Si eres un fabricante, necesitas conocer sobre la gestión de relaciones con proveedores (SRM). Tu negocio depende de llevar productos a un público objetivo. Eso no puede suceder sin un flujo constante de materias primas y otros suministros necesarios. Es por eso que gestionar tus relaciones con proveedores y vendedores es fundamental para mantener una empresa manufacturera viable.

¿Qué es la Gestión de Relaciones con Proveedores?

La gestión de relaciones con proveedores (SRM) es una forma de administrar el trabajo con proveedores que suministran bienes, materiales y/o servicios a un fabricante. Implica evaluar cada una de esas relaciones y determinar cómo estrategizar para mejorar su desempeño en relación a un negocio manufacturero. Esto se logra al analizar cada uno de los proveedores que suministran algo a un fabricante y determinar cuál de esos proveedores es más importante para el negocio en términos de continuidad y desempeño. A través de estas evaluaciones, los gerentes pueden cultivar una mejor relación de trabajo con los proveedores que les suministran. La SRM es utilizada por profesionales involucrados en la gestión de cadenas de suministro. Ellos son quienes están en comunicación frecuente con los proveedores debido a la gestión de compras, gestión de proyectos y operaciones. Es por eso que la SRM a menudo se denomina gestión de cadenas de suministro. También está relacionada con lo que comúnmente se conoce como gestión de proveedores y procesos de adquisición. Sin embargo, existen diferencias entre la gestión de relaciones con proveedores y estos otros campos relacionados. Los costos y los acuerdos de servicio entre proveedores y organizaciones son el objetivo de la gestión de proveedores. Las compras en sí mismas son el objetivo de la adquisición, ya que se ocupa del pedido, contrato, facturación y pago de esas adquisiciones.

Beneficios de la SRM

Parte de tener un negocio exitoso es aumentar la eficiencia. Esto es más fácil decirlo que hacerlo, especialmente en la industria manufacturera donde hay proveedores externos que son responsables de suministrar a tu organización los materiales que necesita para crear productos. Para aumentar la eficiencia y, a su vez, los beneficios, las empresas emplean la gestión de relaciones con proveedores, entre otras técnicas, para llevar a cabo un mejor negocio. Los beneficios de utilizar la SRM son muchos, pero todos contribuyen a un mejor resultado final.

Ahorro de Costos

Las relaciones con los proveedores se basan en incentivos financieros. Al comenzar nuevas relaciones con proveedores, los costos de configuración pueden ser elevados. La SRM es un medio de reducción de costos al encontrar una relación mutuamente beneficiosa para ahorrar dinero a largo plazo. Desarrollar estas relaciones de cooperación con los proveedores también puede ayudar a reducir problemas de disponibilidad, retrasos, problemas en la calidad de los materiales y más, lo que en última instancia ayuda a los clientes.

Mayor Eficiencia

Tener relaciones con proveedores evita problemas que de otra manera podrían surgir debido a una comunicación deficiente o inexistente. Desarrollar una relación con un proveedor significa construir confianza, lo que facilita mejores condiciones de trabajo. Esto permitirá un flujo más suave de la cadena de suministro. Eso significa menos interrupciones y, cuando hay problemas, tener una conexión sólida con los proveedores ayudará a resolverlos más rápido.

Menor Fluctuación de Precios

Los precios de los productos básicos pueden ser volátiles y a los clientes no les gusta ver el costo de sus productos aumentando. Cuando un fabricante utiliza la SRM, a menudo puede establecer un precio para los materiales, por lo que si hay fluctuaciones en el mercado, sus costos se mantienen iguales. Muchos proveedores están dispuestos a ofrecer precios fijos si el fabricante está dispuesto a firmar un contrato a largo plazo.

Mejora Continua

Construir una conexión mutuamente beneficiosa entre los fabricantes y sus proveedores no solo genera confianza, sino que también abre la puerta a comentarios y al flujo libre de ideas. Esta comunicación conduce a una mayor eficiencia, procesos más eficientes y un mejor servicio al cliente. Tener un software de gestión de proyectos para conectar pedidos, control de inventario y más puede facilitar estos beneficios.

