Dependiendo de tu perspectiva, implementar un nuevo software empresarial puede ser emocionante, frustrante o un poco de ambos. Una de las tareas que a menudo puede resultar más difícil es trasladar a todos a un nuevo sistema. Pero no tiene por qué serlo. Voy a darte una visión general de los siete pasos que debes seguir para incorporar con éxito a nuevos usuarios de Dynamics 365. Úsalo como una guía de inicio rápido para familiarizarte con el proceso de comenzar con Dynamics 365. Y, como un recurso que puedes marcar y volver a consultar a medida que avanzas en todo el proceso de principio a fin. Obviamente, no puedo cubrir todos los detalles del proceso de incorporación en una sola publicación de blog. Pero, proporcionaré enlaces después de mi explicación de cada paso donde puedes encontrar más información. ¿Quieres ir directamente a un paso específico? Utiliza los enlaces a continuación.

Paso Uno: Agregar Personas

En pocas palabras, esto significa agregar usuarios y asignar roles de seguridad. Puedes hacer esto a través del centro de administración de Office 365. Para tener acceso a Dynamics 365, cada cuenta de usuario debe tener una licencia y un rol de seguridad asociado. Como su nombre lo indica, un rol de seguridad controla lo que un usuario puede ver y hacer dentro del sistema. Incluso si un usuario es parte de un equipo que tiene sus propios privilegios de seguridad, aún debes establecer un rol de seguridad para cada usuario. Los diferentes niveles de seguridad disponibles en Dynamics 365 y lo que significan son:

• Básico: los usuarios pueden acceder a todos los registros que poseen, cualquier cosa compartida con ellos por otros usuarios y cualquier cosa compartida con un equipo al que pertenecen. Esta configuración se utiliza a menudo para empleados de ventas y servicio.
• Local: los usuarios pueden acceder a todos los registros en su unidad de negocio. Además de todo a lo que un usuario básico tiene acceso, los usuarios locales también tienen acceso a información sobre toda su unidad de negocio. Este nivel de acceso generalmente se otorga a gerentes o líderes que tienen autoridad sobre una unidad de negocio.
• Profundo: los usuarios tienen acceso a registros en su unidad de negocio y en todas las unidades subordinadas. Además de todo a lo que los usuarios básicos y locales pueden acceder, los usuarios profundos obtienen información sobre las unidades de negocio secundarias. Este nivel de acceso generalmente se reserva para miembros de la gerencia que tienen autoridad sobre muchas unidades de negocio.
• Global: los usuarios tienen acceso a todos los registros en el sistema, independientemente de a qué unidad de negocio pertenezcan. Este acceso integral generalmente solo se otorga a las personas responsables de administrar toda la organización.

Comenzando con Dynamics 365: Crear usuarios en Dynamics 365 en línea o en local.

Paso Dos: Configurar el Correo Electrónico

Una de las mejores cosas de Microsoft Dynamics 365 es su capacidad para almacenar todas las comunicaciones con los clientes en un solo lugar. Para hacer esto posible, deberás sincronizar tu sistema de correo electrónico con Dynamics 365. Esto se debe hacer a través de la sincronización del lado del servidor, lo que:

• Habilita la aplicación Microsoft Dynamics 365 para Outlook: esto permite que la información de Dynamics 365 aparezca junto a los mensajes de correo electrónico y las citas de Outlook de un usuario. Con esto, puedes ver información sobre clientes potenciales y contactos sin salir de tu correo electrónico. Además, puedes vincular registros de contactos y citas a registros nuevos o existentes en Dynamics 365. De esta manera, puedes crear y actualizar fácilmente registros de cuentas, oportunidades o casos.
• Habilita el seguimiento de carpetas de Exchange: con esto, los usuarios pueden simplemente arrastrar correos electrónicos a una carpeta de Exchange para que se rastreen en Dynamics 365.
• Permite la sincronización automática: con la sincronización del lado del servidor, la sincronización ocurre en segundo plano. No necesitas hacer nada ni dejar programas abiertos para que ocurra la sincronización.
• Te brinda una variedad de escenarios de conexión para elegir: por ejemplo, puedes conectar Dynamics 365 en línea a un servidor de Exchange en local, Dynamics 365 en línea a Exchange en línea, Dynamics 365 en servidor a un servidor de Exchange en local y Exchange en línea a Dynamics 365 en servidor en local.
• Permite la sincronización de más que solo correo electrónico: además del correo electrónico, puedes sincronizar tareas, contactos y citas en Outlook.
• Funciona con servidores de correo electrónico POP3: sincroniza tu correo electrónico desde fuentes distintas a Outlook. Conecta Dynamics 365 a correo electrónico de Yahoo, Gmail, Outlook.com y más.
• Te permite supervisar el rendimiento del buzón y solucionar errores.

Comenzando con Dynamics 365: Integrando tu correo electrónico.

Paso Tres: Obtener Aplicaciones Móviles

Permite a los usuarios acceder a Dynamics 365 sobre la marcha utilizando Dynamics 365 para teléfonos o Dynamics 365 para tabletas. Cada una de las aplicaciones de Dynamics 365 se puede descargar por el usuario desde la tienda de aplicaciones de su dispositivo. Y, estas aplicaciones se pueden ajustar fácilmente por ti para satisfacer las necesidades de tu organización. Con unos pocos clics, puedes eliminar cosas que tu organización no necesita y agregar otras. Lo mejor de todo es que solo necesitas hacer cambios una vez y aparecerán para todos los usuarios, sin importar la plataforma móvil que estén utilizando. Aquí tienes un vistazo rápido a los requisitos del sistema que deben cumplir los dispositivos móviles de tus usuarios:

• Para usar la aplicación Dynamics 365 para teléfonos, los teléfonos deben tener al menos 1 GB de RAM y ejecutar iOS 8.1 o superior, versión de Android 4.4, 5.0, 6.0, versión de Windows Phone 8.1 o 10.
• La aplicación para tabletas requiere 1 GB de memoria, versión de Windows 8 o posterior con resolución de 720 P, Apple iPad de tercera generación o posterior con al menos una pantalla diagonal de 9 pulgadas, versión de Android 4.2, 4.3, 4.4, 5.0 o 6.0, con un tamaño de pantalla de al menos 7 pulgadas (preferiblemente nueve o diez pulgadas).

