Cuando se integran nuevas aplicaciones de software, ya sea Customer Relationship Management (CRM), Enterprise Resource Planning (ERP) o Document Management System (DMS), los tomadores de decisiones empresariales a menudo se enfrentan a una elección crucial: ¿nube o en las instalaciones? No hay una respuesta única, ya que la decisión debe considerar la aplicación específica y los objetivos de la empresa. Pero, ¿qué significa cuando el software se aloja en la nube o en las instalaciones? ¿Cuáles son las ventajas y desventajas de cada uno? ¿Existen criterios de selección? ¿Y qué factores deben informar el proceso de toma de decisiones? Vamos a adentrarnos en estas preguntas en esta publicación.
Diferencia entre soluciones en la nube y en las instalaciones
Soluciones en las instalaciones: Estas implican software que se instala y opera en el servidor de una empresa. En esencia, todos los datos y procesos se gestionan dentro de las instalaciones de la organización. La empresa compra una licencia de software, la instala en su propio hardware y la utiliza a largo plazo. Por lo tanto, estas son versiones locales y autoadministradas.
Soluciones en la nube: A diferencia del software en las instalaciones, estos se alojan en servidores externos en centros de datos. Diferenciamos entre “Infrastructure as a Service” (IaaS) y “Software as a Service” (SaaS). IaaS implica componentes como hardware, potencia de cómputo, espacio de almacenamiento y recursos de red de la nube. El proveedor pone a disposición y mantiene el hardware, pero la empresa es responsable de la gestión y administración del software. Por otro lado, SaaS, que denota software como servicio o suscripción, implica alquilar la solución, incluidos todos los recursos y servidores necesarios. El modelo de nube ha ganado prominencia en muchas áreas debido a su fácil acceso e implementación rápida. Sin embargo, todavía hay argumentos a favor de una solución en las instalaciones, especialmente en lo que respecta a la seguridad de los datos. A partir de 2023, el 60% de todos los datos corporativos se almacenan en la nube, ya que más del 94% de las empresas utilizan al menos un servicio en la nube para el almacenamiento. Se espera que el mercado global de computación en la nube tenga una tasa de crecimiento anual compuesta del 16.3% hasta 2026.
Características de las soluciones en las instalaciones y en la nube
| Soluciones en las instalaciones | Soluciones en la nube |
|---|---|
| Localmente alojado | Alojado en servidores externos |
| La empresa gestiona el software | Gestionado por un proveedor externo |
| Control directo sobre los datos | Datos controlados por un tercero |
| Gestión de la infraestructura | Infrastructure as a Service (IaaS) |
| Actualizaciones y mantenimiento de software independientes | Software as a Service (SaaS) |
Beneficios de las soluciones en las instalaciones y en la nube
| Soluciones en las instalaciones | Soluciones en la nube |
|---|---|
| Mayor control sobre los datos y procesos | Escalabilidad y flexibilidad |
| Menor dependencia de proveedores externos | Necesidades reducidas de personal de TI |
| Potencialmente más seguro | Costos iniciales más bajos |
| Funciona sin conexión a internet | Implementación rápida y fácil de actualizaciones |
Pros y contras de las soluciones en las instalaciones y en la nube
Soluciones en las instalaciones
Pros: Mayor seguridad y control
Contras: Mayor esfuerzo y costos más altos
Soluciones en la nube
Pros: Menor esfuerzo, costos más bajos y mejor escalabilidad
Contras: Mayor dependencia y menos control
Factores de decisión: ¿nube o en las instalaciones?
Cuando se decide si utilizar software en las instalaciones o basado en la nube, se deben considerar varios factores:
- Seguridad de los datos
- Esfuerzo interno y costos de mantenimiento del software
- Tiempo de implementación
- Escalabilidad
- Flexibilidad
El 71% de las empresas tienen un equipo central de nube o un centro de excelencia en la nube (CCOE). Fuente: Informe del estado de la nube de Flexera
Soluciones híbridas: uniendo soluciones aisladas
Una posibilidad a considerar es externalizar ciertos sistemas (como ERP o CRM) mientras se gestionan otros internamente. Alternativamente, una empresa podría elegir diferentes proveedores de nube para diferentes software. Sin embargo, este enfoque podría llevar a soluciones aisladas. Para garantizar la cohesión entre sistemas dispares, puede ser beneficioso contar con un moderno sistema de gestión de documentos digitales. Este sistema puede interactuar con diferentes soluciones, agregar los documentos resultantes y ponerlos a disposición según sea necesario. En un escenario de múltiples nubes, donde se utilizan simultáneamente varios servicios y plataformas en la nube de diferentes proveedores, un sistema de gestión de documentos garantiza una interacción y colaboración óptimas entre los diferentes sistemas.
Esta guía analítica tiene como objetivo proporcionar una visión integral de los pros y los contras de las soluciones en las instalaciones y en la nube, lo que permite a las empresas tomar decisiones informadas basadas en sus necesidades y contextos únicos.