Proceso de Gestión de Relaciones con Proveedores

La SRM se trata de planificar, rastrear, estructurar relaciones y optimizar procesos. Todo esto sirve para ofrecer una mayor eficiencia y ahorrar dinero sin descuidar la calidad. Para que la gestión de relaciones con proveedores sea exitosa, debe enfocarse en los procesos entre la empresa y sus proveedores a nivel operativo, táctico y estratégico. Por lo tanto, la SRM debe ser flexible y capaz de responder rápidamente a los cambios. Es por eso que el proceso de gestión de relaciones con proveedores es tan importante. Debe ser una calle de doble sentido, que sirva tanto a la empresa como a sus proveedores. Se necesita colaboración, innovación y ventaja competitiva para que la gestión de relaciones con proveedores funcione. Sigue estos pasos para desarrollar un proceso de SRM exitoso.

Segmentación de Proveedores

Segmenta tus proveedores clave en diferentes grupos, como proveedores estratégicos, tácticos y de cola. Cada uno de estos grupos de proveedores deberá ser gestionado de manera diferente. Cada uno requerirá un enfoque y recursos únicos. El primer paso para tus proveedores debe identificar aquellos con los que puedes obtener más valor para tu empresa. Estos serían los proveedores estratégicos. A veces, estos son los proveedores con los que gastas más, pero también pueden ser proveedores más pequeños pero críticos que pueden ayudar a ofrecer innovación. Los proveedores tácticos son aquellos de los que compras mucho pero que tienen un gasto limitado. Estos son proveedores con los que tienes proveedores alternativos con los que puedes trabajar si es necesario. Mientras que un proveedor de cola es el resto de los proveedores con los que trabajas y que no serán cruciales a medida que desarrollas tu proceso de SRM.

Establecer Objetivos

Tener objetivos es importante. Sin objetivos, no hay un punto de referencia a seguir y se puede desperdiciar mucho esfuerzo siguiendo caminos sin salida. Sin embargo, esos objetivos no pueden ser sacados de la nada. Deben estar alineados con los objetivos generales de tu empresa. Ya sea que tu objetivo sea ahorrar costos, innovar o ahorrar tiempo, eso determinará cómo estableces tus objetivos para la SRM. Cada empresa tendrá un objetivo diferente porque cada empresa tiene un objetivo comercial diferente.

Medir el Desempeño de los Proveedores

No puedes cumplir tus objetivos si no estás midiendo el desempeño de tus proveedores en relación a esos objetivos. Por lo tanto, mide el desempeño de los proveedores más importantes y verifica si están cumpliendo tus objetivos. Esto significa hacer un seguimiento de esas métricas con tus proveedores estratégicos y tácticos. Los proveedores de cola no son tan importantes. El desempeño que medirás es más que solo el cumplimiento y la medición de entrega a tiempo y en su totalidad (OTIF). Hay muchos procesos que definen el valor en tu relación con los proveedores, desde la entrega hasta la innovación del producto y cómo colaboran en la solución de las necesidades del cliente. Algunas métricas a seguir incluyen el desempeño de entrega, el desempeño de calidad, el desempeño de servicio, el desempeño de responsabilidad social corporativa, el estado de gestión de riesgos y las capacidades de innovación.

Crear una Estrategia de Gestión de Proveedores

Crea una estrategia para mantener una relación activa con los proveedores y asegurarte de que estén cumpliendo los objetivos que estableciste. Esto te ayudará a mejorar la ventaja competitiva de tu empresa. Este tipo de colaboración es beneficioso tanto para la empresa como para el proveedor, además de ayudar a satisfacer las necesidades de los clientes. Por lo tanto, debes ser transparente con tus proveedores. Hazles saber cuáles son tus objetivos, explica tus actividades comerciales y comparte datos de desempeño de proveedores con ellos. Esto construirá confianza entre tu empresa y los proveedores que utilizas y ayudará a alinear aún más tus relaciones con ellos con los objetivos comerciales. Los comentarios de los proveedores a menudo pueden traer ganancias inesperadas en ideas que no habías sospechado posibles. Cuanto mejor colabores con tu proveedor, es más probable que experimentes mejoras en la disponibilidad de suministros, la calidad de los suministros y una reducción de recursos desperdiciados en la cadena de suministro. También podría haber ideas innovadoras que conduzcan a una ventaja competitiva frente a los competidores en el mercado.

