La vida útil de los sistemas ERP (Enterprise Resource Planning) ha estado en constante evolución y ha tomado diferentes dimensiones. A finales de los años 90 y principios de los 2000, había cerca de una docena de productos ERP dominando el mundo empresarial. Estos productos atendían a muchas industrias, con sus módulos específicos, como la Gestión de Recursos Humanos (HRM), la Gestión Financiera y Contable, la Gestión de la Cadena de Suministro (SCM), la Gestión de Ventas y Distribución (SDM), la Gestión de Manufactura y Almacén, la Gestión de Relaciones con los Clientes (CRM) y muchos más.

En el periodo de 2000 a 2010, se produjeron grandes adquisiciones y fusiones de proveedores de ERP y, al final de 2010, solo quedaban unas pocas compañías de productos ERP en el mercado. JD Edwards, conocido por sus sólidos módulos de Manufactura (Plan-To-Build), fue adquirido por PeopleSoft, conocido por sus soluciones de Gestión de Recursos Humanos (Hire-To-Retire) y Gestión de Campus. Justo después de esta adquisición, Oracle, que era conocido por sus Finanzas y Presupuestos de Oracle (Record-To-Receipt), adquirió PeopleSoft y Siebel, conocidos por sus capacidades de CRM (Acquire-To-Retain). Finalmente, se convirtió en un sólido producto ERP, con una combinación de Finanzas, Recursos Humanos, Manufactura y Gestión de Relaciones con los Clientes (CRM), además de sus sólidas capacidades de base de datos. El otro gran jugador ha sido SAP, aún hoy en día. Sin embargo, tanto SAP como Oracle, además de sus módulos y carteras de productos de gran tamaño, siempre han ofrecido sus módulos de BPM (Gestión de Procesos de Negocio), como parte de su suite de aplicaciones empresariales y como un paquete. Sus módulos de BPM se centran más en flujos de trabajo y motores basados en reglas, para optimizar los procesos de negocio y subprocesos, basados en una estrategia empresarial bien definida, para mejorar la eficiencia del proceso y aumentar la productividad. También se centran en la estandarización, orquestación, optimización, extensión e innovación de procesos. Además de SAP y Oracle, otros productos de BPM son Appian iBPM, Pega BPM, Microsoft BPM suite, IBM BPM Process Manager, Wonderware Skelta BPM, Savvion BPM Progress Manager y Red Hat Process Automation Manager, entre muchos otros. Todos ellos se centran en un segmento específico de la industria.

A pesar de implementar módulos ERP y BPM en todas las funciones empresariales, siempre ha habido una necesidad de “toque humano”. Se requerían “esfuerzos humanos” considerables para actividades como crear solicitudes, revisar solicitudes según una lista de verificación, aprobar solicitudes, descargar informes, comparar informes y finalmente enviar los informes por correo electrónico a las partes interesadas correspondientes. Esto requería una cantidad considerable de tiempo y esfuerzo humano y presentaba numerosas desventajas como errores humanos, pérdida de documentos, errores de escritura en la información de entrada, datos incorrectos ingresados y más. Una vez encontrados, corregir los datos incorrectos también llevaba tiempo considerable. Las industrias buscaban desesperadamente tecnología que ayudara a reducir los esfuerzos y el tiempo manuales.

La llegada de la Automatización Robótica de Procesos (RPA, por sus siglas en inglés)

