Estás aquí porque probablemente comprendes los conceptos básicos de EDI o Intercambio Electrónico de Datos y cómo puede ayudarte a agilizar y facilitar las comunicaciones con tus socios comerciales y dentro de la organización. Sin embargo, los siguientes pasos pueden ser desafiantes, ya que hay una gran cantidad de opciones para elegir y también estás evaluando qué tipo de solución EDI se adapta mejor a tu negocio. Antes de adentrarnos en los factores a considerar, cubriremos algunas preguntas frecuentes sobre la implementación de EDI.

Implementación de EDI

Puede que estés considerando el tipo de implementación más adecuado para tu negocio, ya sea grande o pequeño. Probablemente tengas preguntas como: ¿Debería utilizar un programa EDI integrado en la empresa? Si tienes los recursos y encuentras una solución SaaS que funcione para tu organización, entonces una solución EDI integrada puede ayudarte a agilizar notablemente el proceso de comunicación y tener una visibilidad completa de todos tus datos. Sin embargo, tendrás que invertir en un software EDI, un complemento de mapeo y traducción, un equipo para gestionar el EDI y soportar cualquier actualización o requisito relacionado con el EDI.

¿Se beneficiaría mi organización de una plataforma EDI gestionada externamente o de un proveedor de servicios? Si decides externalizar el proceso, entonces tu proveedor de EDI será responsable de todo, desde el soporte al cliente hasta la traducción de los mensajes EDI. Tendrás muchas más preguntas a medida que avances. Pero es esencial anotarlas y consultar con la lista de proveedores de EDI que estás evaluando antes de tomar una decisión. En nuestra experiencia de más de 16 años como reconocido proveedor de soluciones EDI, detallamos 10 factores compartidos por nuestros clientes que les han ayudado a evaluar a los mejores proveedores de EDI en su lista corta.

