La semana pasada, publicamos un artículo en el blog sobre cómo las hojas de cálculo de Microsoft Excel pueden matar lentamente y en silencio la efectividad de los sistemas ERP. Cuando los empleados utilizan hojas de cálculo, crean los mismos problemas que los sistemas ERP están diseñados para solucionar: datos aislados, información inconsistente, seguimiento manual de la información y procesos empresariales rotos. También discutimos cómo no son las hojas de cálculo en sí mismas las que son el problema; más bien, es más comúnmente debido a la falta de comprensión de los nuevos procesos empresariales por parte de los empleados y usuarios finales. Sin esta sólida comprensión de cómo deberían funcionar los nuevos procesos empresariales, dónde encontrar información importante, cómo generar informes y por qué es tan importante la necesidad de datos centralizados, los empleados a menudo volverán a lo que están acostumbrados a usar para tales cosas, como Microsoft Excel. Esta falta de alineación y comprensión de los empleados comienza con una gestión efectiva del cambio organizacional. La falta de gestión del cambio organizacional es la causa raíz de la secuencia que sigue: los empleados están confundidos y carecen de la claridad necesaria para realizar sus tareas en el nuevo sistema ERP, lo que lleva a volver a utilizar herramientas empresariales rotas o ineficaces, como las hojas de cálculo de Microsoft Excel, lo que provoca que los sistemas ERP recién implementados sean menos efectivos. En otras palabras, la falta de gestión del cambio organizacional es el verdadero asesino silencioso de las iniciativas de software ERP. Por supuesto, volver a las hojas de cálculo fuera del software ERP es solo uno de los muchos síntomas que podrían indicar estos problemas profundos de gestión del cambio organizacional. Todos hemos visto algunos de los otros síntomas comunes: ineficiencias después de la puesta en marcha, incapacidad para realizar tareas simples que el antiguo sistema podía hacer, caos masivo o, como se ve en más del 50% de las implementaciones de ERP, una interrupción operativa material una vez que se realiza el cambio. Nuevamente, todos estos son solo algunos síntomas de los desafíos subyacentes de gestión del cambio organizacional que muchas iniciativas de software ERP experimentan. Entonces, si entendemos la causa raíz de estos problemas, ¿por qué no lo solucionamos? ¿Y por qué tantas empresas repiten los mismos errores a pesar de las lecciones aprendidas y las cicatrices de batalla de otros? Debido a que los sistemas ERP son tan complejos (debido a problemas de personas y procesos, no porque el software sea necesariamente complejo), los CIO y otros ejecutivos a menudo se centran en las cosas que pueden ver y tocar: el software, el plan del proyecto, el costo total de propiedad. La ironía es que la clave real para abordar las complejidades no es arreglar el software, ajustar el plan del proyecto o reducir el presupuesto, sino gestionar mejor el impacto organizacional del nuevo sistema ERP. Desafortunadamente, a pesar de su importancia para un proyecto exitoso, los “problemas de las personas” y el “cambio organizacional” son términos relativamente nebulosos que conducen a malentendidos entre los CIO, CFO y otros ejecutivos, de ahí el enfoque en los aspectos aparentemente más tangibles de las implementaciones de ERP. Por lo tanto, la clave es abordar los seis flujos de trabajo clave de un programa efectivo de gestión del cambio organizacional como parte de una implementación exitosa de software empresarial.
