Este documento forma parte de una serie de documentos técnicos que abordan el desafío de cuantificar los ahorros derivados de la implementación de sistemas de compras electrónicas. La serie consta de Parte 1 – La Visión Macro, Parte 2 – Gestión de Proveedores y Parte 3 – Controles de Procesos.
La implementación de sistemas de compras puede justificarse con indicadores de la industria que demuestran los beneficios de la e-procurement a nivel macro. El grupo Aberdeen cita los resultados de iniciativas de e-procurement en términos de costos de procesamiento, tiempo de ciclo, gasto bajo gestión y reducción del gasto no autorizado.
| Área de Desempeño | Antes | Después | Mejora |
|---|---|---|---|
| Costos de Requisición a Orden | $51 | $26 | 49% |
| Tiempo de Ciclo de Requisición a Orden | 9.6 días | 3.4 días | 65% |
| Gasto Bajo Gestión | 42% | 60% | 43% |
| Porcentaje de Gasto No Autorizado | 33% | 20% | 39% |
Las cifras de ahorro mencionadas anteriormente se basan en mejoras promedio reportadas por las empresas como resultado de la implementación de soluciones de e-procurement. Las empresas interesadas en la e-procurement pueden construir una justificación de costos con datos macro de una organización de investigación confiable como Aberdeen. Por ejemplo, pueden proyectar un retorno de inversión basado en un ahorro de $25 por requisición, o estimar un ahorro del 49% en costos de procesamiento.
Sin embargo, las encuestas de investigación combinan resultados tangibles e intangibles. Los beneficios de una solución pueden ser críticos para el éxito de una empresa, pero difíciles de cuantificar para un cliente específico. Por ejemplo, los ahorros en mano de obra solo contribuyen a la rentabilidad si se reduce la fuerza laboral o se reasigna a tareas que generen ingresos o ahorros en efectivo cuantificables. En el mercado medio, esto a menudo no ocurre porque los ahorros en mano de obra no son suficientes para reducir los niveles de personal.
La documentación de los gastos evita problemas fiscales y de auditoría, lo cual es importante pero difícil de medir. Las acciones de gestión del gasto, como la desaprobación de requisiciones, solicitudes de viaje y compras, generan mayores ganancias solo cuando se reduce el gasto neto. La razón frecuentemente citada para la implementación de un sistema de compras, la falta de visibilidad o los retrasos en las aprobaciones, solo aumentan el gasto si las correcciones resultantes (como pedidos de emergencia o reservas de viaje tardías) realmente aumentan el costo de la compra final. Pero nuevamente, esto también puede ser difícil de demostrar.
Muchas soluciones de automatización de compras se centran en la automatización de compras simples y la automatización de facturas, abordando los puntos problemáticos percibidos de un proceso lento y basado en papel, pero carecen de la funcionalidad para generar ahorros cuantificables. La Parte 2 – Gestión de Proveedores se centra en el control cuantificable del gasto y ejemplos de ahorros de costos medibles resultantes de acciones específicas que son respaldadas o habilitadas por una solución de compras.
Por Paramount Technologies
