Hay una cosa que todas las empresas tienen en común con la gestión de proyectos: el dinero. Sin financiamiento y un proceso adecuado de presupuestación, los proyectos en cualquier industria se detienen. La presupuestación es la forma en que se gastan esos fondos. Pero primero, definamos qué es un presupuesto y exploremos los tipos de presupuestos y los métodos para hacer un presupuesto. Al comprender el proceso de presupuestación para empresas y gestión de proyectos, es más fácil entender cómo hacer un presupuesto para su empresa o proyecto.
¿Qué es un Presupuesto?
Un presupuesto es una estimación de los ingresos y gastos que ocurren durante un período de tiempo. Es un documento vivo que se revisa y se modifica periódicamente. Cualquier empresa que gasta dinero utilizará un presupuesto para gestionar sus costos, ya sea una empresa, un proyecto, una agencia gubernamental o incluso un hogar personal. Otra forma de ver un presupuesto es como un plan financiero. Planifica tus gastos durante un período de tiempo específico. El uso de un presupuesto es esencial para emprender cualquier empresa financiera con éxito. Es por eso que existen presupuestos corporativos, presupuestos de proyectos y presupuestos creados por el gobierno para respaldar diversos servicios. Un proceso de presupuestación describe los recursos necesarios para gestionar una empresa o proyecto, pero eso no es todo lo que puede hacer un presupuesto. Es una herramienta para establecer metas durante el trimestre o el año, medir resultados y planificar contingencias. Ya sea que esté dirigiendo una empresa o gestionando un proyecto, el software de gestión de proyectos puede ayudarlo a planificar, administrar y rastrear su presupuesto. ProjectManager es un galardonado software de gestión de proyectos con robustos gráficos de Gantt que lo ayudan a administrar recursos y costos en tiempo real. Puede organizar sus tareas y adjuntar recursos y costos a cada una. Vincule dependencias para evitar retrasos costosos e incluso filtre la ruta crítica para saber qué tareas son esenciales para el éxito del proyecto. Una vez que establezca una línea de base, puede realizar un seguimiento de sus costos planificados frente a los costos reales en tiempo real. Comience con ProjectManager hoy mismo de forma gratuita. ProjectManager lo ayuda a planificar, administrar y rastrear costos en tiempo real. Obtenga más información.
Tipos de Presupuestos
Teniendo en cuenta que los presupuestos pueden aplicarse a muchas entidades diversas, no es sorprendente que existan muchos tipos diferentes de presupuestos. Cada uno de estos presupuestos ayuda a guiar el gasto durante el año para no gastar en exceso. Son cruciales para tomar decisiones financieras importantes, pero difieren según las diversas necesidades empresariales y de proyectos.
Presupuesto de Proyecto
Un presupuesto de proyecto se utiliza para estimar los costos de un proyecto. Lo crea el director del proyecto y se utiliza para realizar un seguimiento de los costos durante la fase de ejecución del proyecto y realizar los ajustes necesarios para mantener el proyecto en buen estado financiero. El presupuesto del proyecto desglosa los costos por tareas individuales y los recursos necesarios para completarlas.
Presupuesto Maestro
Como su nombre lo indica, el presupuesto maestro está compuesto por todos los presupuestos individuales, como ventas, producción, etc., que se utilizan en una empresa. Esto se hace para proporcionar una imagen financiera completa de la empresa y mostrar cómo se ajustan los ingresos y gastos particulares en el negocio. Un presupuesto maestro se encuentra más comúnmente en empresas más grandes, aunque una empresa más pequeña puede utilizarlos para analizar las finanzas por categoría o departamento.
Presupuesto Operativo
Un presupuesto operativo enumera todos los gastos e ingresos que una empresa estima para sus operaciones mensuales o anuales. Esta es una forma de comprender cuánto dinero necesita para operar su negocio correctamente. El presupuesto operativo está compuesto por costos fijos y costos variables, ingresos y gastos inesperados. Son una combinación de presupuestos de ventas y producción, materiales y mano de obra directa, y gastos generales y administrativos.
Presupuesto de Ventas
El presupuesto de ventas se refiere a la estimación de los ingresos que espera generar a partir de las ventas y los gastos durante un período de tiempo. Al crear un presupuesto de ventas, puede planificar sus gastos y ajustarlos según sea necesario. Cuanto más preciso sea su presupuesto de ventas, mejor podrá asegurarse de tener los materiales y el inventario disponibles para satisfacer la demanda de los clientes.