Incluso después de optimizar los procesos de negocio y flujos de trabajo con la ayuda de los productos ERP y BPM, la necesidad de esfuerzo humano se volvió inevitable, y ahí es donde entra en juego la Automatización Robótica de Procesos (RPA). Las herramientas de RPA son conocidas por su enfoque táctico, centrado y ágil para acelerar los procesos manuales. La RPA ayuda a los empleados a liberarse de tareas mundanas y repetitivas y aprovecha sus habilidades humanas para tareas más importantes donde se requiere el toque humano. El enfoque de la RPA es la automatización de tareas de alto volumen utilizando robots de software. Este enfoque es mucho más estrecho que el de la gestión de procesos de negocio, pero es una tecnología altamente efectiva. En pocas palabras, la RPA entrega tareas y actividades individuales a robots de software para optimizar y automatizar. Al mismo tiempo, la BPM toma un proceso de negocio completo y lo automatiza de principio a fin, a nivel de proceso. Hay herramientas de RPA y BPM ofrecidas por OEM, y también hay muchas herramientas de código abierto disponibles. Las herramientas de RPA más utilizadas son Blue Prism, UiPath, Automation Anywhere, Pega, Kofax, AntWorks, Work Fusion, Sofomotive, OpenSpan, Micro Flow, RASA y muchas más.

Implementando RPA en un ERP/BPM optimizado

Las estrategias para implementar BPM son diferentes de las estrategias para implementar RPA, ya que BPM es una disciplina, mientras que RPA es una herramienta tecnológica. Para aprovechar los beneficios de la “Automatización Real”, hay expertos que sugieren combinar tanto BPM como RPA con la ayuda de la computación cognitiva, como la Inteligencia Artificial (IA) y el Aprendizaje Automático (ML), hacia el “Viaje de Automatización Hiper”. Existen bots de RPA asistidos que requieren intervención humana durante la ejecución de los procesos de automatización, bots no asistidos que son inteligentes y tienen capacidades de toma de decisiones y, finalmente, bots de RPA híbridos que tienen capacidades combinadas de bots asistidos y no asistidos. La estrategia inteligente podría ser implementar los procedimientos de RPA después de optimizar los procesos de negocio y flujos de trabajo con la ayuda de las funcionalidades de ERP y BPM, ya que la RPA es totalmente capaz de automatizar las tareas manuales y repetitivas que surgen de los sistemas ERP y BPM.

Elegir las herramientas adecuadas para maximizar el potencial de automatización

Es evidente que elegir la herramienta de automatización adecuada es el factor clave para el éxito. Cada herramienta de automatización tiene diferentes adaptaciones para el panorama de aplicaciones actual de la comunidad de usuarios finales, que incluye aplicaciones variadas, procesos fragmentados e interconectividad entre sistemas internos y externos. Si la naturaleza del trabajo es determinista y con una alta densidad de FTE de proceso y baja fragmentación de proceso, pero se involucran demasiados flujos de trabajo, entonces elija implementar BPM. Si la naturaleza del trabajo es determinista y con una alta densidad de FTE de proceso y baja fragmentación de proceso, pero se involucran demasiadas acciones repetitivas de la interfaz de usuario, entonces elija implementar RPA. Si la naturaleza del trabajo es determinista y con una alta densidad de FTE de proceso y baja fragmentación de proceso, pero se involucran demasiadas acciones basadas en papel, entonces elija implementar OCR.

Fórmula de Automatización:

Si la condición actual de su organización es una combinación de todos los criterios de selección anteriores, entonces elija los procesos adecuados e implemente las herramientas de automatización adecuadas.

Resumen:

Seleccione implementar el ERP/BPM adecuado para crear procesos, reglas de negocio, flujos de trabajo, monitorear actividades empresariales, enviar correos electrónicos automáticos y administrar formularios. Pero elija la RPA adecuada para automatizar el procesamiento de tareas y actividades, el procesamiento de datos no estructurados, la correlación inteligente (filtrado, clasificación, análisis de causas raíz y predicción), la optimización del trabajo digital/humano (despacho inteligente y escalaciones), el monitoreo inteligente (infraestructura, aplicaciones y registros) y la automatización inteligente (automatización de extremo a extremo utilizando una combinación de RPA y RDA). Aprovechar las sólidas funcionalidades tanto de BPM como de RPA dará como resultado un máximo potencial de automatización, mientras que el ERP/BPM, como