Crear un cronograma realista es una responsabilidad clave de cualquier gerente de proyecto. Este cronograma debe actualizarse regularmente durante la duración del proyecto para asegurarse de que el gerente de proyecto esté al tanto de cualquier problema o retraso que pueda afectar la fecha de entrega del producto. Demasiados retrasos pueden llevar a gastos adicionales, insatisfacción del cliente y fracaso del proyecto.
El Método del Camino Crítico (CPM) es una técnica ampliamente utilizada desarrollada por gerentes de proyecto para permitir un análisis detallado de los factores que afectan el cronograma del proyecto. A través del Análisis del Camino Crítico (CPA), los gerentes de proyecto pueden hacer cronogramas y estimaciones más precisas. El popular software de gestión de proyectos, MS Project, incluye varias herramientas para facilitar la creación y gestión de un CP. Este artículo analiza cómo MS Project puede hacer que desarrollar y utilizar un CP sea un procedimiento simple y paso a paso.
Crear un CP utilizando Microsoft Project
Microsoft Project permite a los usuarios crear y gestionar un CP utilizando la capacidad de la gráfica de Gantt. Una gráfica de Gantt representa las tareas necesarias para completar un proyecto. La gráfica de Gantt de MS Project representa las dependencias de las tareas (cuando una tarea no puede comenzar hasta que otra esté completa), la duración de las tareas (incluido el “slack” – el número de días que una tarea puede retrasarse) y también las tareas resumen (grupos de subtareas). La vista de la gráfica de Gantt de MS Project se muestra automáticamente al comienzo de cualquier proyecto.
El Camino Crítico describe la secuencia más corta posible de tareas que son esenciales para el cierre exitoso del proyecto. Las tareas en el Camino Crítico de un proyecto serán interdependientes: es decir, una tarea es un requisito previo para llevar a cabo la siguiente. Cuando se completa la última tarea en el Camino Crítico, el proyecto puede cerrarse. Cualquier tarea que no sea necesaria para llevar a cabo otra tarea, o para el cierre del proyecto, no forma parte del CP.
Tareas críticas de MS Project
Una tarea crítica es una tarea que no tiene “slack”. Esto se definió anteriormente como el número de días que una tarea puede retrasarse. En el contexto del Camino Crítico, significa más específicamente “la cantidad de tiempo que una tarea puede retrasarse antes de que afecte a otra tarea o a la fecha de finalización del proyecto”. El CP de MS Project está compuesto por tareas bloqueadas de extremo a extremo en dependencia de tareas.
Mostrar tu CP con MS Project
La forma más rápida de ver el CP de tu proyecto es abrir el menú Ver, hacer clic en Más vistas, seleccionar Detalle de Gantt y luego hacer clic en Aplicar. Esto muestra todas las tareas necesarias para completar un proyecto. Las tareas críticas se muestran como barras rojas a lo largo de un eje horizontal medido en tiempo de proyecto. La función de “filtro” se puede utilizar para mostrar solo las tareas críticas (o, si es necesario, las no críticas).
Acortar el CP con Microsoft Project
A veces, el gerente de proyecto necesita adelantar la fecha de finalización del proyecto. Esto se puede lograr utilizando MS Project a través de las siguientes actividades:
- Acortar la duración de las tareas individuales
- Programar horas extras
- Dividir una tarea en componentes más pequeños que se puedan trabajar simultáneamente
- Asignar recursos adicionales a una tarea
- Crear un cronograma más flexible
- Revisar o eliminar dependencias de tareas
Más de un CP
La mayoría de los proyectos complejos tendrán más de una secuencia de tareas esenciales e interdependientes del proyecto. El Camino Crítico de MS Project será el Camino Crítico principal para el proyecto, pero se pueden mostrar múltiples cadenas de tareas dentro de un proyecto e incluso dentro de un programa. También es posible, utilizando MS Project, crear un Camino Crítico de cartera o programa, lo que permite al gerente de proyecto evaluar cada tarea en función de la estrategia general del negocio.
Entendiendo el Método del Camino Crítico
El Método del Camino Crítico es una técnica esencial para cualquier gerente de proyecto profesional. El software de gestión de proyectos convencional como MS Project permite a los gerentes de proyecto crear y gestionar fácilmente un Camino Crítico, y maximizar la precisión y los beneficios que el CPA aporta a un proyecto o programa.
Simon Buehring es un gerente de proyecto, consultor y capacitador con amplia experiencia en la industria de TI en el Reino Unido y Asia. Trabaja para KnowledgeTrain, que ofrece capacitación en gestión de proyectos en el Reino Unido. Puede ser contactado a través del sitio web de capacitación en gestión de proyectos de KnowledgeTrain.
