Sabes que un diagrama de Gantt es un gráfico de barras horizontales que, de un vistazo, te muestra las tareas en las que tu equipo necesita trabajar, cuánto tiempo les llevará hacerlas, las dependencias entre tareas y cuándo comenzarán y terminarán las actividades. Sin embargo, lo que quizás no sepas es que los diagramas de Gantt pueden no ser la herramienta adecuada en todas las situaciones.

Es posible que tengas un proyecto de tamaño razonable en tu organización. La actividad del proyecto puede durar varios meses y tener varias tareas. Por lo general, algunas tareas dependen de otras. Es decir, algunas tareas no pueden comenzar hasta que otras tareas estén terminadas. Puedes escribir esto en palabras, pero a veces puede ser difícil comprender el significado de un documento que describe un proyecto de esta manera. El diagrama te proporciona un método pictórico simple para gestionar tu proyecto. Utilizado en todas las industrias y por empresas grandes y pequeñas, el diagrama de Gantt es simple en principio:

• Nombres de las tareas: Escritos en la parte más a la izquierda del diagrama de Gantt
• Barras de actividad: Representan la duración de las tareas
• Escala de tiempo: La parte superior del diagrama de Gantt representa puntos en el tiempo que corresponden a cuándo se llevan a cabo las tareas

Como puedes imaginar, y como tal vez hayas experimentado en acción, estos diagramas pueden volverse bastante sofisticados y complejos. Para las pequeñas empresas, es mejor evitar esto. El propósito de tener el diagrama es tratar de hacer las cosas más claras y simples para las personas que están involucradas en el proyecto. Demasiada complejidad produce una sobrecarga de información y las personas se sentirán abrumadas. Al igual que cualquier herramienta, los diagramas de Gantt tienen sus fortalezas y limitaciones. Hablemos de ambos lados de la moneda para que puedas discernir si su uso es adecuado para ti.

Ventajas de usar un diagrama de Gantt

Información compleja de un vistazo

Una vez que agregas todas tus tareas y barras de actividad a tu diagrama de Gantt, obtendrás instantáneamente una vista general de las actividades de tu proyecto, incluyendo entregables, fechas de vencimiento y la duración de cada una. Colocar esta información en un diagrama de Gantt facilita el seguimiento de las dependencias y la detección de conflictos. También te ayudará a trazar tus caminos críticos, hitos y progreso, lo cual es vital para tomar buenas decisiones cuando necesites acelerar o acortar tus proyectos.

Clara visualización de las dependencias

Para hacer un diagrama de Gantt, primero deberás listar todas las actividades de tu proyecto, estimarlas y estructurar la secuencia que seguirás, considerando tus recursos. Esto impone una disciplina que te empuja a ti y a tu equipo a seguir un flujo de trabajo organizado. Si bien esto puede parecer agotador al principio, la estructura te ayudará a realizar un seguimiento, alinear y comunicarte de manera más eficiente a medida que ejecutas tus planes.

Mayor precisión en la programación

Estimar los hitos del proyecto puede ser complicado. Deberás considerar las tareas que se pueden realizar simultáneamente y las tareas que se pueden realizar de forma secuencial. Para esto, las dependencias son importantes de tener en cuenta. El uso de un diagrama de Gantt garantiza que puedas detectar problemas y conflictos, asegurando que tus planes sean más confiables. Esto ayudará a evitar compromisos irrealistas con los clientes y situaciones de estrés evitables si esos compromisos ya no se pueden ajustar.

Alta visibilidad para los interesados

Los diagramas de Gantt son muy fáciles de entender una vez que sabes cómo funcionan. Su naturaleza sencilla los hace utilizables tanto para profesionales como para personas sin experiencia. Los gerentes de proyectos y los propietarios a menudo confían en los diagramas de Gantt para promover la visibilidad del proyecto a su equipo, la dirección, la comunidad y otros interesados.

Formato flexible

Los diagramas de Gantt pueden ser de alto nivel o específicos del proyecto. Los diagramas de alto nivel supervisan iniciativas masivas que pueden incluir varios proyectos más pequeños. Los intervalos de tiempo suelen ser de meses o trimestres. Por ejemplo, tu oficina de recursos humanos puede tener un diagrama de Gantt anual donde las tareas a la izquierda son los tiempos de preparación y ejecución de las fiestas de la empresa a lo largo del año. Los diagramas de bajo nivel supervisan proyectos que pueden involucrar a varios equipos. Los intervalos de tiempo pueden ser semanas, días u horas. Siguiendo el ejemplo anterior, un diagrama de bajo nivel puede ser el diagrama de Gantt para la preparación de tu fiesta de Halloween. Las tareas incluyen decoración, mecánica para el concurso de disfraces, reserva del lugar, etc.

Desventajas de usar un diagrama de Gantt

Puede volverse demasiado complejo

Puede ser tentador hacer que el alcance de tu diagrama de Gantt sea lo más grande posible y hacer que tus tareas sean lo más detalladas posible. Sin embargo, esto puede resultar en una representación gráfica abrumadoramente compleja del trabajo que es tan difícil de usar como de gestionar. En lugar de construir un diagrama de Gantt masivo que abarque la totalidad del proyecto, considera hacer un diagrama que cubra el proyecto a nivel macro y luego crea diagramas separados para elementos o entregables individuales. Alternativamente, puedes configurar tu software para filtrar o minimizar elementos según la audiencia.

Limitaciones de información

Tu diagrama de Gantt puede contener una enorme cantidad de información: tus tareas, duración de las tareas, personas responsables, camino crítico, dependencias, etc. Sin embargo, no representa otros factores importantes: los recursos que necesitarás para realizar las tareas, su nivel de dificultad, etc. Si bien puede ser útil para la programación, es importante tener en cuenta estas limitaciones al asignar tareas (para no dar accidentalmente una tarea crítica a un principiante) o planificar los recursos. Considera trabajar con líderes de equipo familiarizados con los niveles de competencia de tu equipo u otros interesados que puedan proporcionar la información que te falta para estas actividades.

Puede ser difícil de ajustar y mantener

Debido a cómo están conectadas las tareas, puede haber momentos en los que mover actividades requerirá ajustar el resto de los plazos de las tareas futuras de tu proyecto. Sin un buen software con la automatización adecuada, el diagrama de Gantt puede ser difícil de manipular. La conclusión aquí es elegir un software fácil de usar y flexible para desarrollar tus diagramas de Gantt.

¿Deberías usar un diagrama de Gantt?

Los diagramas de Gantt son herramientas poderosas para profesionales de todas las industrias. Visualizan de manera efectiva las actividades complejas del proyecto en un formato fácil de entender. Como gerente de proyectos, esto puede ayudarte a planificar tus proyectos, alinear a tus equipos y mantener actualizados a tus interesados sobre tu progreso y estado del proyecto. Al mismo tiempo, mantener y ajustar un diagrama de Gantt puede plantear desafíos en medio de la producción. Por lo tanto, es importante considerar y mitigar estas desventajas también. Enfoca la selección de herramientas con una mentalidad de artesano: evalúa sus ventajas y desventajas, compáralas con tus objetivos de proyecto y decide a partir de ahí.