Aunque tanto la gestión del cambio organizacional como las herramientas de comunicación innovadoras han existido durante algún tiempo, muchas organizaciones no las combinan. Como agente de cambio, puedes elegir las herramientas que mejor funcionen para ti y ajustarlas según las necesidades de tu implementación de ERP. Primero, establezcamos algunas reglas básicas para lo que hace que una herramienta de comunicación sea efectiva para la gestión del cambio:

• La herramienta debe ayudar a las personas involucradas a comprender el cambio.
• La herramienta debe minimizar la interrupción sin desestimar las preocupaciones.
• La herramienta debe inculcar responsabilidad y claridad en la entrega.
• La herramienta debe ser capaz de aumentar la moral de los empleados y fomentar la participación.
• La herramienta debe cautivar a tu audiencia y promover la adhesión.

En última instancia, las herramientas de comunicación deben ayudar a abordar los desafíos comunes de la implementación de nuevo software ERP, como la resistencia al cambio. A continuación, se presentan diez herramientas tradicionales y modernas que puedes agregar a tu conjunto de herramientas de cambio:

Herramientas de Comunicación Tradicionales

Los formatos de comunicación tradicionales cultivan la confianza con la mayoría de los empleados, ya que algo reconfortante sobre interactuar a nivel no digital. De hecho, si te encuentras en las primeras etapas de la transformación empresarial, las herramientas de comunicación tradicionales pueden ser las más efectivas que tienes.

Tablón de Anuncios

Coloca un tablón de anuncios donde los empleados puedan publicar preguntas. Deja claro que las preguntas recibirán respuestas y que las declaraciones serán leídas y registradas. Algunas empresas emiten tarjetas de índice o pines de diferentes colores para identificar de qué departamento proviene una pregunta. Esto te ayuda a proporcionar respuestas más relevantes.

Reuniones de Ayuntamiento

No comunicar la visión del proyecto es una de las luchas comunes en un proyecto de ERP o transformación empresarial. Organizar reuniones de ayuntamiento te permite comunicarte de manera efectiva con los empleados de todos los niveles de la organización. Durante estas reuniones, explica claramente la visión del proyecto de manera convincente. Varias veces durante la reunión, abre el piso a preguntas. Si haces que las personas esperen hasta el final, las perderás. Si los empleados expresan frustración durante la reunión, ofréceles reunirse con ellos cara a cara. Esto puede sorprender a algunos empleados, según Forbes, menos de un tercio de los empleados creen que habrá cambios basados en sus aportes. Cuando nuestros clientes realizan reuniones de ayuntamiento, generalmente encuentran que estas reuniones aumentan la alineación entre los ejecutivos, el equipo del proyecto de ERP y el equipo de gestión del cambio.

Manuales de Juego

Los manuales de juego ayudan a los entrenadores a guiar a sus equipos hacia la victoria, y también pueden ayudarte a ti. Básicamente, estás diciéndole a tus empleados qué cambios se avecinan y cómo pueden prepararse. El manual de juego debe ser de alto nivel y fácil de revisar. Debe incluir:

• El objetivo en una oración del proyecto
• La declaración de visión
• Una lista de las personas y sistemas afectados directamente
• Una lista de las personas y sistemas afectados indirectamente
• Una lista de la nueva tecnología que se está implementando

Reuniones Individuales

Cuando nuestros consultores trabajan con agentes de cambio, los ayudamos a desarrollar discursos de ascensor apropiados para cada grupo de interesados. El discurso de ascensor se puede utilizar en reuniones individuales para explicar por qué está ocurriendo el cambio y qué está cambiando específicamente. Estas reuniones deben ocurrir en hitos clave a lo largo del proyecto. Deben ser conversaciones bidireccionales que fomenten que los empleados compartan comentarios. En nuestra experiencia, las reuniones individuales pueden ser más emocionales que las reuniones de equipo, por lo que generalmente ayudamos a los agentes de cambio a desarrollar mensajes clave para abordar diversas respuestas emocionales.

Herramientas de Comunicación Móviles

Aunque puedes tener preocupaciones de seguridad sobre las aplicaciones móviles para el lugar de trabajo, estas aplicaciones están diseñadas específicamente teniendo en cuenta la seguridad. Aquí hay algunas que debes considerar si deseas mejorar tu comunicación de cambio:

Slack

Slack es conocido por su software de escritorio que funciona como un centro de comunicación en equipo. En Slack, puedes crear diferentes tableros para cualquier cosa. Puedes etiquetar a las personas en conversaciones, recordarles y marcar ciertas declaraciones con una etiqueta para que sean fáciles de encontrar más tarde. Las funciones de recordatorio y etiquetado pueden marcar una gran diferencia cuando se trata de abordar problemas clave con los empleados.

Troop Messenger

Troop permite la comunicación individual y puede almacenar todo el historial de una conversación. Esta aplicación también te permite establecer administradores o moderadores para chats grupales, para que puedas permitir que los equipos discutan el proyecto pero que su gerente modere la discusión.

Herramientas de Comunicación de Software

Por lo general, no hay mucha resistencia cuando intentas integrar software innovador en tu programa de cambio. La mayoría de estas herramientas tienen un precio razonable y no requieren capacitación.

Calendly

Es más un servicio que una solución de software, y la única persona que tiene que hacer algo eres tú. Crea una cuenta y luego usa tu código único para dirigir a las personas a tu calendario. Si alguien quiere programar una reunión contigo, debe seleccionar uno de tus horarios disponibles.

Gensuite

Una solución de software específica para equipos de gestión del cambio, Gensuite se enfoca en el impacto del cambio. Los equipos pueden usar Gensuite para planificar y gestionar el riesgo mientras trabajan hacia el cumplimiento legal. El sistema es flexible y permite que las partes interesadas participen en diferentes etapas del plan de cambio. Puedes personalizar los controles, restringir ciertos usuarios y automatizar la comunicación.

Redbooth

Redbooth utiliza un sistema de tareas para restringir y dirigir la comunicación. El objetivo de Redbooth es restringir la comunicación a lo que es relevante para la tarea o proyecto. Los empleados deben ordenar, organizar y etiquetar las tareas móviles para mantener la comunicación concisa y evitar preguntas repetitivas.

Blogin

Una de las mayores dificultades a las que se enfrentan los agentes de cambio es ayudar a los empleados a superar sentimientos arraigados de incertidumbre. Gran parte de esta incertidumbre proviene de no tener acceso a información. Blogin actúa como un blog interno de la empresa donde puedes archivar el conocimiento de la empresa. Permite que el personal y los miembros del equipo compartan información, busquen información, hagan sugerencias de adiciones y hagan preguntas. Blogin mantiene la información fluyendo sin interrumpir el proyecto. Es un excelente lugar para poner las actas de las reuniones, tu manual de gestión del cambio y más.

¿Qué Herramientas Funcionarán Mejor para Ti?

Los agentes de cambio saben que cada proyecto requiere un enfoque diferente, por eso es fundamental tener más que solo unas pocas herramientas a mano. También es fundamental que los agentes de cambio comprendan la gestión del cambio. Para obtener más información al respecto, consulta nuestro blog “¿Qué es la Gestión del Cambio?”. Los consultores de ERP de Panorama pueden ayudarte a construir un conjunto de herramientas de activación del cambio que incorpore algunas de las herramientas mencionadas aquí