El propósito de este artículo es repasar los principales componentes y términos utilizados en Microsoft Project y hacerlos más fáciles de entender. Los planificadores de proyectos hablan en un lenguaje abreviado que a menudo excluye incluso a personas con conocimientos informáticos. El software de proyectos y la gestión de proyectos están llenos de jerga, este artículo intentará simplificar la jerga clave del proyecto para un nuevo usuario. Yo, por ejemplo, he visto a una docena de personas sentadas alrededor de un plan de proyecto discutiendo si la nueva Estructura de Desglose de Trabajo (EDT) podría ayudar a la variación entre el plan base y el proyecto real; solo el planificador del proyecto que estaba hablando realmente sabía lo que estaba sucediendo.

¿Qué es un Proyecto?

Un proyecto es cualquier conjunto discreto de tareas interconectadas con una fecha de inicio y finalización definida. Por ejemplo, trasladar una oficina de la ubicación A a la B tendría una fecha de inicio definida y una fecha de finalización que culmina en una fiesta de inauguración final.

¿Qué son las Tareas?

Una tarea es cualquier trabajo que requiera esfuerzo. Por ejemplo, trasladar oficinas podría requerir 4 horas de esfuerzo de trabajo.

Duraciones

El trabajo y la duración no siempre son lo mismo. De lunes a viernes, puedo tener una tarea de cinco días de duración para escribir un informe, pero mi intención es dedicar solo el 50% de mi tiempo (esfuerzo de trabajo) a ello.

Hitos

Algunas tareas no tienen duración. Las tareas de hito tienen una duración de cero. Digamos que durante un proyecto de traslado de una oficina de A a B, se necesita tomar una decisión entre dos sitios similares. Esta reunión para decidir la ubicación se describiría como una etapa o hito. Las tareas de hito se muestran de forma predeterminada en MS Project con una forma de diamante.

Vinculación de Tareas

Todos entienden el concepto de que una tarea termina; digamos que se termina de distribuir cajas y la siguiente tarea comienza a empacar archivos. Esto es una secuencia lineal. Lo contrario también es cierto: una tarea no puede terminar hasta que otra haya comenzado. Por ejemplo, el canario en la mina de carbón no puede retirarse hasta que el nuevo sistema de monitoreo de aire esté en funcionamiento. También es posible que dos tareas puedan comenzar al mismo tiempo. En las nuevas oficinas, un trabajador podría estar colocando baldosas de moqueta en la misma habitación al mismo tiempo que un pintor se ocupa del techo. De manera similar, dos tareas podrían tener una relación de finalización a finalización: empacar los muebles y la computadora podrían tener una relación de finalización a finalización entre sí en preparación para la siguiente tarea de trasladar todo a la nueva oficina. Una posibilidad final podría ser que dos tareas no tengan una relación lógica entre sí, pero simplemente necesiten completarse de forma independiente antes de que se complete el proyecto.

Formato de Escala de Tiempo

Si un hospital estuviera creando una plantilla para la operación de bypass de corazón perfecta, estarían trabajando en horas y minutos, pero si el Metro de Londres estuviera reemplazando una escalera mecánica, estarían trabajando en días, semanas y meses.

Diagrama de Red

Es posible ver el plan de su proyecto de muchas maneras: una de ellas es un diagrama de red, que es un diagrama de flujo que muestra cómo se relacionan las tareas entre sí.

Diagrama de Gantt

Este muestra los nombres de las tareas en el lado izquierdo de la pantalla y muestra las tareas como barras en el lado derecho debajo de una escala de tiempo. Los diagramas de Gantt fueron nombrados inicialmente en honor a un planificador llamado Henry Laurence Gantt, que trabajó como ingeniero mecánico (famoso por su diagrama de programación y monitoreo altamente visual). Los diagramas de Gantt se dibujan para mostrar el progreso planificado y real del proyecto. Un instrumento de gestión de proyectos comúnmente aceptado en la actualidad. Los diagramas de Gantt se utilizaron posteriormente para monitorear grandes proyectos de construcción como la presa Hoover, que comenzó en 1931, y la Terminal 5 en Heathrow, Londres.

Ruta Crítica

La ruta más corta a través de una serie de tareas interrelacionadas. Si una tarea en la ruta crítica se retrasa, la fecha de finalización del proyecto estaría en peligro. La mayoría de los proyectos contienen una gran cantidad de tareas. La ruta crítica es el orden de las tareas que deben finalizarse para que el proyecto se considere completo. Esta ruta dicta la fecha de finalización final de su plan de proyecto. La ruta crítica no es principalmente una lista de tareas vitales. Es una secuencia específica de tareas, cada tarea dependiendo de la anterior. A medida que avanza el proyecto, diferentes secuencias podrían ser nombradas como críticas.

¿Qué es una Tarea Crítica?

La definición de una tarea crítica es cualquier tarea que, con un cambio de duración, pueda afectar positiva o negativamente la fecha de finalización del proyecto si se retrasa.

Seguimiento de la Ruta Crítica

El diagrama de Gantt y el diagrama de red son dos vistas clásicas en MS Project que mostrarán las tareas críticas y los vínculos en rojo automáticamente para facilitar la observación y el informe de estas tareas.

Tiempo de Holgura

La holgura total es la cantidad de tiempo que se encuentra fuera de la ruta crítica. En otras palabras, los cambios en la duración de estas tareas pueden o no afectar la ruta crítica. La holgura es la cantidad de tiempo que una tarea puede retrasarse y aún así estar en el cronograma. Una tarea sin holgura es automáticamente crítica.

Restricciones de Tareas

Existen dos tipos principales de restricciones en un proyecto: restricciones flexibles y restricciones rígidas. Un ejemplo de una restricción flexible sería cuando se mueve una oficina de A a B, desconectar las computadoras lo más tarde posible para que las personas aún puedan enviar y recibir correos electrónicos. Sin una fecha específica en mente. Como ejemplo de una restricción rígida, imagina que cuando la oficina se haya mudado, las computadoras necesitan ser configuradas y necesitas reservar a un ingeniero de redes. Esto sería un ejemplo de una restricción rígida, ya que el trabajo debe ejecutarse en ese día reservado.

División de Tareas Grandes

A veces, el nombre de una tarea puede ser demasiado general para gestionarla. Podrías tener una tarea llamada “Planificar la mudanza” (duración de 20 días). Sin embargo, esto se puede dividir en tareas más pequeñas conocidas como subtareas. Por ejemplo, dentro de la tarea más grande “Planificar la mudanza” podría haber tareas más pequeñas como hablar con un abogado, elaborar diseños de sitios para posibles ubicaciones, verificar los enlaces de transporte, etc.

Recursos del Proyecto

Estos son las personas, las salas, el equipo y los materiales que se utilizarán o consumirán en el proyecto.

Impulsado por Recursos vs Duración Fija

Si a un conductor le toma 1 día llegar de Londres a Glasgow, ¿cuánto tiempo le tomaría a dos conductores? Por supuesto, la respuesta es la misma, tal vez más tiempo si conversan. Sin embargo, si dos personas están empacando archivos en lugar de una, esperarías que la tarea se complete rápidamente. El primer ejemplo tiene una duración fija y el segundo está impulsado por recursos.

John Caulfield

Entrenador de IT

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