¿Por qué es importante la automatización y cómo permite una fuerza laboral remota? En este artículo, exploraremos los beneficios de invertir en plataformas de Recursos Humanos y Nómina que brinden facilidad de uso, acceso las 24 horas del día y una experiencia positiva tanto en computadoras de escritorio como en dispositivos móviles.

Cada vez más trabajadores están optando por trabajar de forma remota o sin un escritorio fijo. Ya sea en el campo, en la carretera, desde casa o cualquier otro lugar, la flexibilidad de poder trabajar desde cualquier sitio es muy atractiva, pero también conlleva desafíos para las organizaciones en cuanto a la nómina y los recursos humanos.

¿Qué es lo que los empleados desean? Tecnología fácil de usar y siempre disponible. Aquí hay algunas estadísticas interesantes:

• El 70% de los trabajadores sin escritorio afirman que la tecnología les ayudaría a desempeñarse mejor en el trabajo.*
• El 78% de los trabajadores sin escritorio afirman que la tecnología es un factor importante al elegir un trabajo.*

En resumen, los trabajadores desean sentirse respaldados y conectados. Trabajar sin un escritorio no significa estar desconectado. Los trabajadores remotos desean trabajar de forma remota y los empleadores necesitan contar con las herramientas y sistemas adecuados para ayudarles a tener éxito. Esto implica brindarles la visibilidad que necesitan para realizar cambios, acceder a documentos importantes y más.

Desde la perspectiva de la nómina y los recursos humanos, un modelo de autoservicio es importante y ayudará a satisfacer las necesidades que los empleados desean en el lugar de trabajo, como se mencionó anteriormente. Para el empleado, esto significa:

• Acceso a estados de cuenta de ingresos en línea
• Una forma sencilla de realizar cambios

Tener este tipo de flexibilidad puede generar problemas de cumplimiento y complejidad con los impuestos a medida que los trabajadores se vuelven más remotos y trabajan en diferentes estados. Para el empleador, esto significa:

• Un sistema para realizar un seguimiento de las tasas de impuestos, políticas y programas, ya que pueden variar de un estado a otro y de una ciudad a otra.
• Mitigar los riesgos asociados con equipos móviles y geográficamente dispersos, el cumplimiento de las leyes de salarios y horas, y las tasas de impuestos a la nómina.

Greenshades se encarga de los impuestos, los informes y las retenciones anuales en cada ciudad y estado, así como a nivel federal. Encuentra los formularios 1099, EEOC y 1095-C del estado en un solo lugar. El cumplimiento es importante, sin preocupaciones por los trabajadores remotos, los empleados fuera del estado o los diferentes códigos fiscales. Combinar una experiencia en línea (y móvil) sólida con experiencia en áreas críticas como la tributación crea una situación beneficiosa tanto para los trabajadores como para los empleadores.

En cuanto a los procesos comerciales habituales, necesitamos mantener las empresas funcionando sin problemas sin importar dónde trabajen los empleados. Por lo tanto, es hora de decir adiós a las facturas en papel y a los estados de cuenta impresos. Es hora de empoderar a tu fuerza laboral “trabaja-en-cualquier-lugar” al movilizar un departamento de cuentas por pagar eficiente y simplificado.

Si estás enviando documentos en papel a múltiples ubicaciones, es posible que te estés perdiendo descuentos, incurriendo en cargos por pagos atrasados o teniendo problemas con los mensajeros. Tener una fuerza laboral remota significa que la automatización es clave, especialmente cuando se trata de pagar a los proveedores a tiempo y tener visibilidad en el proceso de cuentas por pagar.

Para el empleado, esto significa:

• Prevención de documentos perdidos
• Reducción de costos

Para el empleador, esto significa:

• Visibilidad en los procesos y procedimientos comerciales

Se trata de trabajar de manera más inteligente, no más difícil. Con la automatización, tus empleados (tanto en la oficina como de forma remota) pueden automatizar tareas que les están llevando demasiado tiempo y recursos. Deja que el sistema haga las cosas que los empleados no tienen que hacer. Eliminar la entrada de datos significa que los empleados no necesitan estar en la oficina para ver o obtener los documentos que necesitan. Esta solución remota es clave para no tener un archivador, acceso a la oficina o tener que buscar información.

En general, esto significa:

• Un seguimiento automatizado de auditoría
• Mejora de los procesos comerciales
• Mejores relaciones con los proveedores
• Análisis de datos
• Mejora de la rentabilidad

Tus trabajadores remotos pueden centrarse en el análisis y en mejorar los procesos comerciales. La solución de automatización de cuentas por pagar de MetaViewer, que sigue las mejores prácticas, estandariza los procesos, automatiza la codificación y conciliación de cuentas generales, envía documentos para aprobaciones en línea y notifica a los usuarios sobre el estado de las facturas cuando se producen excepciones. MetaViewer proporciona vistas en tiempo real de todo el proceso de cuentas por pagar y reduce errores y costos.

En resumen, brindar a los trabajadores el acceso y la tecnología que necesitan les ayudará a conectarse mejor con la empresa y entre ellos. ¿Listo para aprender más? Echa un vistazo a la grabación “De la nómina a la adquisición de bienes y servicios: cómo habilitar a tus trabajadores remotos” mientras profundizamos en este tema. Recursos adicionales: Descarga este eBook sobre el apoyo al trabajador sin escritorio. Aprende cómo Ohio Masonic Home experimenta eficiencias en toda la empresa con la automatización de procesos.