Para las empresas de servicios profesionales, la gestión de proyectos puede ser un verdadero desafío. ¿Tu organización cuenta con las herramientas adecuadas para encontrar las mejores soluciones?

Mantenimiento Fácil de las Tarifas de Facturación

Como bien sabes, los negocios están en constante cambio. Los proyectos van avanzando bien y luego, ¡zas! Justo cuando menos te lo esperas, el proyecto se detiene en seco. Los recursos (consultores) se ponen en espera y se les indica que trabajen en otro proyecto hasta que se revisen los detalles de lo sucedido y se defina una clara dirección a seguir. Tal vez el cliente ahora requiere que el proyecto se complete un mes antes de lo planeado originalmente. Para terminar el trabajo a tiempo se necesitan asignar recursos adicionales al proyecto. Como resultado, los consultores deben trabajar horas extras durante el próximo mes. Para cubrir las horas extras, las tarifas de facturación deben ajustarse al alza. La capacidad del software para actualizarse con la frecuencia que la empresa considere necesaria, manteniendo un historial de tarifas de facturación, es una característica clave que las organizaciones exitosas esperan de un software de gestión de proyectos para ayudarles a administrar su negocio.

Programación/Planificación de Recursos

Optimizar el tiempo de los recursos es una de las tareas más importantes de un Director de Gestión de Proyectos. Tener recursos “en la banca” puede erosionar la motivación del equipo y el éxito de la organización. Del mismo modo, encontrar un equilibrio entre el tiempo facturable y el tiempo de aprendizaje/educación es fundamental para que el recurso se sienta comprometido con el futuro. Los consultores profesionales necesitan tiempo para aprender nuevas tecnologías y perfeccionar habilidades ya establecidas. Los empleadores deben encontrar el equilibrio adecuado en cuanto a cuánto tiempo deben dedicar los recursos a cada tipo de proyecto. Asignar el recurso adecuado al proyecto correcto, en el momento adecuado, brinda la mejor posibilidad de rentabilidad. El software de gestión de proyectos debe ser lo suficientemente flexible como para permitir a los gestores de proyectos reasignar recursos según sea necesario para mantenerse al día con los retrasos en el cronograma, las solicitudes de último momento y los plazos del proyecto.

Informes

¿Tienes acceso a toda la información que necesitas para tomar decisiones comerciales adecuadas para tu empresa de consultoría? ¿Puedes acceder a la información cuando lo deseas o tienes que esperar a que algún proceso se complete antes de generar informes? ¿Necesitas profundizar en los detalles que respaldan los datos informados? Las capacidades tradicionales de generación de informes permiten una vista puntual de los datos. Sin embargo, los negocios se mueven a un ritmo rápido y los gestores de proyectos/ejecutivos necesitan la capacidad de monitorear el negocio en movimiento, tomar decisiones calificadas rápidamente y cambiar de dirección según sea necesario. Esperar hasta el final del día, el final de una etapa o el final del proyecto puede costarte esa oportunidad. Esto aumenta la necesidad de mirar dentro del negocio en proyectos en curso y actualizar tu vista del progreso con frecuencia.

Informes para Empleados:

El software de proyectos debe empoderar al empleado para ver la prioridad de sus asignaciones, registrar tiempo y gastos de manera oportuna y precisa, analizar el trabajo completado en comparación con el trabajo programado y alertar a los gestores de proyectos (y a veces a los clientes) cuando la dirección del proyecto necesita cambiar.

Informes para Gestores de Proyectos:

Los gestores de proyectos necesitan monitorear sus recursos y hitos para el progreso del proyecto y asegurarse de obtener resultados de calidad y a tiempo.

Informes para Ejecutivos:

Los ejecutivos necesitan monitorear todos los proyectos para garantizar la rentabilidad. Al final del día, lo que más importa es un resultado positivo. Habilitar este tipo de funcionalidad requiere visibilidad de los datos a través de vistas o consultas. Por lo general, los datos no se imprimirán en su totalidad. Partes de los datos pueden copiarse en un correo electrónico o informe de estado para respaldar un cambio en la dirección del proyecto (a un recurso) o explicar por qué se completó un determinado trabajo de cierta manera en respuesta a una consulta del cliente. Rara vez se imprime un informe largo y se revisa con detalle. No hay tiempo para eso. Es hora de dirigir un equipo de consultoría ágil. Uno que pueda adaptarse y cambiar de dirección rápidamente mientras mantiene el proyecto en marcha y dentro del presupuesto. Esto exige la capacidad de ver datos filtrados y volver a filtrar sobre la marcha y reaccionar a lo que estás viendo con confianza, en la dirección que tú y tu equipo necesitan seguir.

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Jueves 23 de junio de 2016 a las 11:00 AM EST
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por Admiral Consulting Group