Una vez que hayas verificado que los dispositivos de tus usuarios cumplen con los requisitos mínimos de la aplicación, deberás asegurarte de que tengan los permisos adecuados. Dynamics 365 tiene un privilegio de seguridad especial llamado Dynamics 365 para móviles que otorga acceso a usuarios de teléfonos y tabletas. Está habilitado de forma predeterminada para personas que trabajan en roles de ventas, pero no para otros. Entonces, si deseas implementar el acceso móvil en más áreas de tu organización, sigue estas instrucciones.

Comenzando con Dynamics 365: Aplicaciones para teléfonos y tabletas.

Paso Cuatro: Personalízalo

Dynamics 365 está diseñado para facilitar la personalización de varios aspectos del software. Puedes:

• Agregar un logotipo o cambiar la combinación de colores para que coincida con tu marca.
• Ajustar formularios y vistas para que se adapten a la forma en que trabajas.
• Crear y diseñar nuevos formularios.
• Crear y diseñar nuevas vistas.
• Crear y configurar paneles de control.
• Editar reglas de negocio existentes y diseñar nuevas.
• Generar informes y visualizar datos.
• Adaptar reglas de negocio existentes y diseñar nuevas.
• Y más.

Comenzando con Dynamics 365: Personalizaciones.

Paso Cinco: Agregar SharePoint

Dynamics 365 se integra con SharePoint para facilitar el trabajo en equipo de tu equipo. Con SharePoint, obtienes una carpeta para cada cliente. Úsala para almacenar todos los documentos relacionados con ese cliente y compartirlos fácilmente con tu equipo. Para que las capacidades de administración de documentos de SharePoint funcionen dentro de Microsoft Dynamics 365, deberás habilitar la integración de SharePoint basada en el servidor o el componente de lista de Microsoft Dynamics CRM. La integración basada en el servidor es la opción recomendada por estas razones:

• Aprovecha el inicio de sesión único: ahorra tiempo a los usuarios al requerirles que inicien sesión solo en Dynamics 365. Con el componente de lista de CRM, los usuarios siempre deben iniciar sesión en ambos sistemas si desean utilizar la funcionalidad de SharePoint.
• El componente de lista está siendo descontinuado: actualmente es una solución en sandbox y no estará disponible en futuras versiones de Microsoft SharePoint.
• No se necesitan otras instalaciones de software.
• Las acciones de SharePoint se pueden realizar desde la barra de comandos de Dynamics 365.
• Las listas de Microsoft Dynamics 365 incluirán documentos de SharePoint.

Comenzando con Dynamics 365: Integrando SharePoint.

Paso Seis: Conectar Skype

La integración de Skype permite a los usuarios de Dynamics 365 hacer clic en cualquier número de teléfono para llamar, enviar mensajes de texto, hacer videollamadas o compartir archivos con un compañero de trabajo. Todo sin salir de la aplicación Dynamics 365. Mejor aún, pueden registrar llamadas de clientes y agregar fácilmente notas para compartirlas con otros usuarios, de modo que siempre estén en la misma página con cada cuenta. Para que estas funciones estén disponibles, tu organización debe tener uno de los siguientes productos:

• Servidor de Skype para Empresas 2015.
• Skype para Empresas.
• Servidor de Microsoft Lync 2010 o 2013.

Además, cada usuario debe tener instalado en su PC el cliente de Skype para Windows o la aplicación Skype para Windows 8. Y, Skype debe ser elegido como tu proveedor de telefonía en la configuración de Microsoft Dynamics 365.

Comenzando con Dynamics 365: Conectando Skype.

Paso Siete: Importar Tus Datos

Para aprovechar al máximo tu nuevo sistema, es fundamental que puedas agregar tus datos a él. Para facilitar esto, Dynamics 365 viene con plantillas y asistentes para mover información desde hojas de cálculo, sistemas de correo electrónico e incluso software hecho internamente. Al importar datos en Microsoft Dynamics 365, probablemente querrás comenzar con tus contactos. Hacer esto es simple. Primero, deberás exportar esta información de tu sistema(s) existente y recopilarla en un solo archivo. Se aceptan cualquiera de estos tipos de archivo: .txt .csv .zip .xml Ten en cuenta que el tamaño máximo de carga para archivos zip es de 32 MB. Para todos los demás tipos de archivo, es de 8 MB. Si almacenas contactos en más de una ubicación, es una buena idea crear un archivo .zip que contenga todo lo que deseas importar. De esta manera, puedes importarlo todo de una vez. A continuación, probablemente querrás importar clientes potenciales, cuentas u otros datos. Hacer esto es similar a importar contactos. Primero, deberás preparar tu archivo de importación. Se aceptan todos los mismos tipos de archivo, con la adición de .xlsx. Las reglas de tamaño de archivo mencionadas anteriormente siguen siendo válidas al importar estos archivos. Una vez que tengas listo tu archivo de importación, todo lo que tienes que hacer es ejecutar el Asistente de importación de datos de Dynamics 365.

Comenzando con Dynamics 365: Importando contactos y otros datos.

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Por: Laura Schomaker, Intelligent Technologies, Incorporated, un socio de Microsoft y Acumatica en Carolina del Sur. www.inteltech.com