Los proyectos están compuestos por documentos. Algunos son más fáciles de entender que otros. Uno que puede ser problemático es el Documento de Declaración de Trabajo (SOW, por sus siglas en inglés). Tal vez no sería tan complicado si hubieras combinado un título en leyes con tu certificación en gestión de proyectos, pero si eres como la mayoría de nosotros, el lenguaje legal solo te provocará somnolencia y confusión. Eso no significa que puedas evitarlo, así que a continuación te explicamos los conceptos básicos del SOW para que puedas entenderlo y aplicarlo en tu trabajo real.

Aquí tienes una historia: Acababa de comenzar mi nuevo puesto de gestión de proyectos en una empresa completamente nueva y estaba emocionado por ponerme al día no solo con los proyectos que iba a gestionar, sino también con la tecnología que los respaldaba. En las empresas más maduras en las que había trabajado anteriormente, solía haber un par de semanas de orientación, capacitación en el software y reuniones con los actores clave para integrarme en el equipo. Pero esas eran empresas anteriores. Mi primer día en este nuevo trabajo me encontré sentado frente a mi jefe, quien claramente estaba ocupado y muy distraído. Su teléfono sonaba, vibraba y sonaba cada pocos minutos con llamadas, correos electrónicos y mensajes. La gente asomaba la cabeza en su oficina para preguntarle si tenía un minuto o para decirle que algo había salido mal y necesitaba su atención. Él intentaba mantener una conversación continua conmigo a pesar de todas las interrupciones. “Estoy muy contento de que estés aquí”, dijo. “Como puedes ver, estamos un poco atrasados y eres justo lo que necesitamos para ponernos al día en varios proyectos que han estado estancados”. “Genial”, dije, mientras pensaba para mí mismo que él me explicaría cómo serían las próximas semanas y cómo planeaban ponerme al día. “Aquí está el Documento de Declaración de Trabajo más reciente en el que necesitamos comenzar de inmediato”, continuó, pasándome un documento de 15 páginas por encima del escritorio. “Por supuesto, querrás obtener una copia del Acuerdo de Servicios Maestros (MSA, por sus siglas en inglés) al que se hace referencia en todo este documento. Avísame si tienes alguna pregunta”. Y eso fue todo: ¡considerarme orientado! Obviamente, él me había dado todo lo que pensaba que necesitaba saber y parecía confiado en que estaba listo para estar solo. Sí, dejó la puerta abierta para que volviera a él con cualquier pregunta que tuviera, pero fue un comienzo bastante escaso para lo que sabía que sería un trabajo riguroso. Sin embargo, me había dado mi primer proyecto y asignación como gestor de proyectos. Me alejé con el SOW, obtuve el MSA y comencé a investigar. El proyecto salió tan bien como se podía esperar para mi primera experiencia en solitario, y eventualmente me acostumbré a la cultura y a la forma en que se hacían las cosas. Desde entonces, me he encontrado con numerosos SOWs y en algún momento desarrollé un método para convertirlos de simples ideas y lenguaje legal en papel a los primeros pasos de un plan de proyecto. Considera los siguientes pasos:

1. Lee el SOW de principio a fin: lo primero que debes hacer es leer el SOW de principio a fin. No te decepciones si no se compara bien con la novela más vendida que has leído recientemente. De hecho, será todo lo contrario. Un SOW es tedioso, aburrido, mecánico y difícil de seguir. Pero está bien, es parte del proceso que te brinda la exposición necesaria para comprender el espíritu del proyecto y cómo serán los entregables finales.
2. Enfócate en las definiciones: lo siguiente que debes hacer es dedicar tiempo a las definiciones que generalmente se incluyen al principio del documento. Este es tu glosario de términos y una forma rápida de comprender el SOW en detalle. Los términos utilizados a lo largo del documento generalmente implican un contexto legal, por lo que comprender las definiciones arrojará luz sobre las áreas que podrían causar malentendidos entre la empresa (la entidad que proporciona los servicios) y el cliente (la entidad que recibe los servicios).
3. Observa lo que tu empresa es responsable: ahora que tienes una visión general de todo el SOW y una comprensión de los términos legales utilizados en el acuerdo, debes enfocarte en lo que tu empresa es responsable de entregar. Esta sección detalla lo que has prometido entregar como empresa. Puede ser la promesa de un cierto tiempo de actividad en tus servidores y equipos, o pueden ser fechas de entrega de productos, horas de personal de soporte o una lista de otros entregables a los que tu empresa se ha comprometido. Esto es importante porque si cumples con estos requisitos, tu empresa, en efecto, recibirá el pago.
4. Observa lo que su empresa es responsable: esta es la sección que describe lo que ellos han prometido entregar. Esto puede ser acceso a expertos en la materia en su personal, aprobaciones rápidas, su propio personal de soporte, instalaciones u otros componentes clave en los que el éxito del proyecto depende. Es importante conocer esto porque si ellos no cumplen con alguna de estas áreas, podría afectar negativamente tu capacidad para cumplir con lo que eres responsable, lo que ralentizaría la entrega y, en última instancia, el pago del proyecto. Esta sección te ayuda a saber en qué áreas presionar al cliente para que realice su trabajo de manera oportuna.
5. Profundiza en los detalles: aquí es donde comienza la diversión. Has estado revisando el SOW y mirando las definiciones, áreas de responsabilidad y compromisos realizados tanto por tu empresa como por el cliente. Ahora es el momento de sacar tus resaltadores, bolígrafos o instrumentos de escritura favoritos. Revisa cada línea del SOW e indica si es un entregable, un riesgo, una suposición, una restricción, un elemento de tiempo, un evento de pago o cualquier otra categoría que sea apropiada para clasificar el SOW del proyecto. Resalta cada una de estas secciones con un color diferente o agrega una nota en los márgenes para poder referenciarlas en el siguiente paso.
6. Transfiere el SOW a una hoja de cálculo: una vez que hayas marcado y categorizado el SOW, transfiere esta información a una hoja de cálculo con solo unas pocas columnas en la parte superior. Esto incluye el tipo (entregable, riesgo, suposición, etc.), la descripción (puedes copiarla directamente del SOW) y otra columna para notas. Por ejemplo, uno de los entregables en el SOW es “La información financiera se enviará en un flujo diario a las 11:00 PM cada noche”. Esta oración se transferiría a la hoja de cálculo y se categorizaría como un entregable. Luego, en las notas, podrías agregar un comentario aclaratorio de que incluye las noches de fin de semana y de días laborables. Por cierto, querrás incluir una categoría de Preguntas/Problemas para los elementos que no se ajusten claramente a ninguna de las otras categorías o que necesiten una mayor aclaración.
7. Ordena o crea una tabla dinámica en tu hoja de cálculo: una vez que hayas revisado todo el SOW y extraído toda la información categorizada, es hora de ordenar o crear una tabla dinámica con tu trabajo. Esta es la parte divertida. Comenzarás a ver patrones que emergen, exactamente lo que se debe hacer, cuándo se debe hacer, qué riesgos o problemas debes tener en cuenta y cualquier pregunta abierta que deba responderse. Obtén respuestas a tus preguntas y resuelve tus problemas en este punto, actualiza la hoja de cálculo con tus hallazgos y vuelve a ordenar o crear una nueva tabla dinámica.
8. Crea tu Estructura de Desglose del Trabajo (WBS, por sus siglas en inglés): ahora tienes lo que necesitas para crear un borrador de la WBS que impulsará el resto de tu plan de proyecto. Además, también