Presupuesto Financiero
Un presupuesto financiero se utiliza para determinar cuánto dinero necesita para alcanzar sus metas a corto y largo plazo. Lo hace analizando sus activos, pasivos y patrimonio. Cuando se hace esto, se obtiene una instantánea de la salud de su empresa y si es estable. Un presupuesto financiero se utiliza a menudo cuando una empresa busca financiamiento o se posiciona para una oferta pública inicial (OPI).
Presupuesto de Flujo de Efectivo
Conocer el dinero que entra y sale de su empresa durante un período de tiempo es importante, y un presupuesto de flujo de efectivo ayuda a pronosticar ese flujo de efectivo. Conocer su flujo de efectivo es fundamental para tomar decisiones financieras importantes, pero también ayuda a encontrar problemas y evitar gastos excesivos. Idealmente, desea asegurarse de que haya suficiente dinero entrando para cubrir el dinero que sale de su empresa. El flujo de efectivo negativo es cuando no tiene suficiente dinero para cubrir los gastos.
Métodos de Presupuestación
Los métodos de presupuestación son cómo implementa un proceso de presupuestación. Al igual que hay muchos tipos de presupuestos, hay muchos métodos de presupuestación. Y, al igual que con los tipos de presupuestos, no hay una elección correcta. Debe tomar esa decisión en función de los hábitos de gasto y la planificación estratégica. Aquí hay cuatro métodos de presupuestación para ayudarlo a comenzar.
Presupuestación Basada en Cero
La presupuestación basada en cero es simplemente ingresos menos gastos igual a cero. Es uno de los métodos de presupuestación más comunes y comienza con la suposición de que todos los presupuestos son cero y se reconstruyen desde cero. Esto crea un presupuesto muy ajustado y evita cualquier gasto que no sea necesario para el éxito de una empresa. Es un método de presupuestación de abajo hacia arriba que se utiliza para contener costos, pero lleva mucho tiempo.
Presupuestación Incremental
Un presupuesto incremental funciona utilizando las cifras reales del año anterior y sumando o restando un porcentaje de eso para determinar el presupuesto del año actual. Es un método de presupuestación muy común, ya que es simple y se utiliza mejor cuando los impulsores principales de costos no cambian de un año a otro. Pero puede perpetuar ineficiencias, resultar en holgura presupuestaria y pasar por alto los impulsores externos de la actividad y el rendimiento.
Presupuestación Basada en Actividades
La presupuestación basada en actividades es un enfoque de arriba hacia abajo. Determina la cantidad de insumos necesarios para respaldar los resultados establecidos por la empresa. Se registran, analizan e investigan las actividades que incurren en costos. Es un método riguroso de presupuestación que ayuda a reducir los costos de producción al tiempo que aumenta la eficiencia de la producción y determina cómo hacer que los productos sean más económicos.
Presupuestación Basada en Propuesta de Valor
Cuando se utiliza la presupuestación basada en la propuesta de valor, se preguntará por qué se incluye esto en el presupuesto, si crea valor para el cliente, el personal o los interesados y si el valor de ese elemento es mayor que su costo. Si no es así, ¿cuál es su justificación para el costo? Hacer estas preguntas asegura que todo en su presupuesto entregue valor a sus clientes.
Cómo Hacer un Presupuesto para un Proyecto o Empresa en 6 Sencillos Pasos
Un proceso de presupuestación comienza con la creación del presupuesto. Ya sea que esté gestionando una empresa o un proyecto, estos son los seis pasos a seguir para crear un presupuesto.
1. Elija un Enfoque de Presupuestación
Como se ilustra anteriormente, hay muchos enfoques para hacer un presupuesto. El proceso de presupuestación que sea adecuado para usted es el primer paso para definir su presupuesto empresarial o de proyecto. Analice su situación financiera actual y cuáles son sus prioridades y elija un enfoque de presupuesto que se ajuste a sus objetivos financieros.
2. Defina el Propósito de su Presupuesto
Nuevamente, hay varias razones para un presupuesto, como un presupuesto de ventas, presupuesto operativo, etc. Antes de comenzar, debe saber qué tipo de presupuesto está haciendo. Eso lo guiará a través del proceso de presupuestación.
3. Cree un Plan de Acción
Ahora que tiene un método y un propósito, es hora de crear un plan de acción, que son los pasos que lo llevarán a un presupuesto completo. Querrá definir el alcance, como los objetivos y los entregables planificados. Luego querrá poner esto en un cronograma para rastrear su presupuesto durante un período específico.
