión del Valor Ganado
El análisis del valor ganado basado en una línea base de medición del rendimiento es cómo puedes comparar tu plan de proyecto con la ejecución del proyecto. Esto permite a los gestores de proyectos responder tres preguntas: ¿Dónde estábamos, dónde estamos ahora y hacia dónde vamos? Esto requiere acceder a los siguientes puntos de datos:
- Valor Planificado (PV): El valor planificado es donde deberían estar tus tareas del proyecto en un punto específico del cronograma y la estimación de costos. Estos dos valores son el valor planificado de dónde esperas estar dentro del período de informe actual. Este valor puede ser acumulativo o actual. El primero es el presupuesto aprobado para las actividades planificadas que deben realizarse generalmente durante todo el proyecto. El último es el presupuesto aprobado para las actividades planificadas que se realizan durante un período específico del proyecto, ya sea días, semanas o meses. Valor Planificado (PV) = % de proyecto completado (planificado) * Presupuesto del Proyecto
- Costo Real (AC): Este es el costo real del trabajo que se ha completado durante un período específico del proyecto. El valor se refiere a lo que se ha gastado, ya sea acumulativo o actual. Es decir, el costo real del trabajo realizado hasta el punto en el que se está calculando o durante un período determinado de días, semanas o meses. Costo Real (AC) = Costos reales hasta la fecha
- Valor Ganado (EV): Esta es la cuantificación del valor del trabajo que se ha realizado hasta una determinada fecha del proyecto. El valor ganado acumulativo es la suma del presupuesto de todo el proyecto hasta la fecha del cálculo, mientras que el valor ganado actual solo se lleva a cabo durante un período determinado. Valor Ganado = % de trabajo completado * BAC (Presupuesto de Finalización)
¿Cómo se Calcula la Gestión del Valor Ganado?
Ahora que hemos aprendido sobre los conceptos fundamentales de la EVM, aprendamos cómo calcular la gestión del valor ganado. Para hacerlo, utilizaremos fórmulas simples de gestión del valor ganado, que se explican a continuación.
Fórmulas de la Gestión del Valor Ganado
Existen cálculos que se pueden hacer de manera rápida y sencilla para ejecutar la EVM. Las fórmulas de la EVM se pueden dividir en dos grupos: índices de rendimiento y fórmulas de análisis de variaciones. Aquí están:
- Variación de Cronograma (SV): La variación de cronograma es una forma para que los gestores de proyectos determinen cuánto están adelantados o retrasados en el proyecto. La fórmula para calcular esto es la siguiente. Variación de Cronograma (SV) = Valor Ganado (EV) – Valor Planificado (PV)
- Variación de Costo (CV): La variación de costos es la diferencia entre el costo real del proyecto en el momento en que se calcula y el costo presupuestado planificado para ese período de tiempo en el plan del proyecto. La fórmula es la siguiente. Variación de Costo (CV) = Valor Ganado (EV) – Costo Real (AC)
- Índice de Rendimiento del Cronograma (SPI): El índice de rendimiento del cronograma es un subconjunto de la EVM, que muestra si un proyecto está adelantado o retrasado en el cronograma. Calcula la relación entre el trabajo realizado y el trabajo programado. La fórmula para esto es la siguiente. Índice de Rendimiento del Cronograma (SPI) = Valor Ganado (EV) / Valor Planificado (PV)
- Índice de Rendimiento de Costo (CPI): El índice de rendimiento de costo mide la eficiencia de los costos en el proyecto. Se muestra en una relación entre el valor ganado y los costos reales. Índice de Rendimiento de Costo (CPI) = Valor Ganado (EV) / Costo Real (AC)
La EVM es Genial, Con Algunas Precauciones
La EVM es una técnica que puedes utilizar para gestionar y controlar tu proyecto, pero la EVM no lo soluciona todo. No siempre funciona en tu proyecto y no es una solución mágica que pueda resolver todos los problemas del proyecto. De hecho, tiene algunas desventajas. No puedes depender únicamente de la gestión del valor ganado. Recuerda, solo está calculando un único punto de datos objetivo. El valor ganado de tu proyecto puede cambiar y cambiar rápidamente. Naturalmente, los costos y el progreso rara vez se reflejan en el proyecto real como lo están cuando estás ejecutando el proyecto. Por lo tanto, la EVM actúa como una salvaguardia y proporciona datos útiles. Es mejor realizar estos cálculos mensualmente o con mayor frecuencia si tu proyecto es de corta duración.