Los 10 factores a considerar al evaluar un proveedor de servicios EDI

1. ¿Qué conexiones e integraciones se admiten? Debes evaluar qué tipo de conexiones necesita tu negocio y verificar si el proveedor de soluciones EDI puede ayudarte con ellas. Luego, debes considerar qué tipo de integraciones necesitas entre tu ERP y los sistemas comerciales y el EDI. Evalúa si necesitas actualizar tu sistema ERP, especialmente si estás considerando una solución integrada. Recomendamos una solución integrada dentro del ERP, ya que es más fácil de gestionar y rastrear que tener islas aisladas de tecnología que necesitarán conectarse con otro software. Una vez que decidas este factor, verifica si la solución está dentro del ERP o fuera de él y si es capaz de integrarse con tu ERP.
2. ¿Prefieres una solución EDI local o basada en la nube? La configuración de EDI local requiere que tengas especialistas en EDI internos además de la infraestructura para respaldar la implementación. Por lo tanto, este tipo de implementación funciona para empresas con un bajo número de socios comerciales y idealmente socios comerciales que utilizan los mismos estándares y formatos de EDI. En el caso de EDI basado en la nube, el proceso se lleva a cabo a través de una red externa. Este tipo de configuración de EDI funciona para empresas que no tienen experiencia en EDI o recursos internos para gestionar transacciones EDI, organizaciones con varias conexiones de socios comerciales en varios formatos y estándares, y también para empresas que buscan una mayor escalabilidad. Una vez que decidas, debes consultar con la lista de proveedores de EDI cómo funciona su solución y si eso funciona para ti. Cualquiera que sea el camino que elijas, asegúrate de que la solución sea capaz de integrarse con tu infraestructura actual y futura.
3. ¿Qué modelo de precios funciona mejor para ti? El precio suele ser el factor decisivo para la mayoría de las empresas. La mayoría de los proveedores de EDI ofrecen tres modelos de precios, como pago por uso, mensual o anual. Si decides utilizar una solución integrada en la empresa, la mayoría de los proveedores de servicios EDI te cobrarán una tarifa anual. Sin embargo, si decides optar por un proveedor de VAN que ofrece todo, desde el mapeo EDI hasta la traducción, entonces tendrás que pagar por transacción. Cuando discutas el precio con tu proveedor de EDI, verifica si hay cargos ocultos o adicionales, como límites de caracteres, servicio VAN gratuito, mapeo EDI o longitudes de registros. Si estás lidiando con grandes cantidades de intercambio de datos, puede ser mejor buscar paquetes todo incluido. Por lo tanto, para reducir el precio, primero debes evaluar el volumen de intercambio de datos. De esa manera, puedes seleccionar el modelo de precios que mejor se adapte a tu escenario empresarial.
4. ¿Ofrece el proveedor de EDI una plataforma segura? La seguridad es una preocupación creciente, ya que los ciberataques pueden interrumpir la estabilidad del negocio y provocar pérdidas. Por lo tanto, es importante asegurarse de que el proveedor de EDI tenga una plataforma segura, ya que intercambiarás documentos cruciales con tus socios comerciales utilizando EDI. También solicita pruebas de acreditaciones y certificaciones.
5. ¿Qué ofertas de EDI están disponibles con el software? La tecnología EDI desactualizada que requiere el procesamiento manual de datos no funciona muy bien a medida que tu empresa crece y aumentan las transacciones comerciales. Una solución EDI que tenga mapas preconfigurados puede facilitar el proceso de intercambio de datos. Por ejemplo, un usuario de EDI publica una nota de empaque, el sistema determina el formato y el mensaje EDI correcto se procesa y envía en segundo plano al socio comercial correcto. Como buena práctica, consulta con tus socios comerciales sobre el tipo de formatos utilizados. Luego puedes consultar con el proveedor de EDI sobre los diferentes tipos de formatos proporcionados con su solución. Además, también es importante verificar si se proporcionarán servicios de traducción durante las importaciones o exportaciones de los documentos de tus clientes o proveedores.
6. ¿Cuánto soporte al cliente y tiempo de inactividad puedes esperar? Si la solución EDI está inactiva, eso puede evitar que recibas o envíes documentos importantes, por lo que este aspecto se vuelve importante de evaluar. Por ejemplo, recibes un pedido de venta y necesitas enviar un acuerdo, pero si el cliente no recibe una respuesta, eso podría provocar una pérdida comercial. Asegúrate de que tu acuerdo de EDI establezca los tiempos de respuesta para proteger tu negocio de tiempos de inactividad y garantizar que puedas minimizar multas y penalizaciones de nivel de servicio. Probablemente tengas una idea del tiempo de inactividad que estarías dispuesto a gestionar. Pero debes verificar qué tipo de respaldo y procesos tiene la solución EDI en caso de una situación así. También aclara si se espera algún tipo de soporte de tus equipos durante un tiempo de inactividad. Otra cosa crucial a considerar es el soporte las 24 horas para garantizar la continuidad del negocio, especialmente si tienes operaciones globales que trabajan en diferentes zonas horarias. Además, esto significa que necesitarás servicios de traducción de EDI si se utilizan diferentes formatos en diferentes regiones dentro de la organización.
7. ¿El proveedor de EDI está centrado en el cliente? ¿Y la solución es fácil de usar? Mientras consultas con el proveedor de EDI para una demostración, también verifica los recursos disponibles y sus procesos para abordar problemas y preocupaciones durante y después de la implementación. Si crees que necesitas ciertas personalizaciones, verifica si eso es posible con el proveedor de EDI. El mapeo EDI y la gestión de datos deben ser fáciles en una plataforma automatizada y simplificada para que no tengas que pasar tiempo ordenando datos manualmente. Debe ser fácil para ti agregar socios comerciales y utilizar la solución. Por ejemplo, nuestros clientes a menudo comparten comentarios sobre los tutoriales integrados en la solución EDI, ya que facilita la incorporación.
8. ¿El proveedor de EDI tiene experiencia relevante en tu industria? EDI ha logrado agilizar las comunicaciones notablemente en varias industrias, gracias a los formatos estándar que existen. Y los formatos estándar varían en la industria automotriz, por ejemplo, en comparación con la alimentaria o minorista. Un proveedor de EDI que tenga experiencia en tu industria ya entenderá el formato y tendrá conexiones existentes para tus socios comerciales en tu círculo industrial.
9. ¿Puede la solución EDI escalar a medida que creces? Una buena solución EDI debería permitirte ampliar o aumentar el número de relaciones comerciales de EDI, como clientes, proveedores o almacenes, con facilidad. Por lo tanto, si decides expandir tu negocio, la solución debería poder manejar los cambios. Además, cuando implementes la solución, el proveedor de EDI que ofrezca un proceso de incorporación acelerado para todos tus proveedores y clientes puede ayudarte a comenzar rápidamente con EDI.
10. ¿Necesitas algún servicio adicional? ¿Qué ofrece tu proveedor de EDI además de la solución EDI? Por ejemplo, ¿se incluye la integración con tu ERP, el mapeo de datos y la traducción de EDI si es necesario? Tener que acudir a varios proveedores de EDI puede llevar mucho tiempo y ser frustrante para ti. A medida que tu negocio crece, si decides que necesitas un servicio adicional, como la Gestión de Datos Maestros, por ejemplo, en el futuro, ¿puede tu proveedor de servicios EDI ayudarte con eso y puede el software integrarse fácilmente con esas soluciones adicionales? El último paso para evaluar cualquier socio de EDI El paso más importante después de considerar los 10 factores principales es verificar las referencias de implementaciones anteriores. Una vez que conozcas a otras empresas y sus experiencias y desafíos, puede ser más fácil tomar una decisión. Después de todo, una solución EDI bien implementada puede ayudarte a obtener varios beneficios, como una mejora en el tiempo de procesamiento, ahorro de costos y un crecimiento acelerado.

Nuestra recomendación

En To-increase, recomendamos encarecidamente implementar una solución integrada, ya que un software EDI integrado con tu sistema ERP puede ayudarte realmente a facilitar las comunicaciones comerciales. Implementar una solución EDI integrada puede ayudarte a reducir costos al tiempo que mejora la velocidad de intercambio de datos y la precisión general de tus datos. Una solución integrada que se encuentra dentro del ERP Dynamics 365, como EDI Studio, tiene incluso más ventajas que una solución EDI integrada independiente. Una solución integrada te brinda una vista holística de todas tus transacciones EDI, automatiza todo el proceso de EDI y simplifica la solución de problemas. Además, al estar integrada dentro del ERP, no es necesario cerrar sesión en el sistema ERP. Si actualmente utilizas Microsoft Dynamics 365 o estás considerando migrar al ERP, como próximo paso, recomendamos leer nuestro blog que explica los beneficios de invertir en una solución integrada y descargar nuestra infografía aquí.