Los problemas ocurren. Y si quieres que tu proyecto sea un éxito, necesitas tener un plan para responder rápidamente y de manera efectiva a cualquier problema que surja. Estos pasos forman parte de un proceso de gestión de problemas de buenas prácticas y son una esencia fundamental de la buena gestión de proyectos.

¿Qué es la Gestión de Problemas?

Los problemas son cualquier cosa que surja durante el curso de tu proyecto y que impacte en el plan. Los problemas pueden ser riesgos previamente definidos o no. Lo que quieres evitar es una forma de amnesia colectiva del proyecto donde surgen problemas y nunca se resuelven. (Los problemas tienen una forma curiosa de resurgir cuando no se resuelven).

La gestión de problemas en un proyecto comienza con un plan que define actividades y reglas de negocio para gestionar y controlar los problemas que surgen durante un proyecto.

Tipos de Problemas en Proyectos

Por supuesto, lo primero que debes hacer para la gestión de problemas es identificar los problemas. Pueden haber muchos problemas, algunos de los cuales se clasifican en estas cuatro categorías:

• Problema Mayor: aquel que podría obstaculizar el progreso o la finalización exitosa del proyecto y requiere atención inmediata.
• Oportunidad: no todos los problemas son malos, algunos pueden ofrecer una oportunidad imprevista.
• Preocupación: no es un problema mayor, pero es algo de lo que quieres estar consciente, porque podría desarrollarse en algo que requiere atención.
• Situación: es otro problema que podría ser una preocupación o un problema mayor, pero se desarrolla desde un punto de vista situacional.

Algunos ejemplos de estos problemas son problemas con el personal de los proveedores, fallas técnicas, escasez o retrasos de materiales y promociones super exitosas.

8 Pasos para una Gestión de Problemas Consistente

Hay mucho que saber sobre la gestión de problemas. Es un tema importante y algo con lo que todo gerente de proyectos tendrá que lidiar durante su proyecto. A diferencia del riesgo, un problema no es un problema potencial. Un problema está sucediendo aquí y ahora. Gestionar problemas no es diferente de gestionar un proyecto en el sentido de que requiere un proceso y un plan para implementar la estrategia. Estos pasos te ayudarán a tener un marco de trabajo para controlar los problemas a medida que surjan en tu proyecto:

1. Crear un Registro: La única forma de comenzar es identificando los problemas y recopilándolos en un documento para que puedas comenzar a responder y hacer un seguimiento del progreso en su resolución.
2. Reportar de Inmediato: El tiempo es importante. Si permites que el informe se retrase, pierdes la oportunidad de resolver el problema antes de que se vuelva demasiado grande para solucionarlo o requiera tantos recursos como para ser un obstáculo para el proyecto.
3. Registrar los Problemas: Asegúrate de que las personas sepan quién puede registrar los problemas y que lo hagan. Si no hay alguien que registre el problema, entonces los problemas se escaparán. Esto crea más problemas en tu proyecto hasta que eventualmente se desmorona.
4. Asignar Acciones: Pon un nombre junto a la acción, para que haya una responsabilidad clara definida. Los problemas solo se resuelven cuando hay una propiedad clara, alguien a quien se le asigna la tarea de identificar, hacer un seguimiento y cerrar el problema.
5. Monitorear el Progreso: ¿Las personas están siguiendo sus tareas? Valida el estado regularmente. El estado del problema es una distinción crucial. Si el problema se ha resuelto pero los recursos aún están trabajando en él innecesariamente, eso es otro problema. Notifica a todos con frecuencia.
6. Evaluar el Impacto: Define la escala de escalada y asegúrate de que las acciones tomadas se estén midiendo. Pero escala de manera apropiada. No quieres asignar todos tus recursos donde solo se necesitan algunos. Sin embargo, tampoco quieres crear obstáculos innecesarios para retrasar una recuperación rápida.
7. Aprobar la Resolución: Asegúrate de que los problemas sean revisados después de que se marquen como resueltos. Mientras haya un propietario del problema, debe haber alguien que esté gestionando el proceso, para que puedan verificar el trabajo y asegurarse de que se alinee con el proyecto general y los objetivos estratégicos de la organización. Solo una vez que todos esos elementos estén en orden, se puede cerrar el problema.
8. Cerrar el Problema: Eso nos lleva a nuestro último paso. Cerrar el problema. Elimina los problemas resueltos de la lista. ¡Eso se siente bien, ¿verdad?!

La gestión de problemas es difícil sin un software de gestión de proyectos para conectar equipos en tiempo real y ayudar a los gerentes a realizar un seguimiento de esos problemas a medida que trabajan para resolverlos. Pero si no estás listo para invertir en esas herramientas, hay otros medios para gestionar el proceso de gestión de problemas. ProjectManager tiene docenas de plantillas gratuitas de gestión de proyectos que pueden ayudar. Aquí hay solo algunas:

• Plantilla de Tablero de Proyecto: Una vez que tengas esa plantilla de seguimiento de problemas, querrás complementarla con nuestra plantilla gratuita de tablero de proyecto para Excel. Aunque no se actualiza en tiempo real como en nuestro software, puedes usarlo para hacer un seguimiento del progreso y rendimiento de tu equipo a medida que trabajan en la resolución de problemas del proyecto.
• Plantilla de Informe de Estado del Proyecto: Tienes tus problemas en plantillas que pueden ayudarte a hacer un seguimiento del progreso, pero también tendrás que informar sobre ese progreso a tus partes interesadas. Ahí es donde nuestra plantilla gratuita de informe de estado del proyecto para Excel es útil. Hay un espacio para los datos que necesitas para mantener a las partes interesadas actualizadas, desde los aspectos más destacados del proyecto hasta los elementos de acción que requieren atención inmediata.

3 Cosas que Debes Evitar en tu Proceso de Gestión de Problemas

Hay muchas cosas que puedes hacer para ayudar en tu proceso de gestión de problemas. Tan importante como eso, son las cosas que debes evitar. Al trabajar en la gestión de problemas, asegúrate de no caer en estas malas prácticas:

• No Utilizar un Registro de Problemas: Puede parecer que un registro de problemas es solo un documento inútil más. Cuando surgen problemas, simplemente resuélvelos. Pero un registro de problemas es un lugar donde los equipos pueden identificar problemas, los gerentes pueden analizar, hacer un seguimiento y registrar su resolución para futuras referencias.
• No Identificar el Tipo de Problema: Saber el tipo de problema con el que estás lidiando te ayuda a hacer un seguimiento y asignar los miembros del equipo adecuados. Hay diferencias entre problemas técnicos, de procesos comerciales y de recursos, y requieren enfoques diferentes.
• No Anotar el Estado del Problema: Nuevamente, puede parecer una pérdida de tiempo, pero saber el estado de un problema (abierto, investigando, implementando, escalado o resuelto) es esencial cuando se realiza un seguimiento de los problemas a lo largo de tu proyecto.

ProjectManager y la Gestión de Problemas

Los problemas son inevitables. Son parte de la gestión de cualquier proyecto. Es por eso que ProjectManager, software en línea de gestión de proyectos y trabajo, tiene herramientas simples de gestión de problemas que rastrean los problemas en tiempo real.

Tableros Kanban para Flujos de Trabajo de Gestión de Problemas

Obtén transparencia en el proceso de tu equipo a medida que identifican y resuelven problemas del proyecto