La EVM no Garantiza la Calidad
Hay algunas cosas a las que la EVM no ofrece una visión, como la satisfacción del cliente y la calidad del proyecto. El rendimiento del proyecto en relación con factores importantes como el cronograma y el presupuesto se rastrean con la EVM. Pero un proyecto exitoso no es simplemente aquel que se entrega a tiempo y dentro del presupuesto. Si tu cliente está insatisfecho o la calidad del proyecto o servicio es deficiente, hay un gran problema independientemente de si se cumplen los plazos y los requisitos presupuestarios.
Sin Datos Precisos, la EVM no Sirve de Nada
Si no incluyes todos los costos reales en tus cálculos, tus resultados no reflejarán con precisión el progreso o el rendimiento del proyecto. Si estás utilizando software que realiza automáticamente estos cálculos, debes tener el doble de precaución, ya que podría pasar por alto datos críticos y darte un resultado engañoso.
La EVM Necesita Contexto
Finalmente, no te limites a entregar los números a los clientes, las partes interesadas o a quien estés informando, necesitan saber qué significan esos números y cómo los estás utilizando. Sé claro en tu lenguaje y evita el jerga. Tú sabes de qué estás hablando, pero es importante que quien te escucha también lo entienda. No lo simplifiques demasiado, por supuesto; simplemente habla de manera clara y sencilla. Ser capaz de comunicar eficazmente la EVM es tan importante como ser capaz de calcularla.
Mide el Rendimiento con ProjectManager
Calcular el rendimiento es crucial para mantener los proyectos en el cronograma y dentro del presupuesto, pero ¿qué pasa si no tienes una calculadora? En serio, es mucho trabajo recopilar todos esos datos y calcular cada ecuación. Si bien es importante, te aleja de otros problemas importantes, ¡y se puede automatizar fácilmente! ProjectManager es un software galardonado que calcula automáticamente los datos en tiempo real para brindarte la información que necesitas y realizar un seguimiento del rendimiento de tu proyecto. Cada vez que un miembro del equipo actualiza su estado, esos datos se comparten en todo nuestro software, lo que te permite tomar decisiones basadas en datos fácilmente.
Haz un Seguimiento de tu Trabajo con Informes en un Clic
Para obtener una visión más profunda de los datos que el panel en tiempo real no puede proporcionar, utiliza informes en un clic. Puedes generar rápidamente informes de estado y de cartera, así como informes sobre costos, tiempo, carga de trabajo y más. Además, puedes filtrar fácilmente cada informe para mostrar solo la información que te interesa. Luego, comparte los informes como archivos adjuntos en PDF o incluso imprímelos para presentaciones a las partes interesadas y mantener a todos actualizados. Si notas una discrepancia y quieres investigar más a fondo para descubrir cuál es el problema, tenemos una función de informes que se vuelve más detallada. Puedes filtrar los resultados del informe para mostrar solo los datos que deseas. Estos informes también se pueden compartir, por lo que si solo estás realizando un seguimiento del progreso para presentarlo a tus partes interesadas, estamos cubiertos.
Visualiza el Progreso del Proyecto
Debido a que nuestro software se actualiza constantemente, puedes realizar un seguimiento de tu proyecto desde muchos puntos. Por ejemplo, nuestro diagrama de Gantt en línea es excelente para planificar y programar tu proyecto, pero también tiene una función de monitoreo. La barra de duración que vincula la fecha de inicio y finalización de una tarea en la línea de tiempo del proyecto reflejará el progreso de tu equipo con indicadores para indicar qué tan cerca está la tarea de completarse. Nuestro software funciona con tus otras herramientas de valor ganado para brindarte una imagen completa del rendimiento de tu proyecto. No solo eso, ofrecemos una amplia gama de herramientas de gestión de proyectos que funcionan juntas para asegurarse de que tus proyectos estén funcionando y cumpliendo las expectativas de las partes interesadas. Nuestro software hace que conocer tu valor ganado sea más sencillo. ProjectManager es un software de gestión de proyectos basado en la nube que facilita la medición del progreso y la realización de la EVM. Con su panel en tiempo real, las métricas del proyecto se calculan al instante con datos en vivo y se presentan en gráficos y diagramas fáciles de leer que se pueden compartir con un solo clic. Pruébalo tú mismo con esta prueba gratuita de 30 días.
