En el mundo de la automatización de cuentas por pagar, “los negocios están en auge”. Ya se había producido un cambio en el que cada vez más organizaciones estaban llevando sus procesos de cuentas por pagar a la electrónica (además de aprovechar los beneficios de muchas de las otras características mencionadas a continuación), pero a medida que más y más organizaciones se han vuelto remotas o han reducido su tamaño este año debido a COVID-19, el uso e implementación de software de automatización de cuentas por pagar ha aumentado considerablemente. La buena noticia para las empresas que han adoptado el software de cuentas por pagar es que hay ahorros de costos casi inmediatos y estas implementaciones suelen ser beneficiosas para todas las partes involucradas. Veamos qué características puedes esperar de la automatización de cuentas por pagar en 2021 y más allá…

Funcionalidad principal

• Reconocimiento óptico de caracteres: Un buen motor de OCR es crucial para la automatización de cuentas por pagar. En un mundo perfecto, se recibe una factura electrónicamente, se leen todos los campos (monto, fecha, proveedor, etc.) y la factura se puede enviar para su aprobación con poco o ningún esfuerzo. Asegúrate de discutir la tasa de éxito de OCR con el proveedor al evaluar una solución, ya que las empresas tienen diferentes metodologías y enfoques técnicos para configurar OCR.
• Reconocimiento automático de nuevos proveedores: Busca soluciones que detecten AUTOMÁTICAMENTE nuevos formatos de factura y puedan encontrar los datos. El mantenimiento continuo para “configurar” OCR con cada nuevo proveedor puede convertirse en una molestia, especialmente si eres una organización que frecuentemente tiene nuevos proveedores.
• Documentos enviados por correo electrónico / escaneados: Las soluciones de automatización de cuentas por pagar deben proporcionar la capacidad de enviar documentos por correo electrónico y / o cargar documentos manualmente para iniciar el proceso. No todos pueden exigir facturas enviadas por correo electrónico, por lo que puede ser preferible tener la capacidad de escanear directamente en la solución.
• Flujos de trabajo flexibles: Los flujos de trabajo deben existir para las aprobaciones, pero también deben ser flexibles. ¿Quieres 3 aprobaciones (gerente->gerente del gerente->contabilidad), solo quieres 1 aprobación? Asegúrate de que las capacidades de flujo de trabajo se ajusten a tus necesidades.
• Conciliación de 3 vías: La conciliación automatizada de órdenes de compra, envíos y facturas proporcionará un ahorro significativo de tiempo.
• Almacenes de documentos de tu elección: ¿Ya tienes un almacén de documentos que tu organización utiliza y simplemente quieres agregar una solución para ayudar mejor con las cuentas por pagar? Esto se puede hacer, ya que algunas soluciones pueden integrarse con casi CUALQUIER almacén de documentos (y no te obligarán a usar el suyo). Tener un almacén de documentos para ventas, inventario, administración y luego un almacén totalmente separado que solo almacena cuentas por pagar puede no ser lo ideal.

Integraciones

• Integraciones contables/ERP: Las soluciones deben tener integraciones nativas con tu ERP de Microsoft Dynamics y esto debería ser un factor importante a considerar al elegir una solución. La buena noticia es que incluso si no las tienen, las cuentas por pagar son documentos relativamente sencillos y ciertamente pueden generar un archivo plano que luego se integra en tu producto Dynamics.
• Integraciones de 2 vías: La solución de automatización de cuentas por pagar rara vez es el sistema de registro (la verdad última). Es típico administrar proveedores/beneficiarios en otra solución y luego utilizar esa información en tu solución de automatización de cuentas por pagar. Por lo tanto, es igual de importante integrar datos en la solución de automatización de cuentas por pagar (proveedores, artículos, etc.) como integrar datos desde la solución (documentos de cuentas por pagar aprobados).
• Órdenes de compra: ¿Necesitas conciliación de 3 vías? Asegúrate de que la capacidad de importar órdenes de compra esté disponible para ayudar con este proceso.

Módulos adicionales

• Pagos: Hay dos aspectos en las cuentas por pagar. Procesar la factura y emitir el pago. Muchas soluciones ofrecen la capacidad de automatizar el proceso de pago para completar todo el ciclo de cuentas por pagar. Si estás cansado de procesar cheques manualmente dentro de tu ERP de Microsoft Dynamics, considera esta opción.
• Informes de gastos: Los informes de gastos y las cuentas por pagar van de la mano y muchas soluciones ofrecen módulos para manejar ambos. Puede haber beneficios al tener ambos en el mismo lugar para fines de informes y consistencia.
• Automatización de cuentas por cobrar: Cuentas por cobrar y cuentas por pagar. Dos cosas que van de la mano y las soluciones pueden adaptarse a ambos lados.
• Almacén de documentos general: ¿Quieres mantener más que solo tus cuentas por pagar en este nuevo sistema? Busca soluciones que ofrezcan soluciones de “automatización de cuentas por pagar”, pero que también brinden la capacidad de mantener otros tipos de documentos en el almacén también (información de ventas, inventario, administración, etc.). Todos los documentos en una solución segura y respaldada pueden hacer tu vida mucho más sencilla.

Informes

• Informes ad hoc: Los informes predefinidos son regulares. El poder de los informes debe estar en tus manos a través de capacidades de informes ad hoc (es decir, mover tus datos y crear tus propios informes).
• Informes de presupuesto vs. real: Muchas soluciones ofrecen capacidades de presupuesto para ayudar a tu organización a asegurarse de que tus gastos se mantengan en línea.
• Paneles de control: Visualizar los datos es clave, especialmente para usuarios de alto nivel.
• Enfoque en informes en tu ERP de Microsoft Dynamics en lugar de dentro de la solución: ¿Te encantan las capacidades de informes dentro de tu producto de Microsoft Dynamics (¡deberías!)? Si sabes que quieres que tus informes relacionados con cuentas por pagar provengan de Microsoft Dynamics en lugar de la solución independiente de cuentas por pagar, existen estas soluciones (¡y pueden llevar a una solución más simple y más económica también!).
• Registro de auditoría: Es seguro que tu equipo de auditoría solicitará soporte de aprobación para las facturas. Asegúrate de tener la capacidad de ver el registro de auditoría de documentos individuales y ejecutar informes sobre el historial de auditoría (por ejemplo, “Muéstrame todos los aprobadores de facturas para nuestras ubicaciones en Estados Unidos”).

Implementación

• En las instalaciones: Investiga si las ofertas en las instalaciones o en la nube tienen más sentido para tu organización. Las soluciones de automatización de cuentas por pagar seguirán ofreciendo ambas opciones. El hecho de tener una solución en las instalaciones no significa que no podrás acceder al software de forma remota.
• En la nube: Pon tus documentos, tu software, todo en la nube y no te preocupes por tener que comprar servidores o pagar a un equipo de TI para administrar tu aplicación.
• Híbrido: Algunas soluciones ofrecen una combinación de ambos, componentes en la nube junto con en las instalaciones (por ejemplo, documentos almacenados en SharePoint en las instalaciones mientras que la aplicación en sí está basada en la nube).

Varios

• Estructura organizativa: Para múltiples divisiones, regiones, etc., las soluciones deben proporcionarte la capacidad de configurar tu organigrama para transacciones, informes, seguridad y/o fines de flujo de trabajo.
• Campos definidos por el usuario: Asegúrate de que tu solución te proporcione suficiente capacidad para capturar cualquier información que tu negocio requiera. Nunca sabes qué información querrás etiquetar en las transacciones de