Por Kathlika Thomas
Cuando se forman equipos de proyectos en preparación para una próxima asignación, la estructura de la organización empresarial circundante puede afectar en gran medida la facilidad con la que se pueden reunir recursos y cómo se gestiona un proyecto de principio a fin. Mientras que la tradición establece que las empresas suelen organizarse en torno a grupos funcionales, es decir, el equipo de ventas es gestionado por un gerente de ventas, el equipo de finanzas es gestionado por un gerente de finanzas, etc., la mayoría de las organizaciones han pasado a estructuras organizativas matriciales. ¿Qué significa exactamente eso y qué tipo de problemas resolvió?
Organización Matricial
Una empresa matricial es más como una mezcla entre una organización estrictamente funcional y una que ha sido “proyectizada” (palabra interesante, pero no me culpes por ella… eso es todo del PMI). Por ejemplo, en un equipo que es estrictamente funcional, el líder o gerente funcional tiene todo el poder sobre el presupuesto del equipo y es probable que un director de proyecto no tenga autoridad. Debido a esa falta o limitada capacidad de decisión, el director de proyecto puede tener dificultades para reunir recursos para trabajar en un compromiso. Sin autoridad = sin recursos… muy malo.
Una organización que ha sido “proyectizada” es justo lo contrario. El director de proyecto tiene todo el poder sobre el presupuesto y los recursos, lo cual no es necesariamente algo bueno cuando se piensa en el impacto que tal omnipotencia puede tener en el funcionamiento diario de un negocio. Si bien la mayoría de las organizaciones tienen alguna mezcla de grupos funcionales y proyectizados en ocasiones, como en una organización funcional que puede reunir un grupo de trabajo especial para completar un proyecto importante, las estructuras organizativas matriciales (mostradas arriba) son cada vez más comunes hoy en día.
En una empresa matricial, el trabajo se divide en proyectos y el equipo tiene miembros de cada grupo funcional necesario que reportan a sus gerentes funcionales, pero que también, para los propósitos del proyecto en cuestión, reportan a su director de proyecto. ¿Cuál es la primera desventaja de una empresa matricial que te llama la atención? Los miembros del personal del proyecto tienen dos jefes: el director de proyecto y el gerente funcional. Los conflictos de intereses y una lucha de autoridad seguramente surgirán en algún momento en este tipo de organización.
Entonces, la mejor manera de combatir posibles batallas por dinero y recursos es una planificación adecuada. Cuando se está planeando el presupuesto departamental para el próximo año, tal vez al final del año fiscal, es sabio asignar una cierta cantidad de dólares a los proyectos. ¿Cuáles son las actividades que deben completarse durante el próximo año para ayudar a mejorar el negocio? Saber con meses de anticipación los dólares que se asignarán al trabajo del proyecto ayudará a minimizar los conflictos más adelante. Y lo mismo con los recursos. Planificar qué recursos se requerirán con meses de anticipación, como durante la iniciación y la elaboración del proyecto, ayudará a los gerentes funcionales a repartir el trabajo de manera adecuada para que las necesidades funcionales de la organización sean satisfechas por un personal base mientras que otros en su equipo puedan contribuir con sus esfuerzos (ya sea a tiempo completo o parcial) al trabajo del proyecto.
Otra desventaja es esta: tener un director de proyecto y un gerente funcional puede ser mucho más costoso que simplemente tener un gerente funcional que pueda desempeñar el papel de director de proyecto de vez en cuando. De esta manera, se agrega complejidad a la estructura organizativa y, con la complejidad, generalmente se produce un tiempo de respuesta más lento a las necesidades del cliente o del departamento. Para combatir este aumento de costos tanto en financiamiento como en programación, muchas organizaciones eligen externalizar ciertos proyectos. Otros mantendrán pautas estrictas de presupuesto para asegurarse de que en una fuerza laboral de proyectos sólida, se vea un retorno de la inversión en eficiencias organizativas incrementadas.
¿Qué estructura tiene tu organización en su lugar y cuáles crees que son sus ventajas y desventajas? ¿Hay un beneficio sustancial en tener una empresa matricial? ¿Existen estructuras organizativas matriciales débiles y fuertes? ¡Comparte tus pensamientos aquí!
Kathlika Thomas tiene más de una década de experiencia en análisis de negocios y gestión de proyectos. Tiene raíces en Accenture, una de las “Cinco Grandes” firmas de consultoría, y ha gestionado numerosos proyectos internacionales. Kathlika también ha desarrollado varios talleres y programas de capacitación relacionados con el análisis de negocios, la inteligencia empresarial y la gestión de proyectos. Puedes leer más de Kathlika en el Blog de Proyectos de TI.
