La compresión del proyecto es el método de acortar el tiempo de finalización de un proyecto mediante el ajuste de su alcance o la adición de recursos. Cuando se necesita acortar la duración de producción de un proyecto, generalmente se recurre a la aceleración: ajustar las actividades del proyecto para que se realicen en paralelo y se consuma menos tiempo. Esto generalmente no requiere costos adicionales. Pero si esto no es posible, o si el cronograma aún requiere más recortes después de los cambios iniciales, entonces puede ser bueno comenzar a comprimir.

La compresión requerirá que negocies con las partes interesadas, ya que podría requerir que elimines algunas características (cambio de alcance) o agregues presupuesto para acelerar las cosas (por ejemplo, agregar miembros al equipo o aprovechar servicios apresurados). Además, la compresión inevitablemente termina afectando más dependencias de las inicialmente previstas. Por lo tanto, antes de tomar medidas drásticas en tus planes de proyecto, considera cuidadosamente las ramificaciones.

¿Por qué deberías comprimir tu proyecto?

La compresión puede ser necesaria debido a múltiples circunstancias.

Anticipación de retrasos

Los retrasos pueden ser causados por una dependencia no disponible. También pueden surgir debido a estimaciones inexactas del proyecto. Detectarlos temprano te ayudará a tomar medidas para proteger el tiempo de finalización de tu proyecto comprimiendo tu cronograma por completo.

Retraso en el inicio del proyecto

Si el éxito de tu proyecto depende en gran medida de la finalización oportuna, un inicio retrasado compromete en gran medida tus posibilidades de éxito. Por ejemplo, si estás construyendo un escenario para una boda, es fundamental que termines los preparativos antes de la celebración en sí. Comenzar los preparativos tarde te obligaría a agregar personal a tu equipo o a no hacer el diseño demasiado complejo y difícil de montar.

Necesidad de reducir el presupuesto

Por lo general, el costo de producción de un proyecto aumenta a medida que permanece en producción. Los costos no proyectados del proyecto, como el alquiler de oficinas, servicios públicos, salarios, etc., pueden hundir el éxito general del proyecto. Si de repente se reduce el presupuesto de tu proyecto, puede ser necesario comprimirlo. Sin embargo, dado que el presupuesto es tu principal restricción, esto limitará tu plan de acción a ajustar el alcance.

Cómo acelerar el cronograma de tu proyecto

Las tres restricciones de un proyecto son el alcance, el tiempo y el costo. Para gestionar uno, generalmente deberás ajustar los otros dos.

Opción 1: Ajustar el costo

Ajustar los costos puede significar contratar más personas, adquirir equipos más sofisticados, pagar tarifas de urgencia y prioridad, entre otros factores. Ajustar los costos puede ser una buena opción si las partes interesadas están dispuestas y si lo que planeas comprar está disponible. Sin embargo, no todas las tareas se pueden acelerar mediante esta opción. Por el contrario, tener demasiadas manos puede hacer que el equipo sea más propenso a cometer errores. Otro ejemplo es si la tarea depende del tiempo. Por ejemplo, si estás imprimiendo lonas que requieren seis horas para secarse, sin importar cuánto personal agregues a tu equipo, el tiempo de secado seguirá siendo el mismo. Es recomendable agregar recursos a las actividades críticas del camino para asegurarte de que ajustar los costos afectará la finalización del proyecto.

Opción 2: Ajustar el alcance

Cuando el costo no te ayude a comprimir tu proyecto o si los recursos no están disponibles, considera eliminar características o ajustar el alcance de tu equipo. Será necesario revisar los objetivos principales y los indicadores clave de éxito de tu producto o servicio. ¿Cuáles son las características principales y cuáles son las que serían agradables de tener? Por ejemplo, si estás construyendo una aplicación de entrega de alimentos, necesitarás mantener las características de menú, seguimiento de ubicación y mensajería. Si ajustas el alcance, puedes eliminar opciones como el cambio de color en la interfaz de usuario. Esto no afectará el propósito de tu aplicación, pero reducirá la carga de trabajo de tu equipo.

Utiliza las herramientas adecuadas de gestión de proyectos para evitar la compresión

Administrar los proyectos de tu equipo a veces puede requerir la compresión en situaciones sensibles al tiempo, pero implementar un buen software de gestión de proyectos te ayudará a organizar y optimizar los recursos y el cronograma del equipo. A continuación, se enumeran cinco de los mejores software de gestión de proyectos: son opciones fantásticas para los gerentes de proyectos y pueden ayudar a reducir la necesidad de comprimir y ahorrar tiempo y recursos.

Conclusión

La compresión del proyecto es la compresión del cronograma de tu proyecto para finalizarlo antes de tu objetivo inicial. Para gestionar esto, deberás ajustar el presupuesto o el alcance de tu proyecto. Evalúa el mejor método para la compresión del proyecto en función de las preferencias de las partes interesadas, los recursos disponibles, la naturaleza de tu proyecto y tus factores de éxito más importantes.