Según un diccionario empresarial, el costo total de propiedad (TCO) es una “estimación de todos los costos directos e indirectos asociados con un activo o adquisición a lo largo de su ciclo de vida completo”. Si alguna vez has considerado comprar un automóvil, probablemente hayas escuchado hablar del TCO, principalmente porque gran parte del gasto de ser propietario de un automóvil te afecta después de la compra (gasolina, seguro, mantenimiento y reparaciones). En términos de compra de software de computadora, el TCO incluye el hardware, el sistema operativo, el software de soporte, la instalación, la capacitación, las reparaciones, el mantenimiento, las actualizaciones y el soporte técnico. Algunos de estos costos son directos, mientras que otros se consideran indirectos. Por ejemplo, una licencia de sitio es un costo directo, pero la capacitación es un costo indirecto. Puede que pienses que puedes adivinar el costo total de propiedad de la solución ERP que deseas comprar, pero la mejor práctica es tener un método de cálculo establecido. Haz una lista de los factores que afectarán cuánto costará en última instancia tu software en términos de costos directos e indirectos. Por ejemplo, hay muchos proveedores de ERP pequeños que ofrecen soporte técnico y servicio personalizados. Sus servicios pueden incluso costar más que los proveedores más grandes, pero tener un soporte técnico rápido y efectivo te ahorrará dinero en reparaciones y personal necesario para solucionar problemas. Por otro lado, un proveedor grande como Microsoft puede tener socios más pequeños que ofrecerán un servicio similar. Además, con Microsoft Dynamics GP, tendrías una mejor integración con Microsoft Office, Dynamics CRM, SharePoint y otro software empresarial crucial. Todo esto ahorra dinero en capacitación y desarrollo de software adicional (para fabricar compatibilidad), sin necesariamente costarte más en términos de soporte. Para determinar de manera efectiva el costo total de propiedad para el software ERP, debes considerar tu estrategia de implementación, las necesidades reales de tu empresa y la cantidad de tiempo y dinero que deberás invertir en el software a corto, mediano y largo plazo. Otro buen ejemplo es la computación en la nube. La computación en la nube basada en ERP se está volviendo más popular y la expectativa inicial es que conduzca a ahorros en costos de hardware y mantenimiento. Para determinar si esa expectativa es realmente cierta, debes evaluar el costo total de un software local comparable, teniendo en cuenta los beneficios que lo acompañan. Si, por ejemplo, la personalización es una característica que realmente necesitas, una solución local puede ahorrarte dinero, especialmente si la única forma de tener las personalizaciones que deseas con la solución en la nube es desarrollar una aplicación de terceros. La clave para comprender el costo total de propiedad del software ERP es tener un plan desde el principio. Enumera todos los factores que deseas evaluar y luego procede a analizarlos para cada solución de software que estés considerando. Al final, deberías poder llegar a una respuesta cuantificable, un precio que te indique cuánto gastarás realmente en cada uno. En última instancia, es posible que decidas optar por una solución que tenga un costo ligeramente más alto si proporciona las herramientas que realmente necesitas. Sin embargo, lo importante es que sabrás en qué te estás metiendo mucho antes de realizar la compra.
Por los editores del Blog de Software ERP, Directorio de Socios de Microsoft Dynamics ERP
