La incertidumbre es una certeza en los proyectos. Los riesgos surgirán y amenazarán la entrega exitosa de su proyecto. Utilizar una estructura de desglose de riesgos (EDR) es cómo se prepara para lo inesperado. Una estructura de desglose de riesgos es excelente para identificar y priorizar los riesgos para que sepa cuáles serán más o menos impactantes. Ese es el primer paso en la planificación, gestión y mitigación de riesgos en sus proyectos.

¿Qué es una Estructura de Desglose de Riesgos en la Gestión de Proyectos?

Una estructura de desglose de riesgos es una herramienta para gestionar los riesgos, que son cualquier evento que no haya planeado o esperado. Por lo general, se piensa en el riesgo como un impacto negativo en el presupuesto, el cronograma o la calidad del proyecto. Sin embargo, también existen riesgos positivos que pueden beneficiar a un proyecto. De cualquier manera, los gerentes de proyecto deben prepararse para el riesgo, ya sea bueno o malo, ya que puede interferir con los objetivos del proyecto. Una estructura de desglose de riesgos desglosa los riesgos en un gráfico jerárquico, comenzando en el nivel superior y avanzando hacia los riesgos de nivel más fino. A veces, los gerentes de proyecto crean una estructura de desglose de riesgos durante la iniciación del proyecto para ver si el trabajo es viable. Con mayor frecuencia, lo abordará durante la fase de planificación cuando asigne roles y responsabilidades a los miembros de su equipo. Para gestionar el riesgo correctamente, necesita utilizar software de gestión de proyectos. ProjectManager es un software basado en la nube que monitorea su trabajo en tiempo real para que pueda detectar un problema cuando aparece, no después de que el daño ya se haya producido. El panel en vivo de ProjectManager está configurado y listo para usar, recopilando y calculando automáticamente los datos del proyecto que luego se muestran en gráficos y diagramas fáciles de leer. Realice un seguimiento de las métricas de tiempo, costo, variación y más, y capture las anomalías rápidamente para poder mitigar su impacto. Comience con ProjectManager de forma gratuita. Realice un seguimiento de la mitigación de riesgos con el panel en tiempo real de ProjectManager. ¡Obtenga más información!

Las Cuatro Categorías de Riesgo en un Proyecto

Existen cuatro categorías de riesgo. Se pueden desglosar aún más, pero la mayoría de las estructuras de desglose de riesgos dividen el riesgo en estas cuatro categorías:

• Externo: Riesgos fuera de su control, como el medio ambiente, la regulación, los proveedores, los competidores, etc.
• Interno: Riesgos que ocurren dentro de su organización, incluida la falta de recursos, retrasos en la financiación o errores en la priorización.
• Técnico: El alcance, los requisitos y otros problemas técnicos se incluyen en esta categoría.
• Gestión: Riesgos relacionados con la planificación, comunicación, control, etc.

Por ejemplo, en el riesgo de nivel superior, puede comenzar con un tema amplio como riesgos técnicos, de gestión, externos o de programación. El siguiente nivel podría definir aún más esas categorías como riesgos de diseño, financiamiento o recursos. Puede seguir desglosando los riesgos cada vez más, llegando a un nivel granular o tan detallado como sea necesario para el proyecto. Por supuesto, nunca podría detenerse, pero eso resultaría contraproducente.

¿Por qué utilizar una Estructura de Desglose de Riesgos en la Gestión de Proyectos?

La estructura de desglose de riesgos le ayuda a comprender el riesgo. Facilita la identificación y evaluación de riesgos en su proyecto. Puede ver qué proyectos requieren atención especial e identificar riesgos recurrentes y concentración de riesgos. Incluso puede utilizar la herramienta para conocer la exposición total al riesgo del proyecto y resumir las posibles pérdidas mientras describe el proceso de gestión de riesgos.

Cómo Crear una Estructura de Desglose de Riesgos para un Proyecto

Una estructura de desglose de riesgos es una cuadrícula simple, con una definición amplia del riesgo en la parte superior y definiciones más específicas a medida que se desplaza hacia abajo en la cuadrícula. También se puede configurar como una hoja de cálculo en la que el riesgo se vuelve más definido a medida que se mueve de izquierda a derecha. Al construir una estructura de desglose de riesgos, debe seguir los siguientes tres pasos.

1. Identificar las Categorías de Riesgo para la EDR

El primer paso es identificar las categorías de riesgo principales. Como se mencionó, las categorías básicas para la estructura de desglose de riesgos son externas, internas, técnicas y de gestión. Dependiendo de la industria en la que esté trabajando, estas categorías pueden ser un poco más afinadas. Por ejemplo, el desarrollo de software podría tener ingeniería de productos, entorno de desarrollo y restricciones del programa. En general, estas categorías de identificación de riesgos de línea superior incluyen:

• Cronograma
• Financiero
• Técnico
• Gestión
• Cliente
• Contractual
• Climático
• Político
• Ambiental

El método de identificación de riesgos para encontrar riesgos puede ser una lluvia de ideas con su equipo, talleres y entrevistas para revisar datos históricos, realizar un análisis FODA (fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas) y más. También es bueno hacer un gráfico RACI (responsable, responsable, consultado e informado) para ayudar a determinar la gestión de las partes interesadas con respecto al riesgo.

2. Desglosar Riesgos Específicos en la EDR

A continuación, desea desglosar las categorías de nivel uno en categorías de nivel dos: esto significa comenzar de manera amplia y refinar ese tema en piezas más pequeñas. Por ejemplo, bajo la categoría de cliente, puede desglosarlo en temas más pequeños, como el equipo del cliente, el equipo del proyecto, los objetivos, la financiación y las tácticas. Luego, bajo el equipo del proyecto, puede observar que no hay suficientes recursos para completar las tareas o que su equipo no tiene suficiente experiencia y requiere más capacitación para ejecutar con éxito sus tareas. Tres niveles de riesgo probablemente sean suficientes. Más que eso, puede terminar atascado en minucias sin obtener mucho beneficio por el esfuerzo.