4. Estime los Costos Fijos y Variables
En primer lugar, los costos fijos son aquellos que no cambian, como el alquiler, las facturas de servicios públicos, la nómina salarial, el seguro, los intereses de los préstamos, los impuestos a la propiedad, etc. Los costos variables son aquellos que pueden cambiar, como materias primas, mano de obra, comisiones de ventas, envío, etc. Juntos, estos constituirán gran parte de su presupuesto.
5. Estime los Ingresos Esperados
Los ingresos esperados son la cantidad de dinero que una empresa estima que generará a partir de las ventas. Puede ser tan simple como el número de unidades vendidas multiplicado por cuánto se vendieron. Pero los ingresos no tienen en cuenta los costos y gastos. Utilice datos históricos e investigación de mercado para estimar lo que espera ganar durante el período presupuestario.
6. Cree un Fondo de Contingencia
Como puede ver, todas estas cifras son estimaciones. Deben ser lo más precisas posible y basarse en investigaciones y datos, pero no son un hecho. Es por eso que es tan importante tener un fondo de contingencia al crear un presupuesto. Es una suma de dinero apartada para compensar la inexactitud inherente en la estimación de costos e ingresos en un presupuesto, así como para cubrir los riesgos.
Cómo ProjectManager Ayuda con el Proceso de Presupuestación
ProjectManager es un software galardonado que ayuda con el proceso de presupuestación. Cuando comienza un proyecto, ya sea importando un archivo de Excel o Microsoft Project o utilizando una de nuestras plantillas específicas de la industria, puede establecer el presupuesto del proyecto. Hemos demostrado cómo puede planificar su presupuesto en gráficos de Gantt que organizan sus tareas y los recursos y costos asociados. Pero hay mucho más que puede hacer para administrar y rastrear sus costos durante el ciclo de vida del proyecto.
Monitoree los Costos con Paneles en Tiempo Real
El proceso de presupuestación no se limita a la planificación, sino que también debe monitorearse y cambiarse para evitar gastos excesivos. Con nuestros paneles en tiempo real, puede tener una visión general de alto nivel de sus costos, así como de otras métricas que pueden alertarlo sobre problemas para que pueda resolverlos rápidamente. Nuestro panel en vivo recopila automáticamente datos en tiempo real y los muestra en gráficos y diagramas fáciles de leer. A diferencia de los software livianos, no se necesita una configuración prolongada para configurar nuestro panel. Está listo cuando usted lo está.
Use Hojas de Tiempo y Gráficos de Carga de Trabajo para Rastrear Recursos
Los recursos son todo lo que utiliza para realizar su trabajo, desde mano de obra hasta materiales y todo lo demás. Es importante realizar un seguimiento de sus recursos para cumplir con su presupuesto, y nuestra herramienta tiene funciones de gestión de recursos que lo hacen fácil. Cuando integra al equipo, puede agregar su disponibilidad, incluidos los días libres, las vacaciones y los días festivos globales, lo que facilita la asignación de trabajo. Nuestras hojas de tiempo seguras agilizan la nómina y le permiten ver en qué etapa se encuentra cada miembro del equipo en términos de completar sus tareas para que pueda ver si están en horario. También hay un gráfico de carga de trabajo codificado por colores que muestra si alguien está sobrecargado. Puede equilibrar las cargas de trabajo directamente desde el gráfico para mantenerlos trabajando a plena capacidad sin el gasto de horas extras. Nuestras funciones de gestión de recursos lo ayudan a mantenerse dentro del presupuesto, al igual que nuestras herramientas de gestión de tareas y riesgos. Si su equipo se retrasa, eso significa dinero extra y problemas que pueden desviar su proyecto y afectar negativamente el presupuesto. El uso de nuestras funciones de informes le permite profundizar en los datos más allá del panel y realizar un seguimiento del estado del proyecto, las variaciones y más. Todos los informes se pueden personalizar para filtrar solo la información que desea ver y se pueden compartir fácilmente con los interesados, que tienen un interés en su proyecto.
ProjectManager es un software de gestión de proyectos en línea que ayuda a planificar, administrar y rastrear presupuestos en tiempo real. Nuestra plataforma colaborativa le permite compartir archivos, comentar y más, conectando a todos, independientemente de si están en la oficina de al lado o en una ubicación diferente. Únase a los equipos de Avis, Nestlé y Siemens que utilizan nuestro software para lograr el éxito. Comience con ProjectManager hoy mismo de forma gratuita.
