Cuando su sistema ERP se pone en marcha, sus empleados dependerán de esta base de datos compartida y centralizada para acceder a información crítica. Por lo tanto, es importante asegurarse de que esta base de datos contenga datos precisos. Mover datos de sus sistemas antiguos a una nueva plataforma puede ser bastante complejo, dependiendo de la naturaleza de sus sistemas y datos actuales. De hecho, es posible que se encuentre con más de unos pocos desafíos de migración de datos de ERP. Hoy, compartiremos algunos de los problemas más comunes que los equipos de proyectos experimentan durante esta fase y detallaremos cómo evitarlos.

1. Datos redundantes o inexactos

Los datos que migre deben estar limpios. Es tan simple como eso. Sin embargo, no siempre es tan fácil. Cuando se trata de información sobre clientes, servicios o productos, es probable que varios departamentos tengan sus propias versiones de estos datos. Si bien los registros pueden ser en su mayoría iguales, es posible que no sean idénticos. Por ejemplo, su departamento de ventas puede tener una dirección para un cliente en particular, mientras que su equipo de gestión de proyectos tiene otra. Mientras tanto, los campos de nombre del cliente son los mismos y los números de teléfono coinciden. Si comienza a transferir datos sin verificar los registros, es probable que encuentre estos problemas comunes de calidad de datos:

• Cuentas duplicadas
• Campos en blanco
• Códigos de productos obsoletos
• Datos de clientes, socios o empleados que ya no están asociados con su empresa
• Datos críticos de Excel que faltan en su sistema de registro

Al limpiar sus datos de antemano, puede asegurarse de que su nuevo sistema sea preciso, actualizado y completamente funcional.

2. Falta de recursos del proyecto

Un proyecto exitoso de migración de datos requiere una inversión significativa de tiempo, dinero y habilidad. Es fácil subestimar estos requisitos al planificar su implementación de ERP. Es común que los equipos lleguen a esta fase solo para descubrir que han subestimado gravemente el esfuerzo. Luego, deben apresurarse a encontrar apoyo adicional y recursos internos adicionales, lo que retrasa aún más el proyecto. Asegúrese de no solo asignar a las personas adecuadas para la tarea, sino también de haber incluido suficientes fondos en su presupuesto para cubrir el trabajo requerido para extraer, limpiar y racionalizar completamente los datos. Incluso si solo está moviendo datos de una solución ERP a una más nueva, aún debe ser realista sobre cuánto costará este proceso.

3. Dependencia de reglas de validación obsoletas

Cuando ingresó por primera vez datos en su sistema, lo hizo de acuerdo con las reglas comerciales y de validación que su organización tenía en ese momento. ¿Esas normas siguen siendo válidas y precisas, o es hora de actualizarlas para que coincidan con sus objetivos actuales y las mejores prácticas? Seguir ciegamente las reglas de validación sin considerar su validez podría significar transferir datos que no necesita o no puede usar. Su equipo de proyecto debe verificar si necesita cambiar alguna regla de datos o crear nuevas. Luego, deben asegurarse de que la base de datos de ERP utilice esas nuevas validaciones.

4. No lograr el compromiso de los interesados

Los interesados en su proyecto deben comprender la importancia de la migración de datos para el éxito del proyecto de ERP. Si los interesados no están dispuestos a dedicar los recursos necesarios, esto podría socavar todo su esfuerzo. No solo necesita que los interesados aprueben el dinero y los recursos necesarios para completar el proceso, sino que también deben estar presentes para resolver cualquier conflicto interno que pueda surgir. Si sus departamentos han estado almacenando e ingresando datos de manera única, es posible que tengan opiniones diferentes sobre cómo deberían migrar al nuevo sistema. Los interesados pueden abordar estas opiniones divergentes y ayudar a los miembros del equipo a establecer un método único y consistente para la migración de datos.

5. Descuido en el cumplimiento de las regulaciones de la industria

Existen muchas regulaciones específicas de la industria que dictan las formas en que las organizaciones pueden almacenar, administrar y utilizar datos. A medida que inicie el proceso de migración, asegúrese de comprender y cumplir con esas normas. Por ejemplo, las regulaciones de HIPPA requieren que las organizaciones de atención médica conserven ciertos documentos durante un período de seis años. Luego, existen regulaciones de GDPR que requieren que las organizaciones tengan procedimientos para eliminar los datos personales de un consumidor a pedido. Es importante mantenerse actualizado sobre estas normas, así como sobre cualquier cambio que ocurra en ellas.

6. Esperar demasiado tiempo para la validación y prueba

Las semanas previas a la fecha de puesta en marcha deben dedicarse a ajustar el software de ERP. No debe pasar estas últimas semanas realizando validación y pruebas de datos. Estos pasos deben realizarse lo antes posible en el proyecto. De esta manera, tendrá tiempo para corregir el rumbo si su equipo de datos encuentra errores críticos que requieren resolución. Recomendamos pedir a los usuarios que validen los datos en cada etapa del proceso, para asegurarse de que sean precisos y completos.

La migración de datos no tiene por qué descarrilar su proyecto de ERP. Las plataformas de ERP solo son eficientes en la medida en que los datos los impulsen, por lo que vale la pena realizar la migración de datos correctamente desde el principio. Cuando conozca los desafíos de migración de datos de ERP que debe evitar, estará preparado para evitar obstáculos comunes y evitar el fracaso del ERP. Nuestros consultores de ERP están disponibles para ayudarlo a enfrentar los desafíos de datos y planificar la migración lo antes posible. Contáctenos a continuación para una consulta gratuita.

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