Después de que se haya aprobado el plan del proyecto, este entra en la segunda fase: la fase de definición. En esta fase, se determinan de manera clara y completa los requisitos asociados con el resultado del proyecto. Esto se hace para identificar las expectativas que todas las partes involucradas tienen para el resultado del proyecto. Esta lista puede servir como una ayuda para la memoria en este sentido:
- Condiciones previas
- Requisitos funcionales
- Requisitos operativos
- Limitaciones de diseño
La colaboración de todas las partes involucradas en un proyecto es muy importante en la fase de definición, especialmente los usuarios finales que realmente utilizarán el resultado del proyecto. Las actividades en la Fase de Definición del Proyecto incluyen:
- Compilar una lista de requisitos junto con el cliente, el (posible) cliente, los usuarios finales, los expertos y el equipo del proyecto.
- Equilibrar los requisitos.
- Probar la viabilidad de los requisitos.
- Informar al cliente, al cliente potencial o a ambos sobre los requisitos.
- Informar sobre los factores de control que se han implementado hasta el momento.
- Preparar una nueva estimación global de los factores de control para el resto del proyecto.
- Preparar una estimación concreta de los factores de control para la fase de diseño.
Resultado de la Fase de Definición del Proyecto:
- Lista de requisitos aprobada (tentativa).
- Informes y pronósticos de control aprobados.
- Operaciones.
- Líder del proyecto actual o potencial.
- Cliente actual o potencial.
- Usuarios finales.
- Expertos.
- Programadores y diseñadores actuales o futuros.
- Administrador del sistema (en relación con los requisitos en la fase de seguimiento).
En teoría, el método de cascada especifica que no se pueden agregar requisitos adicionales o complementarios al proyecto después de la fase de definición. La lista de requisitos sirve como base para el contrato entre el equipo del proyecto y el cliente. La lista de requisitos es aquella a la que finalmente debe ajustarse el resultado del proyecto. Sin embargo, esto puede causar problemas en proyectos de software, por lo que la fase de definición se utiliza para investigar los requisitos y proporcionar la mejor dirección posible para el proyecto. También se hacen descripciones de lo que no se hará, para aclarar las expectativas entre los clientes y los productores. Si la comprensión avanzada adquirida durante las fases cíclicas muestra que ciertos requisitos deben ser redefinidos, este método de trabajo permite ajustes (obviamente, en consulta y bien documentados).
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Wouter Baars tiene un título de Maestría en Ciencias en Ingeniería Industrial y Ciencias de la Gestión. Ha sido gerente de proyectos durante varios años para la Comisión Europea, Waag Society, KPN (proveedor de telecomunicaciones holandés) y muchas organizaciones más pequeñas. Está especializado en proyectos creativos como el desarrollo de juegos serios, e-learning y desarrollo de software. Actualmente enseña gestión de proyectos y asesora a organizaciones que están trabajando en su gestión de proyectos. Más información sobre su trabajo: www.projectmanagement-training.net. Originalmente publicado por DANS – Data Archiving and Networked Services – La Haya.
