Un panel de control de proyectos es una vista de tu proyecto, con gráficos y diagramas fáciles de leer que reflejan diversas métricas. Mide el progreso, la salud, los costos, las tareas y mucho más, todo en una sola página o pantalla, que luego puedes utilizar para presentar informes rápidos y sencillos que muestran datos en tiempo real. No solo obtienes una visión general del proyecto, sino que también puedes ajustar los datos de entrada o los filtros para ver solo la información que necesitas en ese momento. Hay muchas formas de crear un panel de control personalizado. Puedes crear vistas personalizadas del proyecto o del portafolio, o también puedes crear paneles de control personalizados según los equipos o grupos de proyectos o PMOs. Además, cada panel de control puede ofrecer conjuntos de datos únicos. Dependiendo de lo que quieras monitorear en ese momento (y dependiendo de las características del software de tu panel de control), hay muchos widgets de datos que puedes usar o ensamblar para crear un panel de control personalizado, como:

• Verificador de salud del proyecto
• Costo total y excesos
• Progreso del proyecto
• Seguimiento del tiempo
• Estado de las tareas
• Carga de trabajo del equipo
• Seguimiento de riesgos
• Seguimiento de problemas
• Gestión del cambio
• ¡Y más!

¿Por qué crear un panel de control personalizado? La respuesta simple es que te facilita mucho la vida. Tienes toda la información vital del proyecto recopilada en una sola página. Cuando tu software de gestión de proyectos está basado en la nube y los miembros del equipo están actualizando en línea, también estás obteniendo datos en tiempo real, lo que te brinda la lectura más precisa sobre el progreso de tu proyecto.

Gestión de tareas

Debido a que los miembros de tu equipo están actualizando sus tareas y hojas de tiempo en línea, obtienes una vista de las tareas a medida que ocurren. Puedes ver si una tarea está en el cronograma, si se está retrasando y luego actuar en consecuencia para que las tareas vuelvan a estar en camino.

Gestión de carga de trabajo

Si estás buscando gestionar la carga de trabajo de tu equipo, puedes ver el progreso de cada miembro del equipo y monitorear cuánto trabajo han completado según su programación. Al codificar los datos con colores, es aún más fácil ver de un vistazo si están sobrecargados o si tienen pocas tareas asignadas.

Líneas de tiempo

No solo puedes ver el proyecto a través de sus tareas y miembros del equipo, sino que también puedes monitorear cómo avanza todo el proyecto en comparación con tu plan. Nuevamente, el progreso se codifica con colores para darte una vista rápida de si el proyecto está en camino o si se está retrasando.

Tener una ventana a tu proyecto que te brinde una vista en tiempo real es un activo valioso. El siguiente paso es tomar toda esa información y filtrarla para recibir solo los datos que necesitas, de lo contrario, puedes sentirte abrumado y no ver la señal en el ruido.

5 consejos para crear un panel de control de proyectos personalizado

El valor de un panel de control de proyectos es evidente, pero hasta que lo hayas personalizado para brindarte la información que deseas, no estarás aprovechando al máximo la herramienta. Hay formas de mejorar tu panel de control de proyectos. A continuación, te presentamos algunos consejos para orientarte en la dirección correcta al utilizar tu panel de control de proyectos.

1. Ser consistente: La consistencia es clave, especialmente al medir resultados. Quieres asegurarte de que los datos que estás ingresando en tu panel de control sean consistentes. Si no lo son, tendrás muchas discrepancias que resolver antes de que la información que estás viendo tenga sentido. Los paneles de control están codificados con colores, por lo que puedes ver el progreso del proyecto y si está en el cronograma o fuera de él. Normalmente, el rojo significa una desaceleración, mientras que el verde significa que todo va según lo planeado. No te vuelvas demasiado creativo con la elección de colores y, ciertamente, mantén la consistencia para no tener que descifrar qué color significa qué en cada widget. Esto también se aplica a los iconos que uses y a la forma en que formateas las fechas en tu panel de control. Mantén la consistencia en todos los aspectos del proyecto y especialmente si estás trabajando en un programa. Tener diferentes iconos o formatos de tiempo en tu proyecto o proyectos es una forma segura de cometer errores.
2. Abreviar: Esto puede parecer trivial, pero abreviar términos, nombres, lo que sea, hará que los gráficos y diagramas que veas en tu panel de control sean mucho más fáciles de leer. Quieres que esta información se lea de inmediato, con la menor cantidad de procesamiento posible, así que abrevia, especialmente cuando estés trabajando con cifras grandes.
3. Ser selectivo con los datos: Cualquier proyecto, grande o pequeño, va a estar lleno de datos. Hay un flujo constante de información con la que estás lidiando, pero recuerda que no toda la información se crea igual. Cuando estés personalizando tu panel de control, pregúntate: ¿Esta información enfoca la historia que quiero contar? Si no lo hace, entonces no la necesitas. Es como el viejo dicho: buena información entra, buena información sale. Cuanto más puedas filtrar la información que estás midiendo, mejor podrás gestionar el proyecto.
4. Usar filtros: Hablando de filtros, hay mucho que puedes hacer con ellos en tu panel de control una vez que se haya poblado con los datos de tu proyecto. Los filtros ayudan a simplificar la complejidad de los datos del proyecto. Al ordenar y filtrar los datos, tienes otra herramienta para ver solo lo que deseas ver o lo que deseas compartir.
5. Conocer a tu audiencia: Por último, los paneles de control son excelentes herramientas de comunicación. Te dicen cómo va el proyecto, dónde se está retrasando y dónde podrías estar sobrealocado y puedes reasignar tus recursos. Esta es información esencial para cualquier persona encargada de liderar un proyecto hasta su finalización exitosa. Pero hay otro aspecto de los paneles de control. Son una excelente manera de comunicarte con tu equipo o stakeholders. Debido a que puedes personalizar tu panel de control, es posible que tomes los datos del proyecto y los filtres para hablar con los miembros del equipo cuando tengas algo específico que transmitirles o de manera más general para los intereses de los stakeholders. Por lo tanto, es importante que sepas con quién estás hablando antes de personalizar el panel de control. Si no conoces a tu audiencia, no podrás comunicarte eficazmente con ellos. Será como hablar un idioma diferente. Así que, antes de personalizar, recuerda conocer a quién estás dirigiéndote y luego trabajar hacia atrás a partir de ese conocimiento.

Los paneles de control en tiempo real son una de las herramientas más importantes para gestionar un proyecto. Te brindan la vista más precisa del progreso de tu proyecto posible, para que puedas abordar los problemas que surjan antes de que se conviertan en problemas que puedan desviar el proyecto. ProjectManager.com es un software de gestión de proyectos basado en la nube que te brinda esos datos en tiempo real, que luego se canalizan a través de los widgets de tu panel de control para brindarte una imagen multidimensional del proyecto. Compruébalo por ti mismo tomando esta prueba gratuita de 30 días.