Evita estos errores al implementar un CRM

Evita estos errores comunes al implementar un CRM

Si estás considerando comprar un nuevo sistema CRM (gestión de relaciones con los clientes), una planificación adecuada es esencial. Un plan de proyecto integral garantiza que involucres a los empleados, elijas el sistema adecuado y prepares tus procesos y datos para el nuevo software. Por otro lado, un proyecto mal planificado resulta en resistencia de los empleados, brechas en la funcionalidad del software y datos poco confiables. La buena noticia es que los errores de planificación de proyectos y otros errores en la implementación de un CRM se pueden evitar por completo. Hoy, compartiremos los errores comunes en la implementación de un CRM y cómo evitarlos.

1. Demasiados campos de entrada

Quieres capturar toda la amplitud de la información de tus clientes en un sistema CRM. Sin embargo, no quieres exagerar al principio. A medida que los empleados de ventas y marketing comienzan a agregar información de contacto de sus clientes potenciales y actuales, pídeles que se limiten a los datos esenciales. Pueden agregar notas y otra información más adelante, pero agregar demasiados campos de entrada demasiado rápido puede resultar en una abundancia de datos, la mayoría de los cuales pueden ser innecesarios.

2. Ser demasiado ambicioso

Al principio, esto puede parecer un oxímoron. Estás implementando la funcionalidad de CRM para expandir tu empresa. ¿Por qué no deberías ser ambicioso al respecto? La clave no es minimizar tus objetivos, sino ser realista acerca de ellos. A menudo, los interesados y los propietarios de productos exagerarán sus iniciativas al establecer un plan de implementación tecnológica. Para evitar este error, no intentes abordar todas las necesidades tecnológicas de cada departamento de una vez. En su lugar, divídelos en grupos que puedas priorizar en fases. Enumera cada necesidad en términos de importancia y qué tan crítica es para la función organizativa. Intentar hacerlo todo al mismo tiempo es una receta para el desastre y el agotamiento de los empleados.

3. Errores e inconsistencias en los datos

El sistema CRM que implementes será responsable de organizar y mantener una gran cantidad de información de los clientes, así como otros tipos de datos. Estos datos deben ser precisos y consistentes. Capacita a tus empleados sobre cómo ingresar esta información de manera correcta y utiliza software de automatización para evitar el trabajo propenso a errores de entrada manual. Los equipos deben confiar en la nueva solución y no lo harán si los datos no son correctos.

4. Falta de participación de los interesados

A medida que te preparas para implementar un CRM, es fundamental asegurarte de que los interesados adecuados estén involucrados. Tan pronto como sea posible, identifica a las siguientes personas:

Tu patrocinador ejecutivo
Tu propietario del producto
Tus usuarios clave

Estos interesados ayudarán a determinar qué tan exitosa será tu organización en alcanzar sus objetivos de CRM. Necesitarás su total compromiso y participación activa en cada etapa del proyecto para lograr la alineación organizativa a medida que avanzas.

5. Falta de métricas definidas de éxito

Una vez que el proceso de implementación de tu CRM esté completo, ¿cómo evaluarás si el proyecto fue un éxito? Mucho antes de su lanzamiento, establece métricas para las áreas clave del negocio afectadas por el nuevo sistema. Luego, realiza un seguimiento de cómo la nueva tecnología está sirviendo a los miembros de tu equipo. Asegúrate de que todas las metas que establezcas sean realistas y alcanzables, y fomenta los comentarios de los usuarios en todas las etapas para saber qué está funcionando y qué no.

6. Falta de gestión del cambio y capacitación

Como con cualquier iniciativa de transformación digital, necesitas un enfoque sólido para la gestión del cambio organizacional mientras te preparas para tu proyecto de CRM. La estrategia adecuada de gestión del cambio puede garantizar la preparación y continuidad del negocio, incluso cuando tu fuerza laboral adopte nuevos flujos de trabajo y deje atrás los sistemas heredados. A pesar de los muchos beneficios que un sistema CRM puede brindar, tus empleados aún pueden dudar en adoptarlo. Invierte en capacitación para los usuarios finales para ayudar a los empleados a familiarizarse con las características y funciones del software. Mantén la transparencia y la comunicación constante, respondiendo preguntas y abordando inquietudes a medida que surjan.

7. Falta de acceso móvil

No es ningún secreto que estamos más conectados a nuestros dispositivos que nunca. De hecho, los estudios muestran que alrededor del 73% de las personas utilizan sus teléfonos inteligentes personales para asuntos laborales. Antes de realizar cualquier implementación de tecnología CRM, asegúrate de que los empleados puedan acceder a ella sobre la marcha. Este es un requisito importante para las empresas cuyos trabajadores trabajan de forma remota o en el campo. Cuando inviertes en un CRM con capacidad móvil, a menudo puedes integrar el sistema con otras capacidades móviles nativas, como:

Escanear tarjetas de presentación
Importar fotos
Realizar llamadas telefónicas
Acceder a datos de contacto

8. Falta de integración de sistemas

Una implementación exitosa maximiza el retorno de la inversión en una solución CRM. Asegúrate de que la solución que elijas se integre sin problemas con los otros sistemas y herramientas en los que confías actualmente para administrar tu entorno empresarial. Esto incluye tu sistema ERP (lee nuestro artículo sobre los beneficios de la integración de datos de ERP y CRM). Si los sistemas no pueden “comunicarse” entre sí, es imposible combinar y organizar la información o transferir datos entre varios departamentos. No solo los pasos adicionales consumen tiempo, sino que también pueden frustrar a los empleados y disminuir la moral.