Las organizaciones empresariales siguen una variedad de estructuras y modelos. A diferencia de una estructura física que suele ser estática, una estructura organizacional es un sistema dinámico. Define cómo se dirigen las actividades para lograr los objetivos comerciales de una organización. Las actividades pueden incluir reglas, roles y responsabilidades. La estructura también determina el flujo de información, así como el flujo de trabajo de nivel a nivel. La mayoría de las organizaciones empresariales se establecen ya sea vertical u horizontalmente. Una estructura vertical, o centralizada, por ejemplo, toma decisiones que fluyen de arriba hacia abajo. En contraste, en una estructura horizontal, o descentralizada, las decisiones se toman en varios niveles. El tipo de estructura también dirige cómo una organización gestiona proyectos y obtiene resultados.

Organizaciones Verticales

Las empresas tradicionales suelen ser organizaciones verticales que tienen una estructura de liderazgo bien definida en la parte superior. Su influencia fluye hacia abajo hacia los gerentes intermedios y jefes de departamento. A su vez, los gerentes intermedios asignan tareas a los empleados dentro de sus departamentos. Cuando un empleado completa una tarea, se presenta de nuevo en la jerarquía, hasta que un gerente con suficiente autoridad aprueba (o rechaza) el trabajo. El trabajo aprobado luego se mueve fuera del departamento de origen y hacia otras áreas del negocio para su posterior prueba o producción.

Gestión de Proyectos de Mando y Control

En el pasado, las organizaciones verticales solían seguir un estilo de gestión de proyectos de mando y control. Al igual que la jerarquía empresarial, este método de gestión de proyectos implica un profesional de alto rango que asigna tareas con pautas específicas. Los empleados que reciben el trabajo deben cumplir exactamente como se les indica, con muy poco margen para la desviación. La razón de esta rigidez es que el director de proyecto suele ser un experto, con amplia experiencia y niveles más altos de educación. Él o ella es competente en las tareas que los empleados realizan a diario y ya ha determinado la mejor manera de completar la tarea. Otra razón es evitar el alcance del proyecto, que puede retrasar el proyecto y/o exceder el presupuesto.

Desventajas y Desafíos de la Gestión Vertical de Proyectos

Cuando la economía global pasó a ser una economía del conocimiento a fines de los años 1900-2000, las nuevas empresas comenzaron a superar a las organizaciones que utilizaban la gestión de proyectos de mando y control. La innovación rivalizó con la capacidad de producción como una ventaja competitiva clave, lo que permitió a los recién llegados con organizaciones más planas competir directamente contra empresas veteranas con organizaciones verticales. En respuesta, las organizaciones verticales desarrollaron y adoptaron una metodología de cascada, donde el trabajo fluye a través de diferentes departamentos hasta llegar a un punto final. El trabajo se realiza de manera secuencial y las tareas dependen de los requisitos previos que deben completarse primero. Tiene más margen para la desviación, pero permite una colaboración limitada entre diferentes tipos de trabajadores.

Organizaciones Horizontales

Las organizaciones horizontales se centran en la competencia en lugar de en una jerarquía de gestión. Existen menos divisiones entre los ejecutivos en puestos de alto nivel y el personal. En empresas más pequeñas, un CEO con experiencia en la industria puede trabajar directamente con un equipo de desarrollo de software. Sin embargo, en preguntas y situaciones técnicas, él o ella generalmente se deferirá al ingeniero de software más experimentado. Las organizaciones horizontales se ven en startups, con prioridad en la entrega de proyectos en lugar de la gestión tradicional. Todos los empleados de la organización tienen más o menos la misma confianza y oportunidad de aportar en las decisiones del proyecto. La productividad y el logro de objetivos son preocupaciones mayores, por lo que se fomenta la capacidad de resolver problemas de manera creativa.

Gestión de Proyectos Ágil

Debido a la estructura más plana y fluida de las organizaciones horizontales, un estilo de gestión de proyectos más ágil funciona mejor. Permite que el trabajo se complete de manera iterativa en lugar de secuencial. El equipo del proyecto completa varias partes del proyecto. Prueban su producto junto con los usuarios finales y luego recopilan comentarios de los clientes para mantener los requisitos del proyecto relevantes y definidos. Las pruebas iterativas utilizadas en este estilo de gestión de proyectos permiten a los equipos recopilar continuamente actualizaciones y realizar ajustes en consecuencia. La gestión ágil de proyectos funciona bien con las organizaciones horizontales porque la finalización de las diferentes partes del proyecto no tiene que depender unas de otras. Los miembros del equipo también pueden trabajar en capacidad multifuncional, lo que resulta en un mayor valor.

Desventajas y Desafíos de la Gestión Horizontal de Proyectos

Sin embargo, la escalabilidad es difícil tanto en la gestión ágil como en la estructura organizativa horizontal. A medida que un equipo crece, a medida que la empresa se vuelve más grande, la toma de decisiones se vuelve más difícil y lenta, porque todos pueden aportar en el proyecto. La escalabilidad magnifica cualquier disfunción presente a nivel de equipo. Un mayor número de equipos tendrá dependencias entre equipos más complicadas, que son difíciles de rastrear y visualizar. La integración del trabajo también se vuelve más desafiante.

Conclusión

Tanto las estructuras verticales como las horizontales tienen ventajas y desventajas. El método de gestión de proyectos más adecuado para cada tipo de organización también tiene sus fortalezas y debilidades. Para aumentar las ventajas y beneficios de un método específico de gestión de proyectos, se requerirá el conjunto adecuado de herramientas, como el software de gestión de proyectos adecuado. Las organizaciones verticales que utilizan un enfoque de cascada necesitarán software de gestión de proyectos con potentes gráficos de Gantt y funciones de pronóstico. Las organizaciones horizontales que utilizan métodos ágiles necesitarán más funciones de colaboración. Al final, cada empresa es única, con necesidades comerciales únicas. Las estructuras y métodos existen para ayudar a los usuarios a alcanzar sus objetivos, y depende de ellos determinar qué funciona mejor.