Las empresas están constantemente evaluando formas de operar de manera más eficiente. El monitoreo de los procedimientos de gestión para desarrollar métodos efectivos para alcanzar los objetivos comerciales, o la gestión del rendimiento empresarial, ha existido desde la década de 1960. Sin embargo, hay más de un sistema que se puede utilizar para identificar nuevas formas mejoradas de hacer negocios. Tanto los sistemas de Gestión de Procesos de Negocio (BPM) como los sistemas de Planificación de Recursos Empresariales (ERP) se pueden utilizar para permitir a las empresas procesar pedidos más rápidamente y facturar a los clientes más rápido. Dado que los límites entre los dos sistemas se están difuminando, cada vez es más difícil saber cuándo usar un sistema u otro, y cómo usarlos juntos.
Comparando BPM y ERP
Los sistemas BPM y ERP tienen un enfoque diferente. Mientras que los sistemas BPM buscan identificar cómo se pueden reingeniar los procesos, eliminarlos o reemplazarlos, los sistemas ERP se utilizan típicamente para automatizar el flujo de tareas dentro de los procesos comerciales para hacerlos más eficientes. Los sistemas BPM analizan la eficiencia con un nivel de detalle que normalmente no ofrecen los sistemas ERP, incluyendo información sobre cuánto tiempo se tarda en completar cada proceso y cuántos procesos se abren o cierran en un punto específico en el tiempo. Además, los sistemas BPM presentan información en un formato más fácil de entender para los usuarios de negocios, lo que a menudo resulta en una entrada de mayor calidad, lo cual es importante al diseñar nuevos procesos. Los sistemas BPM también son más completos, analizando procesos más allá del alcance típico de los sistemas ERP, incluyendo transacciones altamente personalizadas y tareas que se realizan manualmente.
Los sistemas ERP típicamente gestionan procesos que están compuestos por varias tareas individuales que se rastrean desde un paso hasta el siguiente. Por ejemplo, al realizar un pedido, un sistema ERP rastreará la solicitud inicial de un empleado para un producto o servicio, el gerente que completa un formulario de requisición, el enrutamiento del formulario a la alta dirección para su aprobación y el envío de la solicitud aprobada a un coordinador de compras. En contraste, un sistema BPM se puede utilizar para introducir nuevos programas, por ejemplo, si una fábrica desea implementar un mantenimiento predictivo para prevenir fallas y extender la vida útil del equipo. Todos los procesos manuales y automatizados necesarios para realizar el mantenimiento preventivo, incluyendo el establecimiento de los umbrales de temperatura y vibración normales del equipo, la alerta a los técnicos en caso de condiciones inusuales y la solicitud de piezas de repuesto, se pueden modelar utilizando un sistema BPM, mientras que los procesos de solicitud y aprobación de un pedido de una nueva pieza podrían ser manejados en el módulo de requisición de compra del sistema ERP.
Combinando ERP y BPM
Aunque ambos sistemas se complementan naturalmente, no siempre son necesarios. Cuando una empresa es pequeña y el número de procesos es limitado y recurrente, entonces las capacidades de gestión de flujo de trabajo dentro de un sistema ERP pueden ser suficientes para lograr y mantener un alto nivel de eficiencia. Sin embargo, si a medida que la empresa crece se generan nuevos procesos o se agregan pasos adicionales a los procesos existentes, entonces se puede utilizar un sistema BPM para rediseñar los procesos en función de las nuevas realidades comerciales. En este caso, el sistema BPM puede funcionar como una capa superior y estar completamente integrado para compartir datos con los sistemas ERP con el fin de automatizar los nuevos procesos.
El uso de un sistema BPM también puede ser útil si las empresas desean analizar el impacto de cambiar sus procesos mediante la implementación de nuevas innovaciones. Esto puede incluir la lectura de datos de terceros para una mejor toma de decisiones, por ejemplo, ingresar calificaciones crediticias e historial crediticio pasado para decidir los términos del contrato para nuevos clientes, o ingresar condiciones climáticas en tiempo real en las rutas de envío para predecir las fechas de entrega. Si las empresas no reconsideran regularmente sus procesos, corren el riesgo de perder importantes innovaciones y hacer que sus procesos comerciales funcionen en torno a sus sistemas existentes en lugar de innovar sus procesos comerciales para mantenerse competitivos.
Siempre hay una mejor colaboración y eficiencia aumentada cuando se busca mejorar y optimizar procesos y tareas, ya sea utilizando un sistema BPM o ERP. A medida que las empresas evolucionan, pueden confiar inicialmente en el análisis de procesos de ERP, y luego pasar a los sistemas BPM a medida que los procesos se reingenian, y finalmente integrar el sistema BPM con el sistema ERP. Incluso los procesos de mejora de los procesos comerciales deben crecer y evolucionar para mantenerse al ritmo del rápido cambio empresarial.
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