En este blog hablamos principalmente sobre los directores de proyectos y cómo pueden dirigir el proyecto hacia el éxito: cómo pueden comenzar con una justificación empresarial sólida, realizar una planificación robusta, implementar un buen control de cambios. Pero hay otro actor en el elenco del proyecto que es igual de importante, si no más, que el director de proyectos. Es el Patrocinador del Proyecto. En última instancia, es en el mejor interés del Patrocinador del Proyecto que el proyecto o iniciativa se implemente con éxito. Es probable que el Patrocinador haya hecho un compromiso con su propia dirección, con su junta directiva corporativa o con un cliente importante. Incluso puede haber recompensas financieras esperándolo, una vez que la iniciativa se haya implementado con éxito. Por lo tanto, como directores de proyectos, no debemos sentirnos culpables por involucrar a nuestros Patrocinadores del Proyecto y, en esencia, darles algunas tareas para que realicen en apoyo del éxito del proyecto. Consideremos un par de ejemplos.
A menudo, al comienzo de un proyecto, le pido al cliente su “Carta del Proyecto”. Aquellos de ustedes que hayan estudiado el PMBOK® pueden recordar que este es el documento formal que autoriza no solo la existencia de un proyecto, sino que también autoriza al director de proyectos a comenzar a asignar recursos a las tareas del proyecto. Desde el principio, podemos pedirle al Patrocinador del Proyecto que nos documente el alcance de alto nivel del proyecto; los recursos previstos; la duración; y el caso empresarial de fondo que hace que este proyecto sea una necesidad.
Una vez que se haya acordado y asignado el alcance del proyecto, es probable que se produzcan cambios. Como parte de nuestros procedimientos de Gestión de Cambios, debemos acordar con el equipo que ciertos niveles de cambio (fondos adicionales, retrasos excesivos, enfoques técnicos) requerirán la aprobación del Patrocinador del Proyecto. Incluso si se me ha dado su autoridad como Director de Proyectos, busco el acuerdo del Patrocinador del Proyecto. Esto logra dos cosas: (1) El Patrocinador puede señalar perspectivas diferentes que el equipo del proyecto puede no haber considerado al abordar el cambio y (2) Si hemos hecho que el Patrocinador sea parte del equipo de resolución de problemas, es menos probable que esté insatisfecho con el resultado.
Así que adelante y aproveche el hecho de que, al final, nuestro Patrocinador debería ser el jefe.
