Si necesitas gestionar múltiples proyectos, se recomienda tener una estructura organizativa matricial en su lugar. Los proyectos tienen muchas actividades, desde la planificación de recursos hasta la gestión de tareas y todo lo demás. Por lo tanto, esa estructura organizativa no debe ser rígida, sino flexible y eficiente. Cada organización está estructurada de alguna manera, y esa estructura está determinada por sus objetivos comerciales y objetivos del proyecto. La forma en que estructuras las áreas funcionales de una organización va a ofrecer un estándar para los procedimientos operativos y rutinas. También determinará lo que hacen los miembros de tu equipo y qué herramientas de gestión de proyectos son las mejores para el trabajo en cuestión. Las estructuras organizativas matriciales se utilizan a menudo en la gestión de proyectos porque se refieren tanto al producto del proyecto como a la función de la gestión que lo produce. Veamos más de cerca este tipo de estructura organizativa para determinar sus ventajas y desventajas en la gestión de proyectos.

¿Qué es una estructura organizativa matricial?

Una estructura organizativa matricial es una combinación de dos o más tipos de estructuras organizativas. La organización matricial es la unidad estructural que une estas otras estructuras organizativas para darles equilibrio. Por lo general, hay dos cadenas de mando, donde los miembros del equipo del proyecto tienen dos jefes o gerentes, un gerente funcional y un gerente de proyecto. Estos roles son fluidos y no fijos, ya que la estructura jerárquica entre estos dos tipos de gerentes no está definida organizacionalmente. Esta matriz de dos jefes empleará lo mejor de ambos organigramas y estilos de gestión para fortalecer fortalezas y compensar debilidades. De esta manera, si una organización está trabajando en la producción de dos productos o servicios al mismo tiempo, pueden organizar ambos y utilizar esa dualidad a su favor a través de la estructura organizativa matricial.

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¿Cómo funciona una estructura organizativa matricial?

Una estructura matricial es más que simplemente superponer un organigrama sobre otro. El uso de organizaciones matriciales requiere una planificación cuidadosa y herramientas de colaboración en equipo. Las estructuras matriciales funcionan fomentando la colaboración entre equipos y la planificación de recursos compartidos en proyectos. En pocas palabras, una estructura organizativa matricial reorganiza las empresas para maximizar su productividad y utiliza dos cadenas de mando para hacerlas más dinámicas.

Pros y contras de una estructura organizativa matricial

Una estructura organizativa matricial no es una solución única para todos. Hay ventajas y desventajas que deben entenderse para saber si es la adecuada para la organización. Además, hay tres tipos de estructuras matriciales que debes conocer antes de tomar una decisión. Pero antes de aprender sobre esos tipos, aquí están los principales pros y contras de usar una estructura matricial.

Pros

• Permite el intercambio de recursos especializados entre unidades funcionales y proyectos, lo que facilita la planificación de recursos.
• Fomenta una mejor comunicación interfuncional, lo que mejora la colaboración en equipo y construye una organización más dinámica.
• Ayuda a las organizaciones a alcanzar sus objetivos más rápidamente, gracias a un mayor uso de recursos materiales y humanos.
• Esta estructura es ideal para empleados que buscan ampliar su experiencia y habilidades. Los coloca en un entorno que facilita el aprendizaje y les brinda la oportunidad de crecer profesionalmente.

Contras

• Puede haber cierta confusión acerca de la estructura jerárquica de la organización cuando un miembro del equipo está sujeto a dos gerentes, y puede ser difícil alcanzar un equilibrio de poder entre ellos. Esto también puede crear conflictos innecesarios.
• Los recursos limitados pueden convertirse en un problema si los gerentes no se comunican durante el proceso de planificación de recursos.
• Hay muchos gerentes en un organigrama matricial, lo cual no es del agrado de todos. Y tener más personas en puestos de dirección afecta los costos de la empresa.
• Los miembros del equipo pueden sentir la carga de trabajar en una estructura organizativa matricial, ya que su carga de trabajo puede ser pesada.

Tipos de estructuras organizativas matriciales

La diferencia principal entre estos tipos de estructuras matriciales es el equilibrio de poder entre el gerente funcional y el gerente de proyecto. Veamos cómo difieren.

Organización matricial débil

En una organización matricial débil, el gerente funcional supervisa todas las áreas de gestión de proyectos y es la máxima autoridad en el proceso de toma de decisiones a lo largo del proyecto. El gerente de proyecto, por otro lado, tiene una autoridad mucho menor y debe responder al gerente funcional.

Organización matricial equilibrada

En este tipo de estructura matricial, el gerente de proyecto tiene más autoridad que en una organización matricial débil. El gerente funcional sigue actuando como la autoridad gerencial principal en el proceso de toma de decisiones.

Organización matricial fuerte

En una organización matricial fuerte, el gerente de proyecto tiene igual o más poder que el gerente funcional. El gerente de proyecto tiene control sobre la planificación de recursos y la gestión de tareas.

ProjectManager puede ayudarte a gestionar una estructura organizativa matricial

Dada la complejidad de una estructura organizativa matricial, es fundamental contar con las herramientas adecuadas de gestión de proyectos para asegurarse de que los miembros del equipo reciban sus tareas de manera clara y ordenada. Dos jefes pueden crear confusión, por lo que es esencial tener toda la comunicación del proyecto en un solo software. ProjectManager tiene una sección “Mi trabajo” que permite a los miembros del equipo ver todas sus tareas en un solo lugar, independientemente de si un gerente de proyecto o funcional se las asignó. Esto les permite gestionar su flujo de trabajo de manera más eficiente, marcando su progreso y agregando comentarios a lo largo del camino para los gerentes. También pueden trabajar en tareas por proyectos si desean mantenerse en una mentalidad antes de pasar a otro proyecto.

Para los gerentes de proyecto y funcionales, las herramientas de informes en ProjectManager pueden ser esenciales. Con un panel de proyectos en tiempo real y funciones avanzadas de informes, la dirección siempre puede estar al tanto de lo que está sucediendo. Con ProjectManager, puedes hacer un informe de proyecto con solo un clic. Nuestros informes incluyen informes de estado, informes de tareas, informes de variación, informes de disponibilidad y más. Este es un software de gestión de proyectos completo que se adapta a todos en la organización.

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