Cuando se trata de software ERP, cuanto más informado esté sobre las mejores prácticas de selección e implementación, menos riesgo asumirá su organización. Por eso hemos creado esta guía sobre ERP. Discutiremos todo, desde la planificación del proyecto hasta la gestión de datos y el cambio organizacional. ¡Prepárese!
Mejores prácticas para la selección de proveedores de ERP
Ha dado el primer paso y ha decidido implementar un sistema ERP en su organización. Ahora, el trabajo real comienza. La fase de selección del proveedor de ERP implica las siguientes actividades:
- Construir un equipo de proyecto de ERP: Cuando tiene un equipo de proyecto dedicado, es más probable que seleccione un producto ERP que se ajuste a las necesidades de su empresa. Este equipo debe incluir: un gerente de proyecto, jefes de departamento, ejecutivos senior y líderes de TI.
- Garantizar el apoyo de los ejecutivos: Es importante buscar y asegurar el apoyo de los ejecutivos desde el principio, ya que necesitará su respaldo durante todo el proyecto. Construir un sólido caso de negocio y demostrar claramente los beneficios que un sistema ERP traerá puede ayudarlo a asegurar la participación de los ejecutivos.
- Definir los requisitos de ERP: El equipo de proyecto debe definir los requisitos de ERP mediante la comprensión de los casos de uso actuales y futuros y preguntando a los interesados sobre sus puntos débiles. También pueden realizar una reingeniería de procesos comerciales para definir el estado futuro deseado y determinar qué características de ERP se necesitan.
- Reunirse con proveedores y programar demostraciones: Una vez que haya recopilado los requisitos, tendrá el marco que necesita para comenzar a evaluar proveedores y crear una lista de los principales contendientes. Pida a cada uno de estos proveedores “preseleccionados” que envíen una solicitud de propuesta (RFP) que detalle cómo su solución cumplirá con sus requisitos. A medida que lleguen las RFP, puede reducir aún más su lista para crear una “lista corta” de opciones viables. Pida a estos proveedores que programen una demostración de software en persona para mostrar a su equipo cómo funciona su solución en un entorno real. Finalmente, es hora de comparar la declaración de trabajo de cada proveedor y tomar una decisión final. Durante esta etapa, puede ser útil contratar a un consultor de ERP independiente con experiencia en negociación de contratos de software.
Mejores prácticas previas a la implementación de ERP
Durante este tiempo, asegurará que su estrategia de proyecto esté claramente definida y que todos estén alineados con respecto a los objetivos organizacionales. Algunos de los pasos más importantes que ocurren durante esta fase incluyen:
- Definir una estrategia de recursos: Si bien su proveedor puede realizar la mayor parte del diseño y la implementación, su equipo interno debe participar activamente en diversas actividades del proyecto. Por lo tanto, necesita una estrategia de recursos. Esto debe incluir una estrategia de reemplazo que describa cómo continuará apoyando su trabajo crítico para la misión.
- Definir una estrategia de gestión de datos: Cuando implementa una solución ERP, necesita migrar sus datos existentes de sus sistemas heredados a la nueva plataforma ERP. Sin embargo, antes de hacer esto, debe preparar sus datos. Aquí es donde entra en juego una estrategia de gestión de datos. En particular, necesita una estrategia sobre cómo manejará el proceso de conversión y conciliación de datos. Por ejemplo, ¿cómo analizará la precisión, puntualidad y relevancia de sus datos actuales? ¿Qué recursos necesitará para limpiar los datos?
- Definir una infraestructura del sistema: Cuando se trata de infraestructura del sistema, tiene dos opciones principales: ERP local o ERP basado en la nube. Ambos ofrecen ventajas y desventajas, y no hay una respuesta única que funcione para todos. Para determinar la mejor opción para su empresa, tenga en cuenta lo siguiente: sus requisitos comerciales únicos, su presupuesto y sus objetivos organizacionales a largo plazo.
- Definir su estrategia de gestión del cambio organizacional (OCM): Una estrategia de gestión del cambio organizacional es esencial para el éxito de cualquier proyecto de ERP. Esta estrategia detalla las necesidades de las partes interesadas y cómo planea comunicarse con ellas. También le ayuda a evaluar la preparación para el cambio durante la fase de selección de ERP y le ayuda a identificar la resistencia al cambio a lo largo del proyecto. Los empleados que están acostumbrados a la forma familiar de hacer las cosas pueden resistirse a la idea del cambio, sin importar cuán beneficioso pueda ser el nuevo sistema.
Implementación de ERP, puesta en marcha y post-puesta en marcha
Este es un proceso formal que sigue metodologías de gestión de proyectos definidas. Los componentes clave incluyen: configuración del software, gestión de solicitudes de cambio, pruebas del sistema, migración de datos, capacitación de usuarios finales y OCM continuo. Una vez que el sistema se pone en marcha, el proyecto está lejos de terminar. Analice la adopción por parte de los usuarios y compare las métricas de uso con los indicadores clave de rendimiento predefinidos. A medida que surjan problemas (y es probable que lo hagan), determine qué está funcionando y qué necesita ajustarse. La implementación de un ERP es un proceso continuo y sus empleados requerirán apoyo incluso después de alcanzar la “línea de meta”.
Ampliando esta guía de ERP
La implementación de un ERP es un proceso de varias fases que requiere un gran compromiso por parte de los miembros de su equipo interno. Antes de sumergirse, eche un vistazo al mapa proporcionado en esta guía de ERP para asegurarse de que su empresa esté lista para comenzar el viaje. Nuestros consultores de ERP pueden ayudarlo en cada etapa de su proyecto, desde la selección de ERP hasta el soporte posterior a la puesta en marcha. Contáctenos a continuación para una consulta gratuita.