3. Calificar el Riesgo y el Impacto

Una vez que haya desglosado los riesgos, querrá calificarlos para determinar cuál podría tener el mayor impacto en el proyecto. Este es el comienzo de su análisis de riesgo. Al priorizar el riesgo, sabe cuál merece atención inmediata y cuál puede esperar o incluso evitarse. Esto se hace calificando cada riesgo según la probabilidad de que ocurra y, si lo hace, el posible impacto en el proyecto. Cómo calificar cada uno de estos factores depende del gerente de proyecto, pero una buena regla general es dividir la probabilidad en cuatro categorías: Alta (80-100 por ciento), Media-alta (60-80 por ciento), Media-baja (30-60 por ciento), Baja probabilidad (0-30 por ciento). En cuanto al impacto, tradicionalmente se divide en tres: alto (crítico), medio (moderado) y bajo (mínimo). Sus hallazgos formarán parte de su informe de riesgos y puede asignar miembros del equipo para que estén atentos a estos riesgos. Una vez que tenga una puntuación de riesgo, agréguelos todos a un registro de riesgos si aparecen como problemas en el proyecto.

Beneficios de Utilizar una Estructura de Desglose de Riesgos

Los riesgos son desconocidos, pero eso no significa que no se puedan gestionar. Una estructura de desglose de riesgos es una herramienta que le ayuda a identificar y ordenar los riesgos en su proyecto. Es el primer paso en la mitigación de riesgos. Su plan de gestión de riesgos le permite determinar qué recursos serán necesarios para abordar los problemas que surjan en su proyecto. Poder evaluar con precisión el riesgo conduce a una mayor probabilidad de éxito del proyecto. No todos los riesgos son malos, pero no tener un plan para abordarlos nunca es bueno. Sin prepararse para el riesgo, no se puede aprovechar lo positivo y mitigar lo negativo. Utilizar una estructura de desglose de riesgos gestiona el riesgo y establece su plan de gestión de riesgos. Tener una idea de lo que podría suceder a lo largo del proyecto y luego saber qué problema potencial (o oportunidad) vale la pena abordar es cómo se gestiona el riesgo y se convierte en lo que podría ser un desastre en un pequeño obstáculo en el camino.

Ejemplos de Estructuras de Desglose de Riesgos

Aunque ya hemos mencionado que existen muchos ejemplos de estructuras de desglose de riesgos, difieren según la industria para la que se utilicen. La estructura jerárquica real de la EDR es básicamente la misma. El Project Management Institute tiene un documento de conferencia informativo sobre la EDR en su sitio web. El documento, “Use una Estructura de Desglose de Riesgos (EDR) para Comprender sus Riesgos”, es útil si está tratando de entender qué es una estructura de desglose de riesgos y cómo utilizar una. Hay algunos ejemplos que le darán una idea de cómo se vería una estructura de desglose de riesgos para ciertas industrias. Algunos ejemplos de estructuras de desglose de riesgos incluyen los siguientes:

• Ejemplo de Estructura de Desglose de Riesgos Genérica
• Ejemplo de Estructura de Desglose de Riesgos en la Construcción
• Ejemplo de Estructura de Desglose de Riesgos en el Desarrollo de Software

Cómo Crear una Estructura de Desglose de Riesgos con ProjectManager

Puede encontrar plantillas de estructuras de desglose de riesgos en línea para ayudarlo a identificar y planificar los riesgos en su proyecto, pero una plantilla es un documento estático y no es útil cuando surgen problemas y deben asignarse y rastrearse. Lo mejor es cargar esa plantilla de EDR en ProjectManager, un software basado en la nube que puede ayudarlo a planificar, rastrear e informar sobre el riesgo. Ejecute la Resolución de Riesgos en Gráficos de Gantt La gestión de riesgos consiste en identificar el riesgo y crear planes para resolverlo o aprovecharlo si aparece en su proyecto. Los gráficos de Gantt interactivos de ProjectManager le permiten crear tareas de riesgo que se pueden asignar, priorizar y más. Puede vincular dependencias y filtrar la ruta crítica sin cálculos complicados y que consumen mucho tiempo. Luego, establezca una línea base para realizar un seguimiento del progreso real en comparación con su plan y asegúrese de mantenerse en el camino correcto.

Cree Flujos de Trabajo en Tableros Kanban Como ProjectManager tiene varias vistas de proyectos para adaptarse a la forma en que prefiere trabajar, simplemente cambie de la vista de Gantt a la vista kanban. Ahora puede definir el ciclo de producción del riesgo creando columnas personalizadas para identificar, trabajar y resolver. Los equipos pueden gestionar su lista de tareas pendientes y planificar sprints para resolver los riesgos, mientras que los gerentes pueden tener visibilidad de su trabajo y pueden reasignar recursos según sea necesario para mantenerlos trabajando a plena capacidad.

Cree Informes de Progreso en Segundos Utilice los informes con un solo clic de ProjectManager para realizar un seguimiento de la resolución del riesgo y mantener a las partes interesadas informadas sobre el progreso en la mitigación del riesgo. Hay informes generales sobre el estado de un proyecto o cartera, pero también informes más detallados sobre tiempo, costo y carga de trabajo. Todos son útiles cuando se trata de gestionar el riesgo. Cada informe se puede filtrar para mostrar solo lo que desea ver y compartir fácilmente con las partes interesadas para que puedan mantenerse actualizadas.

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