Continuar Mejorando

Tu SRM debe ser constantemente revisada y refinada a medida que continúas trabajando con proveedores para mantener los costos bajos y la innovación alta. Para fomentar una mejor gestión del desempeño de los proveedores, debes programar reuniones regulares con tus proveedores para centrarte en su calidad, entrega, desempeño y servicio. Esa estrategia de proveedores incluye compartir datos y siempre tener claros los objetivos de tu empresa al trabajar con tus proveedores.

Software de SRM

Monitorear, rastrear y colaborar con proveedores requiere las herramientas adecuadas. El software de gestión de relaciones con proveedores está diseñado como un centro central para todos los datos relacionados con proveedores. Puede ayudarte a elegir el proveedor adecuado, analizar el desempeño de aquellos con los que estás trabajando, ayudar a identificar riesgos y mejorar la colaboración en la planificación y gestión. El software de SRM adecuado ofrecerá transparencia y permitirá compartir datos entre la empresa y el proveedor al trabajar en la gestión de la cadena de suministro. La automatización puede ayudar con las operaciones diarias de SRM, como la adquisición y el monitoreo del desempeño del proveedor. Al buscar software de SRM, debe tener las características que necesitas pero no requerir demasiado entrenamiento. La incorporación debe ser sencilla. También debe haber funcionalidad y comunicación orientada al proveedor para fomentar una mejor participación. Las características principales del software de gestión de relaciones con proveedores incluyen monitoreo y seguimiento del desempeño del proveedor, almacenamiento de documentos para contratos, facturas, certificación de proveedores y cualquier documentación de cumplimiento para requisitos comerciales. Notificaciones para mantener a todos actualizados sobre los datos del proveedor. Herramientas de colaboración, características de gestión de adquisiciones, gestión de riesgos de proveedores, gestión de desempeño, gestión de relaciones con clientes, gestión de inventario, etc.

Cómo ProjectManager Ayuda con la Gestión de Relaciones con Proveedores

ProjectManager es un software basado en la nube que ayuda a las empresas a monitorear, rastrear y colaborar con proveedores al proporcionar datos en tiempo real para una toma de decisiones más perspicaz. Nuestra herramienta te permite compartir datos con proveedores y mantener a todos actualizados sobre el desempeño y los cambios a través de notificaciones por correo electrónico, así como alertas en el software.

Seguimiento del Desempeño en Paneles en Tiempo Real

Dado que nuestro software está en línea, un gerente de relaciones con proveedores puede monitorear y rastrear varias métricas sobre el desempeño y el progreso con un panel en tiempo real. El panel ya está configurado y listo para usar, a diferencia de un software inferior, y recopila automáticamente datos, procesa los números y los muestra en gráficos y diagramas fáciles de leer. La demanda conjunta de seguimiento también se aborda al poder compartir esta información con los proveedores a lo largo del ciclo de vida de la relación.

Generar Informes Instantáneos para los Interesados

Para compartir más detalles sobre el desempeño y ayudar con la previsión de la demanda con tus socios estratégicos, hay informes de un solo clic sobre el estado, los costos y más. Estos informes se pueden compartir fácilmente con los proveedores para mantenerlos actualizados sobre el desempeño, ya sea como un archivo adjunto en PDF, Excel o CSV o impreso si el proveedor lo prefiere. Cada informe se puede filtrar para centrarse en la métrica de desempeño que se está rastreando.

Almacenar Toda la Documentación de Proveedores en un Solo Lugar

ProjectManager tiene almacenamiento de archivos ilimitado para almacenar toda la documentación de tus proveedores en un solo lugar. El rol de administrador de cuenta se simplifica y se pueden configurar ajustes de seguridad para permitir que tu proveedor tenga acceso solo a las partes de tus datos que deseas compartir. La base de suministro es transparente entre la empresa y el proveedor. La colaboración también se facilita mediante comentarios que se pueden leer y responder en tiempo real, sin importar dónde o cuándo se publiquen.

ProjectManager es un software galardonado que conecta empresas y proveedores fomentando la colaboración y proporcionando transparencia en el proceso de adquisición. Ten un centro central para recopilar todos los materiales relacionados, mantenerse conectado a través de notificaciones y compartir datos para cumplir con la estrategia comercial con tus socios estratégicos. Únete a decenas de miles de equipos en organizaciones tan diversas como NASA, Siemens y Nestlé. ¡Prueba ProjectManager hoy de forma gratuita!